Создание базы данных в среде СУБД MS Access

      МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ 

      И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН 

      КАЗАХСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

        им. Т. Рыскулова  
 
 

      Кафедра «Прикладная  информатика»

Курсовая  работа

 

      по дисциплине  “Системы баз данных”

на  тему                «Создание  базы данных в среде СУБД MS Access» 
 
 

      Выполнил:

      студент  2 курса,

      205 группы, ИС,

      Садырбаев О. Е. ,

      Проверила: Неверова Е. Г. 

        Отметка о допуске к защите  
 
 
 
 
 
 

      Алматы, 2009

      Содержание

       Приложения 26 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

      Цель  данной курсовой работы- создание базы данных в СУБД MS Access.

      Задачи  курсовой работы:

1. Изучение основных процессов в деятельности магазина на примере

      расчёта с клиентами в магазине бытовой техники  «Электрон».

2. Создание таблиц
3. Создание запросов
4. Создание форм
5. Создание отчетов

      Созданная программа обладает рядом достоинств:

1. Автоматизация необходимых расчётов
2. Легкий способ ввода или удаления товара или клиента
3. Наличие в форме «Товары» цветных изображений товара
4. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и оригинальными кнопочными формами
5. Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным категориям
6. Наличие подробного описания предназначения и работы программы

1. Постановка задачи

      Разработать базу данных (БД) «Магазина бытовой техники «Электрон»», позволяющую вести:

• учет товара;
• учет поступлений товара на склад;
• учет продаж товара различным покупателям;
• счета.

     Основные требования  к БД по функциональному набору:

      Требования по учету

• пополнение базы данных в связи с поступлением новой техники;
• учет количество товаров на складе;
• составление отчетов по состоянию товаров, таких как выручка и популярность товаров;
• подсчет суммы покупок клиента.

       Требования по продаже

• возможность быстрого поиска товара для продажи и организации счета;
• наличие удобных форм для продажи.

2. Проектирование  базы данных

      При создании данной базы данных были выделены три сущности: товары (техника), покупатели и счета. Для нормализации БД были выделены следующие таблицы – сущности: производители, названия техники, партии товара, поставщики, а так же сводная таблица – сущность продажа. Связь между этими сущностями отображена в пункте 1.3.3. При этом каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

3. Создание  базы данных

1. Краткая характеристика СУБД MS ACCESS

      Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

• Таблицы – содержат данные.
• Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.
• Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.
• Страницы – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью броузера Internet Explorer.
• Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.

      Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически.

2. Создание  таблиц

      Реляционные БД представляют связанную между  собой совокупность таблиц-сущностей  базы данных (ТБД). Связь между таблицами  может находить свое отражение в  структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

      При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

      Одно  из важнейших достоинств реляционных  баз данных состоит в том, что  можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

      Для решения поставленной задачи принята  схема базы данных, представленная на Рис. 1. Для открытия схемы данных необходимо выбрать команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.

     Рис. 1 Схема данных

      Составляющими базу данных являются восемь таблиц, из них три основные:

1. техника – содержит информацию о товарах;
2. счета – содержит информацию о счетах;
3. покупатели – содержит информацию о покупателях;

      и пять второстепенных:

4. производители – содержит названия производителей;
5. названия техники – содержит названия товаров;
6. партии товара – содержит информацию о партиях;
7. поставщики – содержит названия поставщиков;
8. продажа – содержит информацию о проданном товаре;

      Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:

1. открыть базу данных;
2. на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;
3. ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;
4. изменить свойства полей, если это необходимо;
5. выбрать ключевое поле, если это необходимо;
6. выполнить «Файл»®»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
7. закрыть таблицу.

      Ниже  описана структура основных таблиц Техника и Счета. 

      Таблица «Техника» предназначена для однозначной идентификации товара номером и хранения данных о товаре. Структура таблицы представлена в Таблица 1.

Таблица 1 Структура таблицы «Техника»

      Вид таблицы «Техника» представлен  на Рис. 2.

     Рис. 2. Вид таблицы «Техника»

      Таблица «Счета» предназначена для идентификации счета номером и хранения данных о выписанных счетах. Структура таблицы представлена в Таблица 2.

Таблица 2 Структура таблицы «Счета»

      Вид таблицы «Счета» представлен  на Рис. 3.

      

     Рис. 3 Вид таблицы «Счета»

      Второстепенные  таблицы были созданы для уменьшения избыточности данных, путем выделения общих частей из основных таблиц. Создание данных таблиц полностью идентично созданию основных таблиц.

3. Установка связей между таблицами

      Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.

      Одновременно  с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы (Рис. 4), из которого выбираются таблицы, между которыми создаются связи.