Деловой этикет и имидж управленца

Одно из главных  требований к письму — оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы  ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться  на полутора страничках машинописного  текста, а еще лучше — на одной  странице. Хорошее письмо, как и  выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания  делового письма. Это же правило  предполагает и составление писем  короткими предложениями, в которых  четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют  пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В  письмам не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль  излишне "цветистым".

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это  за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при  таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для  творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести  до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти  и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и  прочнее запоминается. Оно поможет  завоевать будущего клиента. Такое  письмо показывает получателю, что  его готовила личность.

Визитные  карточки

Визитная  карточка во многих случаях заменяет "удостоверение личности". Обычно она печатается на языке страны, в которой живет владелец карточки, по-английски или на языке страны пребывания.

На визитной карточке печатаются имя и фамилия, должность и адрес фирмы ,где человек работает ,а также номер телефона (факса, телекса).

Визитные  карточки вручаются человеку так, что бы он смог сразу прочитать ее, а дающий должен тем временем вслух произнести свое имя и фамилию.

Визитная карточка - это не только ваше «лицо», но и  средство передачи необходимой информации посредством специальной международной  символики, опять же пришедшей к  нам французского языка. Специальные  обозначения пишутся на оборотной  стороне визитной карточки в левом  нижнем углу карандашом.

• Р.Р. (рour presentation) - «для представления». Эту надпись делают с целью знакомства, рекомендации. Визитку с такой пометкой вкладывают в конверт с рекомендательным письмом.
• P.F.C. (рour faire connaissance) - «по поводу знакомства». Выражение удовлетворения знакомством. Визитку с такой надписью можно послать после уже состоявшейся встречи с партнером, и это будет свидетельствовать о заинтересованности во встрече и серьезном отношении к партнеру.
• P.P.C. (pour prendre conge) - «по поводу прощания». Такая надпись уместна на визитке, отсылаемой для извещения об отъезде, если вы желаете попрощаться заочно, не имея возможности сделать это лично. Часто наши бизнесмены, бывая за рубежом и устанавливая связи и партнерские отношения, уезжают, не попрощавшись с новыми партнерами и не известив их об отъезде, - это выглядит некрасиво и не способствует закреплению контактов.
• P.F. (рour fete) - «к празднику». Визитная карточка с этой надписью может дополнить подарок, букет цветов, образец продукции, которые вы отсылаете по случаю какого-нибудь праздника в деловой или в светской жизни. В том случает, если ваши отношения строго официальны, она может заменит поздравительную открытку.
• P.F.F.N. (рour faire fete nationale) - «по случаю национального праздника». Не забывайте поздравлять своих зарубежных партнеров с их национальными праздниками. Уважение к национальным традициям и праздникам поможет вам выглядеть в глазах зарубежных коллег надежным и внимательным партнером
• P.F.N.A. (рour fete Nouvel An) - «по случаю Нового года». Если же вы от своих партнеров уже получили визитку с поздравлением, то, желая поблагодарить за это и поздравить одновременно, используйте надпись P.R.F.N.A. (рour remercier er fete Nouvel An) - «с благодарностью и новогодними поздравлениями»
• P.R. (рour remercier) - «с благодарность»". Визитка с этой надписью может заменить благодарственное письмо после получения подарков, цветов, рекламных материалов, оказания каких-либо услуг, а также после посещения приема.
• P.C. (рour condoleances) - «соболезновании». Такую визитную карточку можно отправить вместе с цветами, денежным вкладом или вместо письма по случаю смерти кого-либо из партнеров, его родственника или сотрудника, а также по поводу национального траура и других трагических событий.
• P.R.V. (рour rende visite) - визитку с такой надписью вы вкладываете в конверт с ответом на приглашение, подтверждая, что оно принято, и вы готовы к визиту.

Вам не обязательно  знать, как звучать эти слова, главное запомнить значение этих сокращений - это международная символика, которая понимается во всех странах  мира. Визитные карточки с буквами  P.R., P.P.C. принято оставлять без ответа. В ответ на визитки с сокращениями P.C., P.F.C. посылают свою визитку с буквами P.R. Кроме того, на визитной карточке могут быть сделаны и другие надписи, но обязательно третьем лице, например, «Благодарит за поздравление», «С наилучшими пожеланиями», «Поздравляет с юбилеем» и т.д. 

Сущность  и значение имиджа руководителя

Слово «имидж»  происходит от английского понятия  «представление», «образ». Под имиджем  в общепринятом смысле понимается впечатление, производимое конкретным человеком  либо компанией, организацией, на окружающих. Обычно слово «имидж» применяют  именно к людям.

Образ, представляемый человеком окружающему миру, нередко  воспринимается другими людьми как  отражение уровня его самооценки. Проявление интереса к самосовершенствованию, выражающееся в желании получить ясное представление о собственной  психологии или стремлении подкорректировать свою самопрезентацию показывает, что человек достиг определенного уровня самоуважения, состоялся как личность и имеет потенциал для роста и совершенствования.

Умение подать себя включает в себя умение по достоинству  оценивать свои положительные стороны  и понимать, в чем заключаются  слабые места.

Говоря  об имидже делового человека, руководителя, мы во многом имеем в виду то, как  воспринимают его деловые партнеры, подчиненные, конкуренты. Как и в  случае с образом предприятия - тут  нет незначимых вещей, каждая мелочь, каждый штрих и нюанс имеют  смысл и несут свое сообщение. Если референт решил всерьез заняться построением (или сменой) имиджа своего руководителя, как и в любом  деле, во-первых, необходимо ответить себе на самый важный вопрос - чего я хочу достичь. А в случае с имиджем, - что я хочу сообщить о своем  руководителе, какой образ создать. На создание образа влияет довольно много  факторов. Но прежде чем про них  поговорить, давайте остановимся  на нескольких базовых принципах  построения имиджа руководителя.

Визуальный  образ формируется через восприятие фигуры, лица, роста человека, его  телосложения. Многое здесь дано от природы, но многое зависит и от вас  самого.

В современном  деловом сообществе хорошая физическая форма, спортивная фигура, забота о  ней, воспринимается как показатель успешного, ответственного человека. Существует мнение, что руководитель, который не умеет успешно управлять собой, а именно управлять своим самочувствием, здоровьем, настроением, вряд ли сможет успешно управлять коллективом людей. Опять же, физическая активность порождает мнение, что такой руководитель сможет работать, отдавая себя всего работе. А значит, добьется успеха.

Следующий момент - особенности движений, жестов, положение тела в пространстве. Обычно эти проявления довольно тесно связаны  с тембром голоса, его интонациями. Так, если руководитель является обладателем  командного голоса, его речь уверенна, а взмах руки словно рассекает  воздух, то, этим он скорее всего, дополните  свой имидж сильного, уверенного в  себе руководителя. А вот если переборщить, то и агрессивного.

Позитивным  образом влияет на формирование образа коммуникабельного руководителя приятная улыбка, приятный тембр голоса, плавные, неторопливые, движения, поворот головы в сторону собеседника, открытые жесты, вслушивание в чужую речь.

Отдельный элемент имиджа делового человека - умение вести деловые переговоры. Непременное условие всякого  делового разговора - уважительное отношение  к собеседнику. Если Вы увлеченно  наблюдаете по сторонам, листаете книгу  или перекладываете бумаги, вертите  пуговицу на рубашке или пиджаке, то это скорее формирует имидж  руководителя, который вряд ли сможет выстроить эффективные отношения, как с сотрудниками, так и с партнерами. Неуважение к партнеру в современное деловом мире не только не приветствуется, а является чуть ли не основным "маркером" долгосрочности и успешности карьеры руководителя или бизнесмена.

  Внешний облик руководителя - костюм, прическа, аксессуары, зависит от ситуации. Нет  нужды говорить, что одежда, костюм должны быть опрятными. А в остальном, она должна соответствовать целям, которые как руководитель он себе ставит. Доверие вызывает тот, кто  хорошо одет и причесан, у кого есть чувство вкуса и меры. Можно  сказать, что в сфере бизнеса  встречают "по одежке", а уж потом  оценивают и другие качества - пунктуальность, четкость, квалифицированность, верность слову и т.д. Именно поэтому к  внешнему виду делового человека, его  повседневному костюму (не говоря уж о торжественных случаях) предъявляется  много требований. Существует множество  рекомендаций, каким образом должен выглядеть деловой человек, чтобы  внушить доверие и продемонстрировать имидж благополучного и преуспевающего человека. Как мы уже говорили, что  во многом костюм будет зависеть от того, каким бизнесом руководит ваш  начальник. Главное, к чему следует  стремиться, - общее впечатление  опрятности, аккуратности, педантичности  в одежде и, несомненно, продуманности  и выдержанности стиля. Это должно подвигнуть партнера думать, что столь  же "безупречны" руководитель будете и в делах.

  Среди того, что еще важно учитывать  в деловой жизни - внешний вид  кабинета руководителя. Мы уже говорили о том, что служебный интерьер отражает лицо вашей фирмы. Как по покрою костюма, галстуку можно определить, к какой социальной группе принадлежит  тот или иной человек, так и  по интерьеру помещения можно  судить о статусе компании. Исторически  сложилось, что некоторого рода консерватизм присущ, например, банковским корпорациям. Добротная мебель, дорогие аксессуары, ничего лишнего ни на стенах, ни на столах. Другой интерьер будет, например, у  дизайн-бюро. Множество рисунков, эскизов, стильных, ярких пятен. Ваш кабинет  открыт для обозрения всякому  новому входящему. Бегло, незаметно  он обязательно это сделает. По виду кабинета можно с определенной долей  уверенности ответить себе на вопрос, что представляет собой хозяин кабинета. К Вам входит посетитель. Вы встаете, здороваетесь, предлагаете сесть. Или, к начальнику входит его коллега, он продолжаете сидеть и слушаете его, не предлагая ему сесть. Во втором случае можно поступить так, не "теряя  своего лица", лишь с хорошо знакомым, зашедшим к нему на минутку. Удручающее впечатление производит стол, заваленный различными бумагами. Бывает хозяин кабинета пьет чай прямо на рабочем месте - для посторонних это недопустимое зрелище. Ваш офис, кабинет - это Ваш  дом, независимо от размеров и положения  в обществе. Полезно время от времени  подумать о мелочах кабинета. Каждый предмет должен умело и логично "вписываться" и подчеркивать имидж руководителя.

Немного о том, что из внешних инструментов помогает "достроить" имидж преуспевающего, современного руководителя. Это, в первую очередь, взаимодействие со СМИ: статьи в журналах и газетах, интервью, выступления  по телевидению, радио, на профессиональных конференциях, форумах. Эта часть  жизни руководителя, на сегодняшний  день, становится одним из наиболее эффективных способов выстроить  желаемый образ в глазах партнеров, клиентов и конкурентов. Недооценивать  эту сферу - упускать очень мощный и действенный рычаг воздействия  на свою целевую аудиторию.  
 
 

                                              Заключение

Привлекательный имидж руководителя неотделим от знания делового этикета и уверенного владения соответствующими навыками.

Существует  достаточно много способов совершенствования  имиджа, однако для всех можно считать  справедливым правило о том, что  главная задача в этой деятельности – определение цели. После выбора цели возникает вопрос адекватной самооценки и анализа оценки, которую могут  дать окружающие. Выбор собственно метода формирования имиджа является сугубо индивидуальной задачей, и зависит от решения первых двух. Кроме того, выбор определяется имеющимися в наличии финансовыми, временными и другими ресурсами.