Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Февраля 2011 в 14:07, контрольная работа
Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных.
1.Концепция построения систем автоматизации документооборота……………………………….....3
2.Понятие документооборота………………………………………………………………….......……..4
3.Общие требования к системе документооборота…………………………………………………......6
4.Обзор рынка программных средств………………………………………………………………...….7
5.Система электронного документооборота ДЕЛО…………………………………………………....10
6.Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………………..… 12
7.Система электронного документооборота Optima WorkFlow……………………………………... 15
8.Список литературы………………………………………………………………………………….... 16
Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.
Территориально-
К
системам средней ценовой категории
можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот".
Причем внедрение системы "ДЕЛО",
последовательно поддерживающей все
стандарты российского
Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.
Выше уже были рассмотрены функциональные возможности наиболее распространенных на рынке систем электронного документооборота и их ценовой анализ систем (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требует настройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем. Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес).
В
крупных компаниях и
5.
Система электронного
документооборота ДЕЛО
Исторически
в учреждениях России и стран
СНГ сложилась единая и строго
регламентированная методика организации
работы с документами. Современные
технологии электронного документооборота
позволяют существенно
Это
комплексное решение, реализующее
смешанный, бумажно-электронный
«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа над проектами документов
Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
1. создание РК
проекта документа, в том
2. изменение
проекта с сохранением
3. согласование проекта документа;
4. утверждение проекта документа;
5. регистрация
документа, созданного на
При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.
Регистрация документов
Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.
Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.
Контроль исполнения
В
системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения
документов. На контроль может ставиться
как исполнение резолюций, так и исполнение
документа в целом. При этом автоматически
отслеживаются сроки исполнения, особо
выделяются контролируемые документы
и документы с истекшими сроками исполнения.
Возможно формирование напоминаний исполнителям
и сводок об исполнении контрольных документов.
6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
Для обеспечения
конфиденциальности работы с документами
всем сотрудникам даются права доступа
в соответствии с их должностными обязанностями
и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские
роли и указывать их вместо конкретных
исполнителей, что позволяет организовать
работу в режиме временного или постоянного
замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей,
криптографическое шифрование и применение
ЭЦП при согласовании документов полностью
исключает вероятность несанкционированного
доступа.
Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.
Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.
При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.
В состав системы входят следующие модули:
Дополнительно в систему могут входить:
Основными функциями системы являются:
Информация о работе Современные программные средства электронного документооборота