Современные текстовые процессоры и их возможности

Современные текстовые процессоры и их возможности

Текстовый процессор - прикладное программное обеспечение, используемое для создания текстовых документов. Что можно делать с помощью текстового процессора?

Набирать текст;

Сохранять текст на диск и загружать текст с диска;

Редактировать (изменять);

Выбирать шрифт и его размер;

Выводить текст на печать, желательно с предварительным просмотром страниц (WYSWIG).

Осуществлять поиск и поиск  с заменой;

Возможность загружать большие  документы;

Возможность одновременного просмотра нескольких документов (многооконный режим);

Наличие буфера для переноса фрагментов документа внутри окна и между  окнами (создавать новые статьи с  помощью чужих);

Форматировать текст - это оформлять  страницу текста. Форматировать документ - это значит:

задавать поля;

задавать абзацы и отступы;

задавать выравнивание текста (по левому, по правому краям, по центру, по ширине (по обоим краям));

задавать межстрочный интервал;

задавать колонтитулы;

задавать нумерацию страниц;

задавать размер страниц;

располагать текст в нескольких колонках;

Вставлять в текст графические  изображения, таблицы, формулы и  т.д.;

Осуществлять проверку орфографии.

В текстовых редакторах существует понятие стиля. Стиль это своего рода команда, позволяющая одновременно применить все заданные для данного стиля особенности форматирования к указанной части текста (минимум - абзацу):

шрифты;

сдвиги от левого и правого краев;

межстрочное расстояние;

выравнивание краев;

отступы;

разрешение или запрещение переносов.

Наиболее известные интегрированные пакеты:

Microsoft Office. В этот мощный профессиональный пакет вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Мало того, все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Microsoft Works -- это очень простой и удобный пакет, объединяющий в себе текстовый редактор, электронные таблицы и базы данных, а также телекоммуникационные средства для соединения с другими компьютерами по телефонным линиям. Пакет ориентирован на людей, не имеющих времени осваивать сложные продукты, на начинающих пользователей, а также на домашних пользователей.

Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

В этой главе рассматриваются понятия, методы и приемы, относящиеся к  созданию текстовых документов с  помощью персонального компьютера. Условно (из чисто методических соображений) мы выделим две группы создаваемых документов - простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие).

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных  текстовых документов, - текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.

Приемы работы с текстами в процессоре MicrosoftWord

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

· создание документа;

· ввод текста;

· редактирование текста;

· рецензирование текста;

· форматирование текста;

· сохранение документа;

· печать документа.

Создание документа

В текстовом процессоре Word принято  использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона  или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

· выбор и изменение гарнитуры  шрифта;

· управление размером шрифта;

· управление начертанием и цветом шрифта;

· управление методом выравнивания;

· создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

· управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта. При выборе гарнитуры  шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:

· Выбор гарнитуры шрифта действует  на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует  на весь вводимый текст до очередной  смены гарнитуры.

· Особенность текстовых процессоров Microsoft Word 97 и Microsoft Word 2000 состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат > Шрифт).

На вкладке Шрифт выбирают:

· гарнитуру шрифта;

· его размер (измеряется в полиграфических  пунктах);

· вариант начертания;

· цвет символов;

· наличие подчеркивания;

· характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует  иметь в виду, что существует две  категории шрифтов: с засечками  и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории - шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках - их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется  использовать для заголовков в технических  текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными, Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так  называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier.

При выборе размера шрифта руководствуются  назначением документа, а также  вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой  книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер - 14 пунктов (факсимильные документы часто воспроизводятся с искажениями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения).

Настройка метода выравнивания.

Все последние версии текстового процессора MicrosoftWord поддерживают четыре типа выравнивания:

по левому краю;

по центру;

по правому краю;

по ширине.

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат > Абзац > Отступы и интервалы > Выравнивание. Избранный метод  действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа. Так, например, для Web-страниц нет смысла выполнять выравнивание по ширине, поскольку все равно неизвестна ширина окна броузера, в котором документ будет просматриваться, однако выравнивание по центру использовать можно.

Для документов, передаваемых на последующую  обработку, все методы выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для  печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основной метод выравнивания - по левому полю.

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

· величина отступа слева (от левого поля);

· величина отступа справа (от правого  поля);

· величина отступа первой строки абзаца ("красная строка");

· величина интервала (отбивки между  абзацами) перед абзацем и после него.

Средства создания маркированных  и нумерованных списков. Специальное  оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в  художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в Web-документах оно используется очень широко. В Web-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат > Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа "*". По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ "*" автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например "1.", "2." и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, представленные на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.

В этой главе мы рассмотрим приемы создания комплексных текстовых документов, содержащих специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).

Ввод  формул

В программе Microsoft Word таким средством  является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый  документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа.

Запуск  и настройка редактора формул

Для запуска редактора формул служит команда Вставка > Объект. В открывшемся  диалоговом окне Вставка объекта  следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 - откроется специальная панель управления Формула. При этом строка меню текстового процессора замещается строкой меню редактора формул.

Панель  инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего  ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором.

Ввод  и редактирование формул завершается  нажатием клавиши Esc или закрытием  панели редактора формул. Можно также  щелкнуть левой кнопкой мыши где-либо в поле документа вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее ее можно переместить в любое иное место документа через буфер обмена (CTRL+X - вырезать; CTRL.+V - вставить). Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается окно редактора формул.

Работа  с таблицами

Текстовый процессор Microsoft Word обладает гибкими  и мощными средствами создания таблиц как для печатных, так и для электронных документов. Три основные средства создания таблиц - это:

кнопка  Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;

диалоговое  окно Вставка таблицы (Таблица > Добавить таблицу);

средство  рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица > Нарисовать таблицу).

Создание  таблиц

Кнопку  Добавить таблицу используют для  создания простейших таблиц небольшого размера. Созданные таким методом  таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в  них количество строк и столбцов командами меню Таблица > Добавить.

Команду Таблица > Добавить > Таблица используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка  таблицы, в котором задают число  строк и столбцов, а также ширину столбцов. Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включается режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут эластично форматироваться в соответствии с имеющимся содержанием. Режим автоподбора задают соответствующим переключателем:

· постоянная ширина - общая ширина таблицы равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов (режим удобен при создании печатных документов);

· по содержимому - ширина каждого столбца  пропорциональна объему данных, содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора);

· по ширине окна - специальный режим  для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы  происходит не в момент ее создания, а во время просмотра).