Примечание: Себестоимость реализуемой продукции находится как сумма себестоимости товарной продукции и стоимости остатков готовой продукции на начало периода за вычетом стоимости остатков готовой продукции на конец периода. 

           Повышение эффективности  использования оборотных средств  является одной из главных задач  руководителей, специалистов, рабочих  и служащих предприятия. Решение  данной задачи связано с практической реализацией ряда мероприятий направленных на улучшение материально-технического снабжения, экономию материальных ресурсов в процессе производства, снижение объемов бракованной продукции  и т.д.

     Подобного рода мероприятия способствуют высвобождению  оборотных средств, которое может  быть абсолютным и относительным.

29. Роль документооборота  в экономической  деятельности организации.

 
 

     Виды   
документооборота 

1. Бумажный  документооборот

Бумажный  документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме.

Еще полтора  десятка лет назад данный вид  документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи  или листы большого формата, в  которые вписывались вновь зарегистрированные документы.

По истечении  определенного срока журналы  и листы сдавались в архив. 
 
 

  

2. Бумажный  документооборот  с использованием автономного ПК

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося  исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях.

Однако  преимущества электронного документа  при отсутствии локальной сети могут  быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение  документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде. 

3. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде.

Согласование  и утверждение финансовых и юридических  документов осуществляется в бумажном виде.

Подготовка  проекта документа ведется в  электронном виде , затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение .

Руководитель  вносит правку и отдает документ исполнителю  на доработку.

После того как документ утвержден, он рассылается  по локальной сети всем исполнителям. 
 
 
 
 

Схема смешанного документооборота 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Безбумажный документооборот

 
 

Безбумажный документооборот  означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.  
 

                          Роль документооборота на предприятии 

      Документированная информация составляют  основу управления, его эффективность  в значительной степени базируются  на производстве и потреблении  информации. В современном обществе  информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет  качество управления. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо уделять  достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном документе.

 
Документооборот предприятия – отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив.  

В условиях системной  организации

  значение документооборота  трудно переоценить 

Во-первых, документооборот - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

Во-вторых, документооборот - это учет и контроль результатов деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, - это средство для управления предприятием 

какова  роль документооборота как управленческого  инструмента? 
 

• Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов - порядок движения, оформления и  обработки документов. Последние  позиции относятся к документообороту.
• Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.
• Информация, документы - это ресурсы для управления и функционирования

 

Автоматизация документооборота 

Количество  бумажных документов будет увеличиваться  на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость  учета не только бумажных документов, но и электронных. 

В настоящее  время развитие информационных технологий привело к появлению методов  и средств, обеспечивающих интегрированные  решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически  передавать и отслеживать перемещение  документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

   
 

   В последнее время в зарубежных  странах пользуются особой популярностью  автоматизированные системы построения  и управления деловыми процессами  в организациях. С помощью таких  систем можно организовать систему  электронного документооборота  на предприятии, а также систему  контроля выполнения заданий  и загрузки сотрудников. Данные  системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия. 
 
 

Основные  особенности Action Wоrkflow: 

1. методология учитывает “человеческий фактор”;

 

2. четкая  система контроля исполнения, когда  на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции  к провинившемуся сотруднику и реакцию  системы на подобное нарушение;

 

3. на рабочих  местах конечный пользователь оперирует  привычными для своей отрасли  производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете  “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

 

4. доступ  к информации в данный момент имеют  только лица, которые должны с ней  работать, кому это разрешили. Администратор  же системы видит только состояние  процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”);

 

5. поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

 

6. система имеет  открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

 
 

 

- Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.