Деловая переписка

 

5. Заключительная  формула вежливости

Должна всегда соответствовать обращению к  адресату.

Dear Sir, Sir - (I am) Yours truly, Faithfully

Dear Sirs, Gentlemen - Yours truly

Lady, Ladies - Yours truly

6. Подпись (или ее факсимиле)

 

Обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:

Sir Jeffry, Editor-in-Chief

J.P.Black, Head of Department

Если к  письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:

Enclo (Enclosure) –  приложение

Enclos – множ.число.

например:

Enclo.: 32 pages (sheets)

 
 
 
 
 
 
 

Электронные письма

 

В последнее  время электронная почта занимает все большее место в деловой  переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует  помнить, что электронная переписка  имеет свои нюансы, правила и этика.

Получение писем

Проверять почту  следует не менее 2 раз в день –  с утра и после обеда, иначе  есть риск застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую доставку/получение  почты хотя бы каждые 10 минуты.

Если Вы очень  заняты и Вам пришло письмо, оцените  от кого оно, тему и пробегите его  глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;

Самый простой  и эффективный способ двигать  дела и не собирать завалы почты  – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

От правильного  и полного заполнения полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». зависят  Ваши действия по получению письма или действия получателя.

«Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете  ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и  содержащиеся в нем сведения или  вопросы адресованы непосредственно  получателю, указанному в данном поле.

«Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается  при наличии такой необходимости  начать с фразы «извините, что  вмешиваюсь».

«Скрытая  копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также  это поле используется для массовой рассылки, как способ защиты информации. При ответах не забывайте о  кнопке «Ответить всем» – это  сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет  мимо них. Удалить нежелательных  получателей или добавить других можно всегда.

Поле «Тема»

Не стоит  оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут  получать сотни писем в день и  используют это поле для быстрой  оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!»  или пустые заголовки выдают в  Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой  перепиской. 

Написание ответа

Начните с  приветствия, это вежливо.

Говорите  с человеком на одном языке. Это  не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.

Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.

Точность  – указывайте точные данные, на которые  вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).

Конкретность  – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.

Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому  не стоит излагать на трёх страницах  то, что можно было бы написать в  трёх предложениях. Лаконичный деловой  текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем  или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.

Как можно  точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или  задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это  более определенный и точный ответ.

Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова  неверно, это становится заметно  очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.

Никогда не отправляйте  письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно  и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены  в полях «Кому» и «Копия». Проверьте  грамматические ошибки.

Цитируйте текст  оригинального письма.

При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в  НАЧАЛЕ письма, а не в конце!

Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми  строками сверху и снизу.

Вложения

Не вкладывайте  в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты  или сервера намертво блокируют  такие вложения, и адресат их никогда  не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже  в таком виде вкладывайте.

Нормальным  считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет  ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.

Воздержитесь  от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может  не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где  применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

Ее наличие  – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий  ваш профессионализм.

Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и  имя. Кроме этого желательно указать  номер Вашего телефона, адрес электронной  почты, название и физический адрес  компании, а также адрес ее сайта.

Имейте два  варианта электронной подписи: для  инициативных (собственных) писем с  полной подписью и для ответов. Для  ответов достаточно просто: С уважением, Фамилия Имя.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

 

Деловая переписка  – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому  для достижения наилучших результатов  следует иметь в виду «человеческий  фактор» (усталость, загруженность  адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание  тщательно отобранной лексики и  простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов  и ненужных сокращений.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным  с юридической точки зрения. Это  особенно важно, при ведении международной  переписки, т.к. за рубежом не принято  ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного  лица даже на заказах, отчетах и гарантийных  письмах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Сайт http://xreferat.ru/