Табличный процессор Excel. Формат ячеек

    2. В верхней части меню Пуск выберите пункт Программы.

    3. В появившемся меню выберите  пункт Microsoft Excel 2002.  

1.4 Сохранение.

    Для сохранения рабочей книги выберите Файл ¨Сохранить (File¨Safe) или Файл ¨Сохранить как (File¨Safe As). Выберите диск и папку для размещения файла и замените своим именем (Excel автоматически добавит расширение XLS к имени файла). В дальнейшем для сохранения книги можете воспользоваться кнопкой Сохранить, командой Файл ¨Сохранить или же комбинациями клавиш <CTRL+S> либо   <SHIFT+F12>. 

1.5 Содержимое  книги.

    Рабочая книга – это файл продукт табличного процессора Excel.

    Каждая  рабочая книга обычно содержит три  листа рабочих таблиц – Лист 1 (Cheer 1), Лист 2 и Лист 3.

    На  каждом листе 256 столбцов и 65536 строк, если умножить 256 на 65 536, то получится, что на каждом листе рабочей таблицы составляет 16777216 пустых ячеек.

    Если  это недостаточно, то любая открытая рабочая книга состоит из трех листов рабочих таблиц, каждая из которых содержит 16777216 пустых ячеек. Поэтому при открытии файла Excel, в распоряжении оказывается 50331648 пустых ячеек. 

1.6 Переименование.

    Имена листов таблиц, которые открывает  программы Excel на ярлыках рабочей книги (от Листа1 до Листа3), является не очень подходящими. Можно легко переименовать лист рабочей таблицы.

    Для переименования ярлыка рабочего листа  нужно выполнить следующие действия:

    1) Дважды щелкнуть на ярлычке  рабочего листа или щелкнуть  на нем правой кнопкой мыши  и выбрать в контекстном меню Переименовать (Rename).

    2) При замене текущего имени  на ярлычке листа новым именем, а затем нажать клавишу <Enter>.  

1.7 Перемещение.

    Чтобы переместить листы рабочей книги  можно выбрать команду Переместить или скопировать (Move or Copy) из контекстного меню ярлычка рабочего листа. В списке Перед листом (Before Sheet) выбрать лист, перед которым необходимо поместить перемещаемый рабочий лист книги. Чтобы переместить лист, нужно поместить его перед выбранным в списке листом, надо щелкнуть на кнопке OK.

      

2. Ячейки.

    В файле Excel хранится книга, состоящая из нескольких связанных Листов, содержащих одну или нескольких Таблиц. Можно одновременно работать с несколькими файлами – обмениваться данными между книгами. Таблица состоит из ячеек, сгруппированных в строки, обозначаемые номерами, и столбцы, имеющие буквенные обозначения. Ячейка обозначается соответствующим именем столбца и номером строки, например F10 – её адрес. 

2.1 Диапазон  ячеек.

    Диапазон  в Excel называется прямоугольная часть таблицы (или часть строки, столбца, или целиком строка или столбец), задаваемая через двоеточие адресами противоположных по диагонали ячеек прямоугольника, например: В3:Е5. Строка целиком задается своим номером, а столбец – своим именем. Диапазоны используются для вычисления сумм и других сложных выражений. 

2.2 Выделение  диапазона с помощью мыши.

    Для выбора диапазона ячеек лучше  всего пользоваться мышью. Нужно  поместить указатель мыши на первую ячейку и, нажав кнопку мыши, надо перетащить его в нужном направлении.

    < Чтобы расширить блок по столбцам вправо, надо перетащить указатель вправо. По мере движения будут выделяться соседние ячейки.

    < Чтобы расширить блок по строкам вниз, надо перетащить указатель вниз.

    < Чтобы расширить блок вправо вниз одновременно, необходимо перетащить указатель по диагонали по направлению к ячейке, расположенной в правом нижнем углу выделяемого блока. 
 

2.3 Автоматический  выбор ячеек.

    В Excel предусмотрено автовыделение – это действительно быстрый способ выбора всех ячеек блока данных, в котором отсутствуют пустые ячейки. Чтобы воспользоваться автовыделением, надо выполнить следующие действия.

    1) Чтобы выбрать первую ячейку  блока, нужно щелкнуть на ней.

    2) Имеется в виду ячейка, расположенная  в левом верхнем углу блока.

    Удерживая клавишу <Shift>, дважды щелкнуть кнопкой мыши на правой или нижней границе выбранной ячейки.

    3) Дважды щелкнуть на правой  границе выбранного блока, если  он состоит только из одного  столбца таблицы данных.

    4) Дважды щелкнуть на нижней границе выбранного блока, если он состоит только из одной строки данных. 

2.4 Копирование.

    Копирование выделенного  диапазона с помощью команд Копировать и Вставить выполняется аналогично перемещению диапазона. После выделения копируемый диапазон можно поместить в буфер обмена для последующего использования множество способов.

    Можно щелкнуть на кнопке Копировать стандартной панели инструментов, выбрать команду Копировать из контекстного меню ячейки; Меню Правка ªКопировать либо использовать комбинацию клавиш <CTRL+C>

    Для завершения копирования нужно щелкнуть кнопку Вставить из меню Правка или контекстного меню ячейки, либо нажать клавиш <CTRL+V> 

    2.5 Редактирование.

    Для редактирования введенной в ячейку информации нужно дважды щелкнуть на этой ячейки или поместить на нее  табличный курсор и нажать <F12>. В результате Excel установит курсор в конец записи этой ячейки. Завершив редактирование, надо щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул или нажать клавишу <Tab> или <Enter>.  

2.6 Очистка.

    Чтобы избавиться только от содержимого ячеек, а не от самих ячеек, необходимо отметить нужный диапазон и нажать клавишу <Delete> либо выбрать команду Правка ª Очистить ª Содержимое (Editª Clearª Contents Del).

 

2.7 Удаление  ячейки.

Чтобы удалить  блок ячеек, а не только очистить его  от содержимого, надо отметить этот блок и выбрать команду Правка ª Удалить (Edit ª Delete) или Удалить из контекстного меню ячейки или из меню. В результате появится диалоговое окно Удаление ячеек. Переключатели в этом окне используются для того, чтобы указать, как должны сдвигаться соседние ячейки для заполнения дыр после удаления.  
 

3. Формат ячеек.

    С помощью команды Формат ª Ячейки (Format ª Cells) (или воспользовавшись комбинацией клавиш <Ctrl+1>) можно с легкостью применить к выбранному диапазону целый набор различных стилей форматирования. После выполнения этой команды диалоговое окно Формат ячеек, которое содержит 6 вкладок:

    < Число (Number)

    < Выравнивание (Alignment)

    < Шрифт (Font)

    < Рамка (Border)

    < Вид (Patterns)

    < Зашита (Protection)  

3.1 Числовые  форматы.

    По  способу ввода чисел в рабочую таблицу Excel определяет назначенный для них числовой формат.

    < При вводе в ячейку денежного значения с символом денежной единицы (установленной по умолчанию) и двумя цифрами после десятичной точки Excel присваивает этой ячейки и ее содержимому числовой формат Денежный (Currency).

    < При вводе в ячейку величины в процентах (целого числа с символом процента (%) и без цифр после запятой) Excel присвоит этой ячейке и ее содержимому числовой формат Процентный (Percentage).

    < При вводе даты в соответствии с одним из встроенных в Excel форматов для ввода дат, например 19.02.99 или 19-фев-99, ячейки и ее содержимому будет присвоен формат Дата (Date) (он определяет способ записи даты, а также специальное числовое значение, собственно определяющее эту дату). 

3.2 Денежный  формат.

    Поскольку данные большинства рабочих таблиц относятся к финансовой сфере, возможно для этого надо использовать формат Денежный чаще других. Применить этот формат легко, поскольку на панели форматирования предусмотрен соответствующий инструмент; он так и называется – Денежный формат. Этот формат добавит знак денежной единицы, разделитель разрядов (запятая, пробел или другие) и два десятичных знака к каждому числовому значению в выделенном блоке ячеек. Если в блоке есть отрицательные значения, в денежном формате они могут быть заключены в круглые скобки и отображены красным цветом на экране цветного монитора.

    Для применения денежного формата выбраны  только ячейки с итоговыми значениями. Затем, чтобы отформатировать их просто нужно щелкнуть на кнопке Денежный формат, расположенной на панели инструментов форматирования. 

3.3 Формат  разделитель.

    Формат  С разделителем групп разрядов (Comma Style) является хорошей альтернативной формату Денежный.

    В этом формате можно установить, чтобы отображались две цифры после десятичной точки, а отрицательные числа заключались в круглые скобки и отмечались красным цветом. Единственное отличие данного формата от денежного – отсутствия знака денежной единицы. Формат С разделителем групп разрядов идеален для тех таблиц, где и так ясно, что числовые значения выражаются в рублях (значит отпадает необходимость показывать букву р. (или другой знак денежной единицы) в каждой ячейки). Этот формат часто используется и для представления больших чисел (необязательно имеющих отношение к деньгам).

    Формат  С разделителем групп разрядов показана после форматирования соответствующих ячеек (кроме ячеек с итоговыми значениями) в данном формате. Чтобы это сделать на отмеченном блоке, надо щелкнуть на инструменте Формат с разделителем, расположенном на панели инструментов форматирования.

    В этом формате происходит выравнивание значений. Более того, надо обратить внимание, как числа, представленные в «формате с разделителем», идеально сочетаются с числами в денежном формате. А если присмотреться, можно заметить, что отформатированные значения больше не упираются в правые границы своих ячеек – они слегка сдвинуты влево. Промежуток между последней цифрой и границей ячейки образован для размещения там круглой скобки в случае появления отрицательного значения, чтобы не нарушить выравнивание по десятичной точки. 

    3.4 Процентный формат.

    Во  многих таблицах содержатся величины в процентах, выражающие, например, процентные скобки, текста роста, инфляции и т.д. Чтобы ввести в ячейку величину в процентах, надо поместить после числа знак процента. Например, чтобы указать процентную ставку в размере 13%, нужно ввести 13%. Excel установит для этой ячейки формат Процентный, одновременно разделит в веденное значение на 100, а затем поместит результат в ячейку (в данном случае – 0,13).

    Не  все величины в процентах вводятся в рабочую таблицу таким способом. Некоторые из них могут вычисляться по формуле и возвращаться в свои ячейки в виде обычных десятичных чисел. В подобных случаях надо самим назначать процентный формат, чтобы перевести вычисленные десятичные значения в проценты (умножая десятичные значения на 100 и добавляя в конце знак %).

    В рабочей таблице есть несколько  вычисленных по формулам величин  в процентах, которые нужно отформатировать. Рассматриваемые значения показаны после того, как они были представлены в формате Процентный. Чтобы это сделать, просто надо выделить нужные ячейки и щелкнуть на кнопке Процентный формат, расположенный на панели инструментов форматирования.