Управление рабочим временем

Состав группы по численности делится на два вида: большая группа -  количественно неограниченная  условная общность людей, выделенная на основе определенных социальных признаков: классовой принадлежности, пола, возраста, национальности, профессиональных качеств и прочих (например, вся Администрация г. Новосибирска) и малая - относительно небольшое число непосредственно контактирующих индивидов, объединенных общими целями (например, Департамент Администрации г. Новосибирска).

Единомыслие -  групповое мировоззрение, основанное на достижении общих целей, задач, использующее идентичные способы и методы их реализации.

Сплоченность (группы, коллектива) - характеристика системы внутригрупповых связей, показывающая степень совпадений оценочных установок и показателей группы по отношению к объектам, людям, идеям, событиям и прочие, наиболее значимые для группы.

Стиль руководства. Слово «стиль» греческого происхождения, первоначально оно означало стержень для писем на восковой доске, а позднее употреблялось в значении «почерк».

В менеджменте приводится следующее понятие. «Стиль управления – совокупность наиболее характерных и устойчивых методов решения задач и проблем, используемых руководителями организаций  и предприятий  в своей практической деятельности».                                                       

По Мескону, стиль руководства – это привычная манера поведения руководителя по отношению к подчинённым, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению стилей организации. 

В современной литературе встречаются множество определений стиля управления. Есть в них что-нибудь общее? Общим в определениях стиля управления является трактовка его как способа воздействия руководителя на подчинённых. По этому, для нас большой интерес представляют два последних определения, так как они более полно отражают понятие стиля управления и охватывают содержание основных  определений.

Физиологические потребности. В организме человека  возникают определенные состояния напряженности, они связаны с нехваткой веществ (предметов), необходимых для  продолжения жизнедеятельности. Эти состояния объективной нужды организма в чем-то, что лежит вне его, и составляет необходимое условие его нормального функционирования, называют - физиологическими потребностями. Это - состояние индивида, создаваемое испытываемой им нуждой в объектах, необходимых для его существования и развития, и выступающее источником его активности.

Принадлежность - особенность индивида, выраженная в привязке к какому либо социальному институту, социуму.

Причастность - результат, какой либо деятельности, выраженный в совершении тех или иных действий.

Потребность в уважении. По фундаментальности она приравнивается к органическим потребностям: она столь  же витальна, что ее неудовлетворение приводит к ухудшению физического состояния индивида. Некоторые считают ее врожденной, некоторые приобретенной в раннем детстве. Но все признают, что потребность оказывается главной движущей силой формирования и развития личности.

Самовыражение - способность индивида к максимальному раскрытию всех своих возможностей, умений, профессиональных навыков. Самовыражения очень важно в деятельности любого индивида, так как помогает  достичь максимальной эффективности в работе.

Приведем теперь примеры работы, связанные с деятельностью Департамента экономической политики Администрации г. Новосибирска, которая является своеобразной группой государственного органа управления со всеми вытекающими из этого признаками.

Департамент по экономической политике является органом исполнительной власти области для обеспечения функций по руководству экономическим и социальным развитием области, координации деятельности государственных экономических и других структур управления по осуществлению экономической реформы на территории в соответствии с законодательством Российской Федерации. В Департаменте по Экономической Политике, согласно штатному расписанию работает 39 человек.

Основные цели Департамента: формирование стратегии социально-экономического развития; осуществление прогнозно-аналитической деятельности; осуществление кредитно-финансовой и фондовой политики; определение форм и методов воздействия на экономику, обеспечивающих  эффективное использование производственного и научного потенциала, природных трудовых, материальных и финансовых ресурсов округа  в целях социального прогресса, повышения уровня жизни населения; управление инвестиционными процессами в округе; решение задач, вытекающих из федеральных комплексных программ, а также региональных программ, предусматривающих повышение уровня экономического, социального и научно-технического развития подведомственных территорий; создание информационной системы в округе и эффективное использование информационных ресурсов.

Департамент  реализует  возложенные на него цели во взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти области, структурными подразделениями министерств, ведомств Российской Федерации, другими организациями, находящимися на территории области.

 Департамент выполняет  следующие задачи: координация деятельность  комитетов, управлений, отделов органов  исполнительной власти округа  и муниципальных образований  по вопросам входящим в его  компетенцию; запрашивает и получает  от органов исполнительной власти, ведомств, муниципальных образований  и любых хозяйствующих субъектов, расположенных на территории  области, материалы, документы, касающиеся  вопросов, входящих в его компетенцию, и принимать по данным вопросам (совместно или по согласованию  с другими органами исполнительной  власти) документы нормативного  характера; представляет Губернатору  и Правительству области предложения  по регулированию инвестиционной  и инновационной деятельности, осуществляемой  за счет бюджетных и внебюджетных  фондов; определяет в пределах  средств, выделяемых на научные  исследования, перечень важнейших  работ в области экономики  и т. д.

3. Тридцать способов борьбы с нехваткой времени

 

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на эти вопросы, а главное - обратите внимание на рекомендации, следующие за ними.

1. Есть ли у вас в  каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте  на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.

2. Учитываете ли вы  приоритеты дел? В списке заданий  на день упорядочьте их по  важности. Делать это желательно  накануне.

3. Находится ли у вас  хотя бы час времени для  творческой работы? Используйте  для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.

4. Чувствуете ли вы, который  час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и  один выходной день в неделю  обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете  время. Постарайтесь затем ежедневно  определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно  и то же время на рутинную  работу. Увидите сами, как день  ото дня станут улучшаться  ваши оценки времени.

5. Даете ли вы своим  коллегам возможность проявить  себя? Больше доверяя им, вы повысите  их удовлетворенность трудом  и высвободите свое время.

6. Делегируете ли вы  рутинную работу? Подробно проанализируйте  свои ежедневные занятия. Какие  из них мог бы выполнять  менее квалифицированный работник?

7. Удается ли вам делегировать  мелкие разовые задания? Существует  много дел, которые совсем не  обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы  канцелярию, скажем, отправляя письма.

8. Делегируете ли вы  не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за  то, что работа будет выполнена.

9. Допускаете ли вы  «обратное делегирование»? Если  вы уже передали задания, права  и ответственность, старайтесь не  вступать в детальные обсуждения  с сотрудниками, стремящимися в  ходе делегированной деятельности  воспользоваться вашей помощью.

10. Есть ли у вас прямые  источники информации? Данные, проходящие  много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает  к вам информация. Если большое  количество этапов неизбежно, то  лучше запрашивать письменный  отчет у первого лица (из первоисточника).

11. Умеете ли вы говорить  «нет»? Нужно быть готовым дать  любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком  много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на  объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет»  той и другой крайности в  работе сэкономит время.

12. Выдерживаете ли вы  сроки выполнения намеченных  дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш  собственный распорядок дня. Точность - еще одно средство экономии  времени.

13. Готовы ли вы к  необычным ситуациям? Разработайте  заранее «план боя» для критических  случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений  время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять  и в чрезвычайных обстоятельствах.

14. Делаете ли вы заметки  для внутреннего пользования  кратко и лишь в неизбежных  случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные  для внутреннего пользования. Нужны  ли они вообще? Нельзя ли передать  хотя бы часть их компетентным  подчиненным? А те, которые должны  вести вы сами, нельзя ли формулировать  короче, точнее?

15. Реагируете ли вы  на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с  быстротой реакции. Меры, принятые  под влиянием импульса, обычно  приходится отменять. Должный самоконтроль  необходим и для экономии времени.

16. Позволяете ли вы  телефонным звонкам прерывать  дела и тем самым нарушать  ваш деловой ритм? Установите, в  какой час рабочего дня вам  меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.

17. Кто составляет вам  распорядок дня? Проверьте, в какой  мере это монополия вашего  секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался  этим не один(а).

18. Заходят ли коллеги  в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют  сотрудников к встречам и без  особой надобности. Установите время  посещений, и увидите, насколько  быстрее станут решаться поставленные  задачи.

19. Принимаете ли вы  ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова  необходимо лишь по важным  вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь  подтверждать единожды установленное  правило.

20. Много ли времени  занимают у вас совещания? Действительно  ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями  ведет к значительным потерям  времени.

21. Удается ли вам четко  отдавать распоряжения? Выражайте  свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения  и указания.

22. Работаете ли вы сразу  по многим направлениям, начинаете  ли несколько дел сразу? Помните  о важном принципе: прежде чем  приступать к новому делу, следует  завершить предыдущее.

23. Напоминает ли ваш  рабочий стол «поле боя»? Наведите  порядок, важные и постоянно нужные  таблицы и сводки должны всегда  быть под рукой. Просмотрите, что  можно убрать со стола. Быстрее  найти требующийся документ помогут  цветные полоски, скрепки и т. д.

24. Часто ли вы откладываете  важные дела? Если вы привыкнете  регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут  реже. Особо выделите работы, которые  нужно выполнить немедленно.

25. Не говорите ли вы  излишне медленно? Спросите об  этом людей, с кем вас связывают  близкие личные отношения. Медленная  и монотонная речь усыпляет, снижает  внимание. Вам требуется больше  времени, чтобы ввести собеседника  в курс дела. Доказано, что в  некоторых случаях энергичная  речь предпочтительна. Однако следите  и за тем, чтобы она не превратилась  в скороговорку.

26. Педантичны ли вы? Скрупулезность  вызывает раздражение. Достижение  идеального состояния дел требует  столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна  разумная мера, середина. Переборщить  здесь - все равно что не доделать  работу до конца или выполнить  ее плохо.

27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже  увеличивают потери времени. Если  вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель  научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание  перестать торопиться приносят  хорошие результаты.

28. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности  в получении информации в несколько  раз. Но параллельно постарайтесь  отсекать менее важные для  вас источники информации и  сосредоточиться на главном.

29. Чувствуете ли вы  себя специалистом по всем  вопросам? Не стремитесь быть  им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте  на управленческих задачах: вашим  сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится  больше времени.