Порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ

 

 

Содержание

	Введение	3
1.	Организация хранения документов  Архивного фонда Российской Федерации	5
2.	Порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ	9
2.1	Классификация документов Архивного фонда РФ	9
2.2	Комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ	13
2.3	Использование документов архива	17
	Заключение	22
	Список источников и литературы	23

 

 

 

 

 

 

Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Сколько-нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы1.

В советское время законов, посвященных архивному делу, не было. Не было их и в дореволюционной России. Первым законодательным актом в этой сфере стали Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-I. 17 марта 1994 года Указом Президента № 552 было утверждено Положение об Архивном фонде.

Утверждение 22 октября 2004 года нового Закона об архивной деятельности в РФ стало началом формирования современной правовой базы в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, что, в свою очередь, послужит делу осуществления государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, направленной на создание условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы, содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения.

 

1. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации

Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд.

Формирование документального фонда организации осуществляется на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых документов с указанием сроков хранения, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.

Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности и включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации эти дела могут передаваться в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

Разновидностями архивных фондов организации являются: архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;6 объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; архивная коллекция – совокупность отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.); фонд личного происхождения.

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее официальному наименованию организации, и номер в порядке, определенном п. 3.8. настоящих Правил.

Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд: до и после реорганизации (преобразования, изменения подчиненности, структуры, штатов и др.), если реорганизация не повлекла за собой коренного изменения целевого назначения и функций организации; до и после изменения территориальных границ деятельности организации; временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями; в случае смены учредителя. Архивные документы организации составляют разные архивные фонды в случае ее преобразования с изменением профиля деятельности и формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация).

Документы, созданные в деятельности организации, но исполненные в делопроизводстве другой организации, включаются в архивный фонд организации, в которой документы были исполнены.

 В случае реорганизации  организации с передачей функций  вновь 7 созданной или иной организации  все архивные документы передаются  организации-правопреемнику и включаются  в архивный фонд последней. Документы  постоянного хранения и по  личному составу ликвидированных  организаций в упорядоченном  состоянии передаются на хранение  в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Хронологическими границами архивного фонда являются: для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты её образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них; для объединенного архивного фонда организации – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда; для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его документов в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапа деятельности организации, а также включением в состав архивного фонда более ранних архивных документов, переданных для окончания в делопроизводстве организации.

Архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Единица хранения (дело, электронное дело) - совокупность архивных документов или отдельный документ относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации».

Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование 8 архивных документов.

Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками: структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации); хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения; географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты; авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов.

Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом ее документов

 

2. Порядок комплектования  и использования документов Архивного  фонда РФ

2.1 Классификация  документов Архивного фонда РФ

Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам.

Классификация – это основа организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах6:

Архивного фонда в целом;

государственного архива;

архивного фонда.

Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков:

по формам собственности;

историческим периодам;

видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;

срокам хранения и др.

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

По формам собственности документы классифицируются на документы федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной собственности.

По историческим эпохам. В современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные и советские).

Документами советской эпохи считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.

При классификации документов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.

Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.

По видам, способам и технике закрепления информации.

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов.

Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.