Контроллинг в бизнесе

      На  малых предприятиях основные функции  контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет сам руководитель предприятия. Небольшие предприятия очень редко решают также проблемы покупки других фирм или продажи филиалов. На среднем по размерам предприятии с монопроизвод-ством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естест-венно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием. 

2.1 Функции контроллинга

    Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. К ним относятся:

• поддержка процесса планирования;
• учет для целей управления;
• контроль за реализацией планов, в том числе выявление и анализ отклонений;
• оценка протекающих процессов и представление отчетности руководству;
• выработка рекомендаций по возможным решениям и оценка последствий их реализации.

     Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации. Таким образом, в рамках функций и задач контроллинга можно выделить методический, организационный, координационный и консультационный аспекты.

     На  объем реализуемых в организациях функций контроллинга влияют в основном следующие факторы:

• экономическое состояние организации;
• понимание руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга;
• размер организации (численность занятых, объем производства);
• уровень диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
• сложившийся уровень конкуренции;
• квалификация управленческого персонала;
• квалификация сотрудников службы контроллинга.

 

     2.2 Основные задачи контроллинга

     Как отмечалось выше, функции и задачи контроллинга в различных организациях имеют существенные отличия в зависимости от количества реализуемых функций и задач и от особенностей их реализации. В общем виде задачи контроллинга могут быть классифицированы по различным функциональным областям менеджмента.

1. В области учета задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия

управленческих  решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и поддержания в дальнейшем системы ведения внутреннего учета, получения информации о протекании технологических процессов. Важным является подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

Основные  задачи в сфере  учета:

• сбор и обработка информации;
• разработка и ведение системы внутреннего учета;
• унификация методов и критериев оценки деятельности организации и ее     подразделений.

      2. В области планирования поддержка процесса заключается в формировании и развитии системы комплексного планирования, разработке методов планирования, определении необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения.

      Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), обеспечивает координацию отдельных планов по времени и содержанию, проверку составленных планов на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать, а также оценивается возможность реализации запланированных действий.

      Служба  контроллинга не определяет что планировать, но разрабатывает технологию планирования, выполняя управленческую функцию ведения задачи планирования на предприятии. Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей.

      Основные  задачи контроллинга в области планирования:

• информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок);
• формирование и совершенствование всей "архитектуры" системы планирования;
• установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования;
• координация процесса обмена информацией;
• проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;
• координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию;
• составление сводного плана предприятия.

      3. В области контроля и регулирования контроль за реали 
зацией планов предполагает разработку методов ведения контроля, оп 
ределение места его проведения и объем. На основании плановых доку 
ментов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксиру 
ются сроки проведения контроля и содержание контрольных операций. 
Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных 
величин. В соответствии с контрольными документами проводится со 
поставление фактических и плановых характеристик и выявляется сте 
пень достижения поставленной цели. Далее проводится анализ отклоне 
ний с выяснением причин их появления. По результатам анализа выра 
батываются предложения по уменьшению отклонений.

       Основные  задачи контроля и  регулирования:

• определение параметров, контролируемых во временном и содержательном разрезах;
• сравнение плановых и фактических показателей для измерения и оценки степени достижения цели;
• определение допустимых границ отклонений величин;
• анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений.

      4. В области информационно-аналитического обеспе 
чения руководства в задачи контроллинга входят разработка архи 
тектуры информационной системы, стандартизация информацион 
ных каналов и носителей и выбор методов обработки информации. 
Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и пре 
доставление руководству существенной для принятия управленческих решений аналитической информации.

      Основные  задачи данного направления:

• разработка архитектуры информационной системы;
• стандартизация информационных носителей и каналов;
• предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией;
• сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных;
• разработка инструментария для планирования, контроля и принятия решений;
• консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений;
• обеспечение экономичности функционирования информационно-аналитической системы.

      5. Специальные функции и задачи. В задачи контроллинга входит также проведение специальных исследований, определяющих состояние и тенденции развития организации (предприятия) в рыночных условиях.

      В каждом отдельном случае даже основные функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый перечень наиболее часто встречающихся специальных функций и задач контроллинга, представленный ниже:

• сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы;
• сравнение с конкурентами;
• обоснование целесообразности слияния с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов;
• проведение калькуляции для особых заказов;
• расчеты эффективности инвестиционных проектов.

 

3 Стратегический и оперативный контроллинг

в системе управления

      Сущность  каждого из рассматриваемых аспектов контроллинга можно определить очень лаконично (рис. 2):

• "Делать правильное дело" - стратегический контроллинг;
• "Делать дело правильно" - оперативный контроллинг.

      Стратегический  контроллинг должен помогать предприятию эффективно использовать имеющиеся у него преимущества и создавать новые потенциалы успешной деятельности в перспективе. Служба стратегического контроллинга выступает в качестве внутреннего консультанта менеджеров и собственников предприятия при выработке стратегии, стратегических целей и задач. Она поставляет необходимую информацию, ориентирующую руководство в процессе принятия решения.

    Деятельность  оперативного контроллинга направлена на оказание помощи менеджерам в достижении запланированных результатов, которые выражаются чаще всего в виде количественных значений уровней рентабельности, ликвидности и/или прибыли. 

 

     

      Оперативный контроллинг ориентирован на краткосрочный  результат, поэтому его инструментарий принципиально отличается от методов и методик стратегического контроллинга.

      Стратегический  контроллинг определяет цели и задачи для оперативного контроллинга, т.е. ставит нормативные рамки. Оба рассматриваемых направления отличаются по охватываемому временному горизонту. Так, оперативный контроллинг реализует свои функции на краткосрочном отрезке времени: до года. Стратегический контроллинг в современном менеджменте не привязан жестко к временным рамкам, хотя чаще всего речь идет о средне- и долгосрочном периоде.

      Основное  различие между стратегическим и  оперативным контроллингом заключается в том, что первый ориентирован на тенденции будущего, а последний, напротив, "смотрит" в прошлое. Ниже перечислены их характерные отличия:

      • стратегический контроллинг ориентирован на потенциал, а оперативный контроллинг - на конкретный результат;

• контроллинг предпосылок развития предприятия, успеха и результата имеет различное значение для обоих направлений контроллинга;
• объекты планирования и контроля в оперативном контроллинге совпадают, а в стратегическом они не идентичны;
• в оперативной области доминирует контроль со стороны (чаще всего со стороны отдела контроллинга), а в стратегической - самоконтроль.

      

      В реальной практике стратегический и оперативный контроллинг доста-точно тесно взаимодействуют друг с другом в процессе реализации функций менеджмента (рис. 3). Служба контроллинга выступает в качестве посредника между правлением и подразделениями предприятия при разработке стратегических и оперативных планов, а также осуществляет контроль за их выполнением.

      Рис. 3. Участие службы контроллинга в  стратегическом и оперативном менеджменте 

3.1 Стратегический контроллинг

       Стратегический контроллинг координирует функции стратегического планирования, контроля и стратегического информационного обеспечения.

      Целевая задача стратегического планирования заключается в обеспечении продолжительного успешного функционирования организации. Для этого нужно формулировать и внедрять стратегии поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности). Следует различать новые и имеющиеся потенциалы успеха.

      Под имеющимися потенциалами успеха понимают созданные и используемые на предприятии потенциалы. Если предприятие может обеспечить более эффективное, чем у конкурентов, решение имеющихся, изменяющихся или новых проблем клиентов, то это означает его способность генерировать новые потенциалы успеха.