Понятие документа, системы типовой и унифицированной документации

Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: классификатор предприятий и организаций (ОКПО), классификатор специальностей по образованию (ОКСО), классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-распорядительной документации

 

 

 

 

3. Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации .

Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

Службы организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.

Права архива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией, включая координацию деятельности государственных органов управления, взаимодействие с органами управления субъектов, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Госархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:

- за соблюдением обязательных  требований к документированию  и передаче документированной  информации;

- разрабатывать государственные  стандарты в области управления  документацией и участвовать  в работах по международной  стандартизации;

- устанавливать порядок  применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории КР;

- согласовывать проекты  законодательных и иных межведомственных  нормативных актов, затрагивающих  вопросы документации:

- организовывать профессиональную  подготовку и переподготовку  кадров в области управления  документацией.

Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Госархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Госархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Госархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.

Для усиления роли государственной архивной службы по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Госархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в КР. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

- проводить экспертизу  проектов нормативных актов по  вопросам делопроизводства:

- оценивать качество методических  разработок, учебных программ и  пособий межотраслевого характера:

- определять основные  направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований целевых программ;

- вырабатывать рекомендации  и предложения по гармонизации  терминологии, совершенствованию работы  служб делопроизводства, унификации  и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых  систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

- заслушивать информацию  органов государственной власти  и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии  и перспективах развития делопроизводства;

- давать рекомендации  в пределах своей компетенции  по разрабатываемым нормативным  и методическим документам, проектным  и технологическим решениям в  области делопроизводства;

- рассматривать предложения  о профессиональной подготовке  кадров и проведении научных  исследований в сфере работы  с управленческой документацией;

- изучать отечественный  и зарубежный опыт делопроизводства  и возможность его применения, организовывать обмен опытом  и пропаганду новых современных  методов и приемов работы с  документами;

- осуществлять подготовку  предложений по заключению международных  договоров, направленных на совершенствование  делопроизводства. В Комиссию было  бы целесообразно включить представителей  органов власти, органов власти  субъектов КР, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Госархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в КР и не нарушать положения, установленные Конституцией КР и иным законодательством.

В настоящее время подготовлен ряд нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение .

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами

Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят закон «О цифровой электронной подписи».

 

 

Заключение

 

Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованная литература:

 

1. Волкова В.Н. Информационные  системы в экономике: Справ. –  М.: Финансы и статистика, 2005

2. Карминский А.М. Информационные системы в экономике. Методология и практика: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2005.

3.Титоренко Г.А. Автоматизированные  информационные технологии в  экономике: Учебник. - М.:ЮНИТИ, 2003.

4. Хореев П.Б. Методы и  средства защиты информации в  информационных системах. – М.: Изд.центр «Академия», 2005.