Состав  документов в этот период весьма разнообразен — уставные, судные, жалованные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные и частноправовые акты. В это время появляются и первые областные грамоты. Увеличивается объем частной переписки, которую отличает краткость и простота составления, дальнейшее развитие получает судебная, дипломатическая документация – составляются договорные, верительные, ленные грамоты и др. Термин «лист» использовался для всех выше упомянутых документов. Даже в тех случаях, когда в заголовке в копийной книге или в тексте документа указывалось конкретное название его разновидности, в тексте этот документ назывался также и листом. Все это позволяет сделать вывод о том, что термин «лист» в то время в целом соответствовал понятию «документ».

    Документы составлялись в основном на «русском»  языке. Большинство отечественных  и зарубежных исследователей считают, что этот язык существенно отличается от московского русского, и характеризуют  его как «белорусский позднего средневековья», «ранняя форма белорусского» либо «средневековый белорусский». Вместе с тем значительная часть документов составлялась на польском языке. Начиная с XIV в. при оформлении великокняжеских пожалований начинает употребляться латинский язык, который, по мнению составителей, должен был придавать большую значимость этим документам [16, с. 22]. Кроме того, политическое и культурное сближение с Польшой оказывало большое влияние на официальный язык государственной канцелярии. Проявлялось оно в возраставшем количестве польских слов и специальных терминов, заимствованных из западноевропейских документов. Из великокняжеской канцелярии документы выходили также на немецком, татарском, итальянском, еврейском языках.

    Сохранившиеся документы позволяют выделить некоторые  особенности документирования в рассматриваемый период. Подавляющее большинство документов XIII – XIV вв. писалось на пергаменте, а на протяжении XV-XVI вв. наблюдается повсеместный переход от пергамента к бумаге. Под каждый документ лист пергамента подбирался соответственно размерам его текста (писали, как правило, на обеих сторонах) и редко был более чем 40 х 25 см. При составлении документа с каждой стороны (слева, справа, вверху и внизу) обычно оставлялись поля, которые не имели фиксированных размеров и достигали иногда 5 см [6, с. 15]. Возрастание роли документов в государственной и частной жизни и увеличение их количества вызвало потребность в более дешевом носителе текстов документов – бумаге[6, с. 24]. В самих листах каких – либо слов, которые бы называли документ, т. е. заголовков не было, поэтому определить разновидность того или иного документа можно лишь на основе анализа содержания его текста. Как правило, каждое принимаемое решение документировалось отдельно, даже если решения принимались в один день и касались одного лица. В то же время тексты некоторых документов могли иметь комбинированный характер, то есть включать сразу несколько вопросов. Такую структуру имели тексты сеймовых ухвал, универсалов, конституций, рецессов, а также некоторых других документов.

    Тексты  большинства документов можно разделить  на две части: вводную и основную. Во вводной части излагалась предыстория  вопроса, причины и мотивы издания  документа, процесс рассмотрения дела (в судебных документах). Вводная  часть подтверждающих привилеев  обычно включала полные тексты подтверждаемых актов. В основной части содержалась информация о принятом решении, давалось указание о его выполнении и т.п. Тексты всех документов были сплошными и писались без разделения на пункты или абзацы. По этой причине невозможно выявить и некоторые их реквизиты, хотя определенные элементы в структуре текстов уже в это время прослеживаются более или менее четко.

    Одним из элементов текста являлось адресование, которое часто было одновременно и обращением. Обычно в начале текста грамоты отмечалось кому она выдавалась или направлялась, например: «Слово Изяслава, князя полочьского, к епископу и к местерю и к всем вельневицем и ратьманом, всем горожаном» [16, с. 22]. Лишь в верительных грамотах наименование адресата писалось на обороте листа, что было связано со специфическими особенностями их оформления. Несмотря на широкое употребление в документах XIII-XIV вв., этот элемент текста еще не был обязательным и в некоторых грамотах отсутствовал. В документах ВКЛ более позднего периода можно выделить четыре типа адресования:

    1. конкретному должностному или  частному лицу;

    2. определенной группе лиц (чаще  всего шляхте повета или воеводства) или всему населению ВКЛ с  обязательным доведением содержания  документа до каждого адресата;

    3. определенной группе лиц или всему населению ВКЛ без обязательного ознакомления с содержанием документа, а лишь по мере необходимости;

    4. абстрактному адресату.

    Адресование обычно начинало текст документа  и не отделялось от него абзацным отступом. Листы, исходившие от панов-рады, в части адресования отличались меньшей официальностью.

    Почти всегда в тексте документа указывался его автор (составитель). Автор, как  правило, назывался в начале грамоты, иногда рядом с обозначением обращения (адресования): «Поклон и благословены от Якова, епискупа полотьского, бровстови наместнику пискуплю и детем моим ратманом». Лишь изредка автор документа назывался внизу. Во всех случаях при обозначении автора указывался его титул или занимаемая должность: «Владислав божии милости король полоски, литовскии, руски, иных земель государь» [6, с. 15]. Таким образом, рассмотренный пример показывает, что полное перечисление титула было не обязательным и могло ограничиваться более высокими составляющими.

    Большинство документов ВКЛ выходило из государственной канцелярии от имени великого князя, чье имя и полный титул писались в именительном падеже. Начиная с Александра (1502 год) указание автора документа писалось выше текста и центровалось. Указание на автора в документах, писавшихся от имени центральных врядников (должностных лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось. В частных актах автор из текста не выделялся, указание автора обычно начиналось словом «Я».

    В том случае, если документ составлялся  при свидетелях, то на это в тексте обязательно указывалось (главным образом это касается документов XIV в.). В некоторых случаях свидетели перечислялись персонально «А при том были князь Василеи Друцкии, а Братоша, а Гирдни Любецки» [6, с. 15]. Как правило, это были радные паны, только по совету и при участии которых господарь, согласно привилею 1492 г., мог издать документ. Указание на свидетелей оформлялось с помощью стереотипной формулы «При том были». Формула «При том были» использовалась, главным образом, в привилеях и судебных решениях XV – начала XVI вв. В последующие годы она употреблялась все реже и реже. Окончательно указание на свидетелей совершения акта вышло из употребления в XVII в. Перечень лиц, присутствовавших при совершении акта, приводился сразу за основным текстом перед местом составления и датой. В некоторых случаях он мог писаться и в самом конце документа, после даты, иногда заменяя, а иногда дополняя подпись писаря. В частных актах указание свидетелей всегда было обязательным. Писалось перед датой и местом издания документа.

    В большинстве документов отсутствовало  место составления документа. Обычно составители ограничивались лишь указанием  на место жительства или княжение автора документа. Однако это вовсе  не означало, что составлялся и  выдавался документ именно в этом месте. Только с конца XIV в. в документы начинает более или менее регулярно вписываться точное место создания документа, хотя твёрдо в практику документирования обозначение этого элемента вошло только в XV-XVI вв. Местом составления являлся населенный пункт, в котором документ был подписан господарем и выдан на руки заинтересованному лицу. Этот элемент документа оформлялся стандартной формулой, например: «Писанъ у Вилни». Место составления всегда указывалось после текста отдельным предложением.

    Дата  составления в документах XIII-XIV вв. указывалась гораздо чаще, однако тоже не была обязательной. Она завершала  текст и при наличии указания на место составления документа  размещалась вслед за ним, объединяясь  в одно предложение. При этом  в оформлении даты не было строгих правил. В документах числа даты обозначались буквами славянского алфавита и обязательно «от сотворения мира» или «рождества Христова» [6, с. 23]. Чаще всего рядом с годом показывался и точный день составления, однако он обозначался не числами-буквами, а привязывался к какому-нибудь религиозному празднику. Позднее использовались как буквенный, цифровой так и буквенно-цифровой (смешанный) варианты. При этом следует иметь в виду, что при датировании документов, написанных по-русски, в качестве цифр использовались буквы кириллического алфавита, а в латинских документах – римские, реже – арабские цифры.

    Одним из обязательных элементов документа  являлась подпись. Большинство документов XV в. не имело вообще никаких подписей. Для удостоверения документов использовалась стереотипная формула «правил – писал» или «приказ – писал». Начиная с XVI в. документ, как правило, имел две подписи: лица, от имени которого исходил или выдавался документ (господаря), и лица, ответственного за техническую подготовку и правильность оформления документа (писаря).

    Великокняжеская подпись появляется на документах при  Александре не позднее 1502 г. При Жигимонте  Старом подпись господаря стала  проставляться чаще, хотя подписание документов великим князем не стало  правилом. Подпись писаря регулярно появляется на документах с 1511 г., когда привилей подписал писарь Богухвал. С 1516 г. документы в классическом варианте подписываются двумя лицами – господарем и писарем. Подпись господаря на документе располагалась слева под текстом и писалась, как правило, по-латыни, например: «Stefanus Rex». Подпись писаря располагалась справа под текстом ниже подписи господаря. Официальный документ центральной власти наряду с господарем вместо писаря могли подписать и другие лица. Например, канцлер, подканцлер, либо кто-либо из высших духовных лиц. В частных актах подпись была редким явлением. Статуты ВКЛ предусматривали подпись частноправового акта только в том случае, если человек умел писать.

    Имманентной составляющей каждого документа  того времени была печать, которая либо прикладывалась к листу ниже подписи на расплавленный воск цвета, либо привешивалась к документу. Фактически печать была единственным средством подтверждения подлинности документа. Разновидность документа не имела значения для способа прикрепления печати. Во второй половине XVI в. великокняжеская канцелярия использовала две государственные печати – большую, находившуюся у канцлера, и малую, бывшую у подканцлера [17, с. 12]. Печать прилагалась ко всем документам (привилеям, уставам, сеймовым постановлениям, инструкциям и др.) и для придания документу юридической силы имела большее значение, чем подпись. В текстах документов, как правило, указывалось на наличие господарской подписи и печати.

    Таким образом, характеристика документов управления начинается с выявления наличия зафиксированных правил их составления. Законодательные акты XVI в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в государственных учреждениях актов частноправового характера, определял порядок регистрации документов и выдачи их частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.

    В рассматриваемое время четко  прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения  документов. В целом в структуре  документа наметились следующие основные элементы: авторство, адресование, текст, указание на наличие свидетелей, которые присутствовали при совершении акта, место составлении, дата, подпись, печать. Говорить о строго выделившейся структуре оформления документов с установившимся числом реквизитов ещё нельзя. Однако именно в тот период были заложены её основы.  

ГЛАВА 3 РАЗНОВИДНОСТИ ДОКУМЕНТОВ

    При изучении источников по истории Беларуси наиболее актуальными и сложными являются вопросы классификации  документов и определения их разновидностей, которые в документировании и историографии Беларуси в целом до сих пор не разработаны [14, с. 112].

    При изучении видов и разновидностей документов А. Е. Рыбаков например, предлагает исходить из различных признаков, дополняя их анализом формы и содержания документов, а также учитывать самоназвания документов. На основании перечисленных критериев в общей документации центрального аппарата управления ВКЛ выделяются следующие основные группы документов: