Сводные таблицы в Microsoft Office Excel 2007

В созданной сводной таблице не используется поле Региональные представители. Здесь в область Значение помещено поле Регион. Но, поскольку в данном случае подсчитывается количество, точно такая же сводная таблица будет получена, если в эту область поместить любое другое поле из таблицы дачных.

На рис13 показана та же сводная таблица, в которую внесены некоторые изменения.

Рисунок 13

• В область Значения еще раз помещено поле Регион и для этого поля в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления выбрана операция Доля от суммы по столбцу.
• Изменены названия столбцов в сводной таблице: введены названия Количестве и Процент вместо длинных заголовков, заданных по умолчанию.

Группировка элементов  сводной таблицы

В сводных таблицах предусмотрено  удобное средство, которое позволяет  группировать определенные элементы полей. Можно группировать элементы полей, которые помещены как в область Названия столбцов, так и в область Названия строк. Excel предлагает два способа группирования элементов полей сводной таблицы.

• Вручную. После создания сводной таблицы выделите элементы, которые предполагается объединить в одну группу, и выберите команду Работа со сводными таблицами→ Параметры→ Группировать→ Группировать по выделенному. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенных элементах и выбрать в контекстном меню команду Группировать.
• Автоматически. Если элементами поля являются числовые значения или значения дат или времени, то сгруппировать их можно автоматически с помощью диалогового окна Группирование. Выделите любой элемент поля, которое помещено в область Названия столбцов или Названия строк, и выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Группировать→Группировать по выделенному. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на любом элементе поля и выбрать в контекстном меню команду Группировать. В обоих случаях Excel отобразит диалоговое окно Группирование.

Пример группирования  вручную

На рис14 показана сводная таблица из предыдущего раздела, в которой из элементов поля Регион, помещенного в область Названия строк, созданы две группы. Для создания первой группы при нажатой клавише <Ctrl> выделены элементы Западные области, Москва и Поволжье. Затем из контекстного меню выделенных элементов выбрана команда Группировать. Эти же действия были повторены для оставшихся элементов поля Регион (т.е. они были выделены и затем выбрана команда Группировать). Таким образом были сформированы две группы элементов. Затем названия групп, присваиваемые по умолчанию (Группа 1 и Группа 2), были заменены более осмысленными (Западные регионы и Восточные регионы).

Изменен стиль сводной  таблицы, в частности, применена  опция Чередующиеся столбцы, что визуально отделяет столбцы со значениями количества от столбцов со значениями процентов.

Вручную можно создать  любое количество групп и даже группы групп.

Просмотр сгруппированных  данных

Excel располагает большими возможностями для различного отображения сводной таблицы. Предлагаю поэкспериментировать с этими возможностями, которые представлены командами на ленточной вкладке Работа со сводными таблицами→Конструктор. Каких-либо особых правил применения этих команд не существует — пробуйте, дерзайте и смотрите, что получится в итоге. Предлагаю попробовать различные стили сводных таблиц в сочетании с чередующимися столбцами и строками.

На рис15 показана наша сводная таблица, в которой использованы различные опции для отображения промежуточных итогов, общих итогов и применены разные стили.

Автоматическое  группирование

Если поле содержит числовые значения, значения дат или времени, то в этом случае Excel может автоматически создать группы элементов этого поля. Ниже показаны два примера автоматического создания групп.

Группирование по датам

На рис. 16 показана простая таблица с двумя полями: Дата и Продажи. Таблица состоит из 730 строк и охватывает даты от 1 января 2 005 года до 31 декабря 2006 года. Наша цель — обобщить данные о продажах по месяцам.

На рис. 17 показана сводная таблица, созданная на основе этих данных. При создании сводной таблицы поле Дата помещено в область Названия строк, а поле Продажи — в область Значения. Нетрудно заметить, что полученная сводная таблица в точности совпадает с исходной таблицей данных, поскольку даты еще не сгруппированы.

Для группирования элементов поля Дата по месяцам щелкните на любой дате в сводной таблице и выберите команду Работа со сводными таблицами^→ Параметры^→ Группировать^→Группировка по полю. (Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на любой дате в сводной таблице и выбрать в контекстном меню команду Группировать.) Откроется диалоговое окно Группирование. В этом окне в списке С шагом выберите Месяцы и Годы и введите правильные начальную и конечную даты. Щелкните на кнопке ОК, и Excel сгруппирует даты п о месяцам и годам, как показано на рис18.

Если в диалоговом окне Группирование указать, что группировать следует только по месяцам, то одинаковые месяцы разных годов также будут объединены вместе.

Например, в этом случае элемент авг будет отображать сумму продаж за август 2005 и 2006 гг.

На рис. 19 показана та же сводная таблица, в которой даты сгруппированы по кварталам и годам.

Группирование значений времени

На рис.20 в столбцах А:В показан набор данных, где в каждой строке приведено значение времени, возрастающее на одну минуту от строки к строке, и числовые показания некоего прибора. Таблица данных содержит 1 440 строк, по одной минуте на строку, что охватывает 24 часа, т.е. целые сутки. В сводной таблице значения времени сгруппированы по часам.

При создании сводной таблицы  сделаны некоторые установки.

• В область Значения трижды помещено поле Показания. С помощью диалогового окна Параметры поля значений указано, что должно вычисляться среднее, минимальное и максимальное значения поля Показания.