Пользователь  имеет возможность разработать  отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

      Создание  итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки . В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.

      На  экране появится отчет. Его можно  просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув  по листу) и перелистывая страницы в  нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

4. Руководство пользователя

      При запуске базы данных автоматически  откроется Главная кнопочная форма (Рис. 16). На ней представлены кнопки:

      

     Рис. 16 Главная кнопочная форма

• Продажа – необходима для открытия формы продажи товара;
• Отчеты – открывает одноименную кнопочную форму Отчеты;
• Ввод данных – открывает одноименную кнопочную форму;
• Техника – открывает форму Техника;
• Выход – служит для закрытия БД.

      Для использования БД необходимо ввести данные. Для добавления записи на формах представлены кнопки добавления записи . Данные разбиты на главные (таблица Техника), основные (представлены на кнопочной форме Ввод данных) и базисные (представлены на кнопочной форме (Рис. 17), открываемой из кнопочной формы Ввод данных путем нажатия на кнопку Базисные данные). Для работы необходимо ввести базисные данные (формы Названия техники, Поставщики и Производители). Для выхода из формы служит кнопка . Затем необходимо вернуться с помощью кнопки Назад в кнопочную форму Ввод данных.

      

     Рис. 17 Базисные данные

      После ввода базисных данных необходимо ввести основные данные при помощи форм Партии товара и Покупатели, открываемых одноименными кнопками на форме Ввод данных (Рис. 18). При этом ранее введенные базисные данные необходимы для заполнения .

      

     Рис. 18 Ввод данных

      После ввода данных необходимо заполнить  таблицу Техника. Выполняется данная операция при помощи одноименной формы, открываемой кнопкой Техника в Главной кнопочной форме.  После выполнения всех описанных операций можно приступать к торговле.

      Для продажи товара продавцу необходимо:

1. Убедиться, что данный товар присутствует на складе при помощи одного из отчетов: Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели) и Количество техники на складе (по названию). Для открытия одного из данных отчетов необходимо выполнить следующую последовательность действий: Главная кнопочная форма ® Отчеты ® Склад, и в открывшейся кнопочной форме выбрать необходимый отчет. При этом отчеты по модели и по названию выводят только ту технику, название или модель которой указали при открытии отчета.
2. Проверить наличие покупателя в списках покупателей, и при необходимости добавить его при помощи формы Покупатели.
3. Открыть форму Продажа. Так как данная форма представляет собой основное средство для работы магазина, разрешено только добавление записи.
4. Заполнить данную форму.
5. При необходимости распечатать отчет Счет, расположенный на кнопочной форме Отчеты.

      Для анализа эффективности работы магазина был разработан рая отчетов:

• Пятерка популярной техники – выводит пять наиболее продаваемых товаров;
• Продажа техники по датам – выводит количество техники и сумму, вырученную за определенную дату;
• Количество проданной техники за день – выводит количество проданной техники по датам;
• Сумма потраченная покупателем – выводит общую сумму, потраченную покупателем;

      Все описанные выше отчеты открываются  со страницы Отчеты. 
 
 
 
 
 
 

      Заключение

      Нами были опробованы и использованы основные метода и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

      Из  проделанной работы я узнал:

• Как создаются базы данных
• Основные принципы работы с ними
• Формирование таблиц
• Формирование запросов
• Формирование форм
• Формирование отчетов.

         Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для магазина, разработчик должен ориентировать её в первую очередь на продажу.

        А также закреплены знания и умения по дисциплине «Системы баз данных» 
 
 
 
 

      Список используемой литературы

 

1. Иллюстрированный  самоучитель по Access2002: электронный учебник, 2004.
2. Введение в системы баз данных» К.2000г.
3. Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице  http://office.microsoft.com/ruru/access/FX100646931049.aspx?CTT=96&Origin=CL100570041049

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Приложения