Содержание

Введение

 

            В настоящее время развитие  компьютерных технологий позволяет  решать широчайший круг задач, как в домашнем применении, так и в области бизнеса. На мировом рынке программных продуктов пользователям предлагаются специализированные программы и целые интегрированные пакеты программ, отвечающие все возрастающим запросам их потребителей.

       Предположим, что фирма хочет  представить свою продукцию группе потенциальных заказчиков.  Соответственно, представители фирмы  должны  рассказать как можно больше интересного о своём товаре: о том, как давно  работает фирма на рынке, о связях с другими компаниями в своей стране и за рубежом,  о  том, как развивается предприятие. Другими словами, фирма должна убедить аудиторию в том, что она надежный и солидный партнер, что в процессе совместной работы у заказчика не возникнет никаких проблем. От того, как представители фирмы справятся с этой задачей, естественно, будет зависеть и коммерческий успех предприятия.

            В Microsoft Office есть превосходное средство — Power Point. С помощью этой программы можно подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана.

         Power Point  создает файл презентаций,  который имеет расширение имени  РРТ и содержит набор слайдов.  Программа предоставляет пользователю  большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму.  Кроме того, в программе можно изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание.  Благодаря этим и другим возможностям PowerPoint завоевывает все большее число пользователей, отдающих предпочтение данному приложению.

1. Общие сведения  о презентации

 

       Презентация - это целенаправленный информационный процесс, решающий свои задачи. Формы презентации могут быть самые разные: на выставочном стенде, при контакте с покупателем при личной продаже или в магазине, в лекционной аудитории, по телевидению или радио и т.д. В любом случае презентация - это коммуникационный процесс со всеми его основными элементами.

       

       Рис. 1

       Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед современной весьма требовательной аудиторией.

       Разработчики PowerPoint исходили из предположения, что данной программой пользуются не каждый день и поэтому программа должна быть предельно понятной для пользователя и простой в эксплуатации. PowerPoint предоставляет широкий выбор готовых решений, обеспечивая создание высокопрофессиональных презентаций, которые ранее могли быть созданы только профессионалами

       Слайд - логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки  в виде единой композиции *.

       В составе слайда могут присутствовать следующие объекты:

• заголовок и подзаголовок
• графические изображения (рисунки)
• таблицы
• диаграммы
• организационные диаграммы
• тексты
• звуки
• маркированные списки
• фон
• колонтитул
• номер слайда
• дата
• различные внешние объекты

2. Особенности PowerPoint

 

 

       Программа Microsoft PowerPoint  предназначена для  создания презентаций с использованием упорядоченного набора слайдов, позволяющего графически пояснить выступление на конференции, прокомментировать лекционный материал и т. п. Существует ряд способов создания новой презентации. Первый способ - с помощью мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением. Другой способ создания презентации состоит в выборе шаблона оформления, определяющего ее композицию, но не включающего содержание. Можно также начать со структуры, импортированной из другого приложения, такого как Word, а также с пустой презентации, в которой не задано ни оформления, ни содержания.

2.1 Создание презентации  с помощью Мастера автосодержания.

 

            После щелчка на пиктограмме  Power Point  в панели Microsoft Office  появляется  главное окно программы и диалоговое  окно   Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет нам в дальнейшей работе над презентацией.  Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а, нажав кнопку ОК — закрыть окно. После закрытия диалогового окна  Power Point  предложит несколько путей создания презентаций: с  использованием Мастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем возможность открыть файл уже существующей презентации.

         

       Рис. 2

       В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные характеристики своей презентации.

       Во  втором окне, окне ввода данных для  оформления титульного слайда,  можно ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде.

       Наиболее  важным является третье окно Мастера  автосодержания, окно выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:

• рекомендация стратегии;
• продажа продукта, услуги или идеи;
• обучение;
• отчет о достижениях;
• сообщение о плохих новостях и др.

            Например, мы выбираем тип Продажа  продукта, услуги или идеи. В содержании мы можем рассказать о преимуществах  продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т.д.

            Если же в этом окне подходящей темы для нас не нашлось, нужно нажать кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали шаблон презентации, то после нажатия кнопки Далее попадаем в последнее окно Мастера автосодержания. В противном случае в четвертом окне мы можем выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом окне мы выбираем способ выдачи презентации и указываем, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, в шестом окне Power Point сообщает нам, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей папке, вызвав команду Сохранить меню Файл.

2.2 Представление информации на экране.

 

            Power Point предоставляет пользователю  возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости оттого, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

             1.  Вид слайдов  наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

             2.  Вид структуры  следует  устанавливать для работы над  текстом презентации. В этом случае, возможно, просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

             3.  Вид сортировщика слайдов  наиболее удобен для добавления  переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

            4.  Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.

            5. Демонстрация используется для  того, чтобы увидеть результаты  работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран.

    Рис. 3

2.3 Работа с образцами

 

       Вид  презентации будет лучше, если оформить все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна.  Поэтому в  Power Point  существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами.

       Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать  в меню Вид команду Образец, а в открывшемся подменю  — элемент презентации, образец которого  мы хотим исправить по-своему усмотрению.

         Для слайдов в меню предназначены  две команды — Образец слайдов  и Образец заголовков. Вторая  команда применяется для определения  образца титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется образцом слайдов.

       При выборе команды Образец слайдов  видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец. Мы можем установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент.

       Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах.

       Таким образом, в Power Point  можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

2.4 Создание презентаций «с нуля».

 

       Если  мы закрыли диалоговое окно, которое  открывается при вызове Power Point, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для создания новой презентации нам придется вызвать команду  Создать из меню Файл.  После этого на экране появится окно Создать презентацию с активным разделом  Дизайны презентаций.

Рис. 4

       В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение.  Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно Создать слайд.

       В области Выберите авторазметку можно определить авторазметку для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки  на экране появится новый слайд, содержащий заглушки.

       Окно  для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).

       Вернемся  опять к окну Создать презентацию. Если активизировать панель Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон презентации.

       Теперь  активизируем раздел Общие. Мы увидем список шаблонов Power Point, которые содержатся в папке  MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь  находится только шаблон Новая презентация.

       Выполним  щелчок в этом шаблоне, в результате на экране появится окно Создать слайд. Выберем двойным щелчком нужный вид слайда, после чего слайд появится на экране. Однако он не будет иметь художественного оформления, и мы можем самостоятельно полностью разработать его дизайн.

2.5 Ввод  и оформление  текста

 

       Создавая  презентацию с помощью Мастера автоформы, мы уже вводили текст непосредственно в слайд. Однако во многих случаях работать с текстом гораздо удобнее, если презентация представлена в виде структуры. В этом случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой текст.