Значение предприятий оптовой торговли в условиях рыночных отношений и особенности их функционирования

     План 

     

1. Научный метод  управления………………………………….3
2. Управленческий цикл…………………….……………...…...5
3. Схема информационной системы………………………...…9
4. Управленческая информация и закономерности

     ее  движения…………………………………………….…..........17

5. Особенности обмена письменной

     информацией…………………..............................……………...20

6. Собрание и совещание как форма обмена управленческой информацией……………………………………..…………………….26
7. Организация деловых бесед………………………………...33
8. Теория информации……...………………………………… 37
9. Организация коммуникативных процессов…...…………. 40

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Ни  одна организация никак не может  осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. В данном реферате рассматриваются различные виды информации, пути ее передачи и многое другое. 
 

     1. Научный метод управления. 

        

       

       

                                                                             Г          гипотеза

                                                                                                                 Не верна 
 

       
 
 
 

       

     

                                                                                         Гипотеза

                                                                                         верна

       
 
 
 
 

     Теория  и направление управления.

     Исследуются два трансформационных процесса:

     - материальные процессы;

     - информационные процессы, в которых  управление рассматривается как информационное воздействие.

     Эти два процесса отражают две стороны управления:

     - содержимое;

      - форма или метод изучения  процесса.

     Содержательной  стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки —  менеджмент.

     Информационные  процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.

 

      2. Управленческий цикл 

     Управленческий  цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по. созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и т. д.

     Планирование. Эта функция представляет собой  по существу процесс подготовки решений. Этапы планирования:

     а) постановка целей;

     б) определение исходных предпосылок;

     в) выявление альтернатив;

     г) выбор наилучшей альтернативы;

     д) ввод и исполнение плана.

     Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур предприятия.

     Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтоб успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки.

     Контроль. Эта функция, как говорил Г. Файоль, «состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.

     Круговорот  управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), ему надо по серьезному включаться во все детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал планирует свою работу

     — управляющий с карандашом в руках  и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы над бюджетом;

     — продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями;

     — плотник прежде чем сделать надрез на куске дерева, производит разметку. Он следует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».

     Если  работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе;  г) корректирующие действия.

     Довольно  часто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий: подчиненному достаточно услышать от руководителя какую-либо побудительную фразу или даже слово: «Так держать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все это воздействует на эмоциональную сферу работника. Реакция работника здесь мгновенная. Значительно труднее осуществлять коррекцию, если приходится обращаться к организационным факторам. Скажем, работник уяснил суть своей деятельности, включился в работу, но успеха не последовало. Проблема может состоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось. Здесь требуется известная перегруппировка усилий, а может быть и соответствующая помощь. Иногда возникает необходимость введения изменений в планирование.

     Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация  и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

     Ключевые  проблемы:

     а) деятельность менеджера заключена  в четырех основных функциях (планирование/организация, мотивация, контроль). Любые иные виды деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса;

     б) поскольку менеджер достигает целей  организации с помощью своих  подчиненных, то функция мотивации  сегодня является самой существенной;

     в) цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо налаженной обратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет в себе возмездия за упущения;

     г) все основные функции менеджмента  цементируются действиями, менеджера по принятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский теоретик менеджмента К. Киллен — «залог существования коммерческого предприятия». Они являются существенным элементом каждой из рассмотренных выше четырех функций управления.

 

      3. Схема информационной системы 

                                                                                                                                

       
 

     

     

     

       

       

       

       
 
 
 
 
 
 

     В АСУ можно выделить две основных подсистемы:

     - Функциональную, выполняющую функции, связанные с управлением производства;

     - Обеспечивающую, выполняющую собственные процессы (математическое и программное обеспечение).

     Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему. 

     Трехуровневая система управления. 
 

                                                                                                                                       

                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Управленческая  информация и закономерности ее движения

 

     Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положенной процессах, протекающих внутри фирмы  и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

     Информация  может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

1. по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);
2. по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
3. по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).