Понятие экономической информации и её структура

Международный институт компьютерных технологий 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

по дисциплине «Компьютерные технологии бухгалтерского учета» на тему: 

 
 
 
 

Выполнил(а)

Студентка ФКз-081у

Галабура  Наталья Владимировна

Проверил: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Воронеж, 2010

Понятие экономической информации и её структура

     Информация - это отражение предметного мира, воспринимаемое человеком с помощью  его собственных органов чувств и различной измерительной аппаратуры и выражаемое в виде сигналов и  символов.

     Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технического, социального, юридического, демографического и другого содержания.

     Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация. Под экономической информацией  будем понимать информацию, которая  возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности промышленных предприятий и организаций и управления этой деятельностью, и является объектом хранения, передачи и преобразований.

     Экономическая информация характеризуется особенностями, свойствами, структурой.

     В буквальном переводе с латинского слово informatio означает разъяснение, осведомление, сообщение о каком-то факте, событии  и т.п.

В кибернетике  информация обычно трактуется как степень  устранения неопределенности знания у  получателя.

Иными словами, информацией является не любое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные  ранее его получателю факты.

     Информацию  различают по отраслям знаний: техническая, экономическая, биологическая и  т.п.

  Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ.  
 

 
 
 

     Управление  экономическими объектами всегда связано  с преобразованием экономической  информации. С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом. Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию. Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) — не что иное, как информация.

  Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические. В современном информационном обществе информация является его стратегическим ресурсом. Поэтому важные такие ее потребительские свойства, как полнота, достоверность, актуальность и своевременность.

     Для экономической информации характерны следующие особенности:

объемность,

цикличность,

преимущественное  представление в  виде цифр и букв,

относительно  простые алгоритмы  расчетов.

     При работе с информацией имеется  ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями.

        Структура информации играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. Говоря о структуре информации, различают два взаимосвязанных между собой аспекта:

     • состав элементов, образующих структуру  информации;

     • взаимосвязь между элементами этой структуры.

     Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

     Адекватность  информации выражается в синтаксической, семантической и прагматической формах:

     В синтаксическом аспекте отображаются только формально-структурные характеристики информации без связи с ее смысловым содержанием и полезностью для пользователя. Здесь рассматривается структура информационных сообщений на носителях, объемы данных и пр.

В семантическом аспекте отображается смысловое содержание информации и ее обобщение. Этот уровень предполагает проектирование реквизитного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.

Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и ее потребителя. Здесь отображается ценность информации для управленческой системы на каждом ее уровне, полезность информации для выработки управленческих решений.

     Рассматривая  с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизиты – это элементарные неделимые единицы экономической информации, выражающие определенные свойства объекта. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки:

     • отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;

     • отдельный реквизит может входить  в состав различных экономических  показателей.

     Каждый  реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. Именем реквизита служит его условное обозначение в процессах преобразования. Значением реквизита называется величина, характеризующая некоторые свойства объекта, явления, процесса в конкретных обстоятельствах. Все допустимые значения реквизита образуют множество, называемое доменом реквизитов.

     В зависимости от характера отображаемого  ими свойства реквизиты делятся  на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

     Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (время  и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

     Реквизиты-основания  характеризуют количественную сторону  процесса или объекта. выраженную в  определенных единицах измерения (сумма  вклада в рублях, ставка налога в  процентах и т.д.). Они чаще всего  выражаются в цифровой форме. Над  ними могут выполняться логические и арифметические операции.

     Для исчерпывающей характеристики экономического процесса, объекта или явления  необходима определенная совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства отображаемого  объекта.

     Основной  структурной единицей, состоящей  из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является показатель. Показатель – это совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Экономический показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Экономический показатель – основная единица экономической информации.

     Например, показатель «выпуск 120 тысяч банок  консервов» несет количественную величину и качественные признаки этой величины. При этом нужно иметь в виду, что в данном показателе фраза «выпуск банок консервов» – это реквизит-признак, а «120 тысяч» – это реквизит-основание.

     Показатель  является минимальной по составу  информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. (т.е., на основе показателей строятся документы) В документах каждому показателю присваивается наименование. По количеству и составу показателей определяется уровень его информативности и рассчитывается объем информации в документе. Кроме этого, на основе показателя или его реквизита создаются базы данных, которые используются при решении экономических задач.

     Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

     Наиболее  распространенной формой представления  экономических документов является табличная форма, которая в самом  общем виде включает общую (заголовочную), предметную (содержательную) и оформительскую часть.

     Общая часть содержит название документа  и перечень общих по составу и  значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие  общей части документа позволяет  избежать дублирования информации при  характеристике всех показателей, входящих в состав многостраничного документа.

     Предметная  часть включает реквизиты, характеризующие  особенности экономических показателей  многостраничного документа. (размещаются  переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания: наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т.д.)

     Оформительская  часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие  в процессе обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

     Помимо  табличной формы представления  документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также  документы упрощенной табличной  формы, в которых наименование реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

     В целях упрощения организации  процессов обработки, передачи и  хранения информации, содержащейся в  документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов).

     Информационный  массив с позиции логической структуры  представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целесообразность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации. 

     Массивы могут объединяться в более крупные  структурные единицы.

      Информация по какому-либо взаимосвязанному комплексу задач составляет информационный поток. Примером является информационный поток по учету заработной платы. Совокупность всех информационных потоков по той или иной функции управления составляет информационную подсистему. Примерами информационных подсистем управления промышленного предприятия являются следующие: бухгалтерский учет, техническая подготовка производства, управление кадрами, управление финансами и др. К информационным подсистемам управления коммерческим банком можно отнести следующие: операционный день банка, валюта и др. Совокупность информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему.