Управление проектами по средствам Microsoft Project

Общая информация о проекте  представлена кортежем, в котором  хранятся следующие данные:

• наименование проекта;
• дата начала проектных работ;
• имя календаря проекта;
• данные о менеджере проекта;
• данные о компании, реализующей проект;
• денежная единица, используемая в модели проекта;
• средняя продолжительность рабочего дня, рабочей недели (в часах), рабочего месяца (в днях).

В конкретных программных  реализациях общая информация о  проекте может включать и другие данные.

Календари хранят распорядок рабочего дня и информацию о выходных днях. Как правило, в календаре указываются рабочие часы для каждого дня недели, а также исключения: отклонение рабочего времени от предусмотренного для данного дня недели, намеченное на конкретную дату.

Календарь проекта определяет рабочие дни и часы для проекта в целом.

Если распорядок рабочего дня для отдельных ресурсов иной, для них могут тбыть указаны специальные календари ресурсов. Если работа использует ресурс, ля которого задан календарь ресурса, то она может выполняться лишь во время, являющееся рабочим и для проекта, и для ресурса. Обычно календарям присваиваются имена, которые указываются в кортеже общей информации о проекте (при назначении календаря проекта) или в таблице ресурсов (при назначении календарей ресурсов).

Некоторые программные реализации технологии PERT допускают указание календарей индивидуально для заданных работ. Если для какой-либо работы определён календарь, то она не подчиняется календарю проекта, а выпол няется согласно своему собственному календарю.

Каждая строка таблицы  работ соответствует одной работе. В её столбцах помещаются следующие данные:

• номер (числовой идентификатор) работы;
• наименование работы;
• предполагаемая продолжительность;
• список предшествующих работ — тех, которые обязательно должны
• завершиться для того, чтобы можно было начать данную работу;
• список ресурсов, необходимых для выполнения данной работы, с ука-
• занием их требуемого количества;
• дата и время планируемого начала работы;
• дата и время планируемого завершения работы;
• дата и время фактического начала работы;
• дата и время фактического завершения работы;
• запас времени по данной работе — максимальная задержка, не
• влияющая на срок выполнения проекта в целом;
• ограничения на сроки выполнения работ;
• процент завершённости;
• примечания.

В зависимости от программной  реализации модели проекта таблица  работ может содержать и другие столбцы. Большинство программных реализаций таблицы работ допускают ввод некоторых данных (связей с другими работами, используемых ресурсов) сразу для целых групп работ, а также отражение иерархической структуры работ путём объединения взаимосвязанных работ в группы. Каждая строка таблицы ресурсов отражает сведения о ресурсах одного вида. Её столбцы содержат:

• номер (числовой идентификатор) ресурса;
• наименование ресурса;
• тип ресурса (складируемый/нескладируемый);
• способ начисления затрат, связанных с использованием данного ресурса (перед началом работы; после завершения работы; пропорционально объёму выполненной работы);
• примечания;

только для  складируемых ресурсов (материалов):

• единицу измерения;
• цену за единицу;

только для  нескладируемых ресурсов:

• наименование календаря, назначенного данному ресурсу;
• плату за привлечение данного ресурса (не зависящую от продолжительности использования ресурса);
• плату за единицу времени использования ресурса;
• плату за сверхурочное использование ресурсов.

Дополнительная информация, помещаемая в таблицу ресурсов, зависит от программной реализации модели проекта. Распределительная таблица обеспечивает связь между таблицами работ и ресурсов. В каждой её строке содержатся следующие данные:

• количество единиц данного ресурса, назначенного на данную работу;
• количество ресурсо-часов использования данного ресурса на данной работе;
• объём сверхурочного использования данного ресурса на данной работе;
• затраты, связанные с использованием данного ресурса на данной работе.

После определения ожидаемой  продолжительности работ, целесообразно увеличить её значения на некоторый резерв (в процентах к ожидаемой продолжительности). Резерв этот менеджеру следует согласовать с руководителем проекта, чтобы разделить с ним ответственность за возможный срыв сроков проекта из-за недостаточного запаса либо за потери, обусловленные неполным использованием возможностей скорейшего завершения проекта, если план предусматривал чрезмерный резерв. Величина резерва зависит от специфики области проектной деятельности. Существуют проекты, для которых предусматривать запас времени бессмысленно.

Информация о связях между  работами обычно берётся из технического проекта либо определяется экспертами. Здесь риск ошибки значительно меньше, чем при определении продолжительности работ, зато цена ошибки может оказаться выше.

На практике проблемы обычно возникают не из-за неправильного определения связей между работами, а из-за ошибок при вводе модели проекта в ЭВМ. Поэтому, получив первоначальный вариант сетевого плана, целесообразно обсудить полученный критический путь с экспертами с целью выявления ошибочных связей, назначенных по крайней мере критическим работам. При реализации самых ответственных проектов можно поручить разработку предварительного варианта модели проекта двум независимым менеджерам (или командам менеджеров), что позволит сравнить оба варианта и прийти к согласованному решению, устранив причины расхождений. Потребность в ресурсах определяется теми же способами, что и продолжительность работ, с аналогичными замечаниями относительно надёжности результатов. Резерв в этом случае не предусматривается: он не снизит риски, а только увеличит простои ресурсов. Стоимостные показатели определяются: для трудовых ресурсов - согласно штатному расписанию, тарифным сеткам или расценкам, существующим на рынке труда; для других ресурсов — согласно эксплуатационным сметам, рыночным ценам или арендной плате, запрашиваемой владельцами данных или аналогичных ресурсов. Часто организации, занимающиеся управлением проектами, ведут собственные систематически обновляемые базы данных стоимостной информации.

 

1.3 Описание модели проекта средствами Microsoft Project

 

Прежде чем использовать Microsoft Project для разработки сетевого плана, необходимо ввести данные, описывающие  модель проекта. Программа Мicrosof Project предусматривает множество способов ввода модели проекта: вдиалоговом режиме при помощи мастеров (wizards); посредством диалоговыхокон; непосредственно в таблицы работ и ресурсов; с использованием диаграмм.

Ввод при помощи мастеров рекомендуется начинающим пользователям рограммы и здесь не рассматривается. Он более времяёмок, зато исключает пропуск необходимых данных. При желании вы можете ознакомиться с работой мастеров во время самостоятельной работы с программой. Основные формы представления данных в программе Microsoft Project следующие:

♦ график Ганта (View → Gantt chart);

♦ таблица ресурсов (View → Resource sheet);

♦ график PERT (View → Network diagram);

♦ календарь (View → Calendar; не путать с одноимённой структурой данных, хранящей сведения о распорядке рабочего дня).

Рис. 1. Форма представления  данных «График Ганта»²

 

График Ганта (рис.1) представляет собой диаграмму, по оси ординат которой откладываются наименования работ в установленном пользователем порядке (обычно — в порядке ввода), а по оси абсцисс — время. Каждая работа представляется полосой на графике, указывающей занимаемый ею период времени. Критические работы выделяются красным цветом. График Ганта представляет собой удобное средство отображения сетевого плана.

В программе Microsoft Project график Ганта всегда отображается в сочетании  с таблицей работ: её крайний левый  столбец — названия работ (Task Name) отображается на экране в качестве меток оси ординат графика Ганта.

 

Рис. 2. Таблица ресурсов³

Чтобы отобразить только таблицу  работ, следует переместить мышью границу между таблицей и графиком вправо до рамки окна программы; чтоб

отобразить только график, переместите границу в противоположном  направлении. В последнем случае вы не увидите на экране наименования работ; но если поместить указатель мыши на полосе, представляющей конкретную работу, иподождать полсекунды, программа выдаст название работы во всплывающей подсказке.

Перемещая границу, всегда можно  вернуть представление графика  Ганта к исходному состоянию или установить любую другую желательную пропорцию разделения окна между собственно графиком и таблицей работ.

Таблица ресурсов (рис. 2), в  отличие от таблицы работ, в программе Microsoft Project реализована в виде самостоятельной формы представления.

Рис. 3. График PERT⁴

График PERT (рис. 3) представляет собой отображение модели проекта  в форме графа, вершинам которого соответствуют работы, а дугам  — связи между ними. Каждая вершина представлена блоком, содержащим информацию о работе, детальность выдачи которой можно настраивать (команда Format Box контекстного меню). Как правило, график PERT весьма громоздок, из-за чего это представление используется сравнительно редко. Полезно бывает выдавать график PERT лишь для выбранной группы работ: тогда в нём легче разобраться.

Календарь (рис. 4) используется для удобного и компактного отображения  работ, выполняемых по состоянию  на конкретную дату. Календарь представляет собой диаграмму, по оси абсцисс  которой отложены дни, а по оси  ординат — недели. Каждой работе соответствует полоса, которая охватывает дни,  в течение которых работа должна выполняться. Ширину столбца, соответствующего дню недели, можно менять, перемещая мышью границу между любыми двумя столбцами.

 

Рис. 4. Форма представления  данных «Календарь»⁵

 

Семейство календарей проекта состоит из календарей трех видов: базовые, календари ресурсов и календари задач.

Базовый календарь – некоторая заготовка календаря, которая соответствует графику рабочего времени организации, подразделения, сотрудников, совместителей, подрядчиков, отдельных работ проекта. Один из базовых календарей (Стандартный) должен соответствовать наиболее распространенному в организации графику рабочего времени и используется как календарь по умолчанию.

Календарь ресурса – задает график работы отдельных исполнителей или групп исполнителей. Этот календарь должен учитывать конкретные особенности рабочего времени сотрудников: отпуска, командировки, отгулы, пропуски по больничным листам и т.п. В качестве календаря ресурса используется один из предварительно созданных базовых календарей.

Календарь задачи – индивидуальный календарь реализации некоторой задачи (работы) проекта, отличающийся от стандартного. Календарь задачи должен учитывать ее специфику и особенности. Он назначается из перечня предварительно созданных базовых календарей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практическое применение ПО  Microsoft Project в организации НАИС.

 

2.1Описание организации

 

Сегодня мы живем в эпоху  инноваций. Окружающий нас мир постоянно  изменяется под воздействием движущих сил. Экономика, широкомасштабные социальные и политические изменения, демографическая  ситуация, высокие технологии, появляющиеся на мировом рынке, а также развитие теории организации систем, все это  способствует появлению инновационных  решений (и наоборот, изменения являются следствием инноваций).

Предприятия должны уметь  прогнозировать изменения и реализовывать  инновации, таким образом, который  позволит им извлекать преимущества из происходящих изменений. Организационная  культура фирмы, в конечном итоге, определяет количество и тип проводимых инноваций.

Инновации необходимы для  того, чтобы предприятия имели возможность: оставаться в бизнесе; получать преимущество в конкурентной борьбе; повышать качество продукции и услуг; восхищать потребителей.

Инновационная деятельность в производстве и в обслуживании, в обработке и в эксплуатационных процедурах обязательна для успеха любого предприятия. Какой бы ни была инновация, она определяется будущими потребностями рынка и реализуется через соответствующий инновационный проект.

Компания НАИС является не большим и  развивающимся предприятием, численность работников которой  составляет до 150 человек. С помощью ПО Microsoft Project на предприятии реализуется контроль деятельности всех её работников путём ведения в данную программу заданий и выставление сроков их выполнения. Вследствие единства ПО управляющее звено компании имеет возможность просмотреть кто когда и сколько времени выполняет определённое задание и зная срок её выполнения имеет возможность своевременно запросить доклад/отчёт о выполнении поставленной задачи. Так же любой сотрудник управления имеет возможность рационального распределения поставленных задач внутри своего отдела, исключая их наложения одну на другую и «простой»(не задействование) рабочей силы. Так же вследствие наглядности происходящей деятельности управляющее звено может судить о личных качествах производительности сотрудников компании по временному фактору, выявлять лидеров и производить стимуляцию лидирования остальных, что является важнейшей чертой здорового и непрерывно совершенствующегося рабочего коллектива.