Системы управления базами данных

Оглавление

Введение3

Цель и постановка задания5

Инструкция разработчика базы данных6

Список литературы16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных и работать с ними. Microsoft Access является реляционной базой данных, позволяющей пользователю вводить, редактировать, просматривать и распечатывать информацию. С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic for Applications (VBA).

Одним из достоинств Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими программами пакета Microsoft Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

СУБД Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и других элементов базы данных), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц. Таблицы можно связывать или импортировать из других баз данных (dBase, FoxPro, Paradox) и электронных таблиц (Microsoft Excel).

В файлах Access могут храниться не только текстовые и числовые данные, но и объекты интерфейса, запросы, отчеты и программный код. Благодаря этой уникальной технологии можно создавать приложения, целиком содержащиеся в одном единственном файле с расширением *mdb (*accdb).

СУБД Access состоит из следующих элементов:

• Таблицы – основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Таблицы состоят из полей (столбцов) и записей (строк). Реляционная база данных позволяет связывать таблицы между собой.

• Запросы позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

• Формы предназначены для просмотра, ввода, удаления и корректировки данных, содержащихся в таблицах и запросах. В формы можно вставлять рисунки, диаграммы, видеоинформацию.

• Отчеты дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты.

• Макросы выполняют одну или несколько операций автоматически.

• Модули представляют собой процедуры, написанные на языке программирования VBA. Используются для создания собственных функций, предназначенных для использования в формах, отчетах, запросах, а также могут связываться с определенными событиями и выполняются при их наступлении.

• Страницы – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, язык разметки гипертекста), которые позволяют отображать и редактировать данные Access в Web-страницах.

В Access существуют три основных рабочих режима:

• Начальный режим. В этот режим пользователь попадает после запуска Access до того, как будет открыта какая-либо база данных. В этом режиме с базами данных можно работать как с файлами: сжимать, конвертировать, зашифровывать и расшифровывать, а также восстанавливать поврежденные данные.

• Режим конструктора – предназначен для создания и изменения структуры таблиц, разработки форм, запросов и отчетов.

• Режим выполнения и просмотра служит для работы с данными таблиц, форм и отчетов, открытых в отдельных окнах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Цель и постановка задания

Цель задания – разработка реляционной базы данных с использованием системы управления базами данных MS Access.

Постановка задания:

1. Разработать базу данных по учету пожаров для организационно-аналитического отдела. База данных регистрирует адрес и вид объекта (жилое здание, здание производственного назначения, торговое помещение, образовательное учреждение, лечебно-профилактическое учреждение и т.д.), его описание, дату, время, площадь и причину возникновения пожара (неосторожное обращение с огнем, нарушение правил эксплуатации электрооборудования, установленный поджог, неисправность производственного оборудования, самовозгорание веществ и материалов и т.д.), время прибытия к месту пожара и время тушения пожара, количество пострадавших, материальный ущерб, количество личного состава и единиц техники, принимавших участия в тушении пожара, руководителя тушения пожара;
2. Создать запрос на выборку записей о пожарах с временем тушения менее 10 мин. и количеством единиц пожарной техники до 5, на основе запроса создать форму и отчет;
3. Создать запрос с параметром на выборку к таблице Ликвидация пожаров с условием выбора руководителя тушения пожара;
4. Создать форму с гистограммой для вывода среднего времени прибытия к месту пожара в зависимости от даты.

Работа выполняется в следующей последовательности:

• разработка структуры таблиц базы данных;

• ввод произвольных данных;

• разработка элементов базы данных, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации (запросов, форм, отчётов);

• создание инструкции разработчика базы данных, в которой подробно описывается процесс создания базы данных и отдельных её элементов.

Создание инструкции разработчика состоит в описании действий, которые предпринимаются для поэтапного проектирования всей базы данных. Для этого необходимо описать последовательность действий при создании каждого объекта базы данных (таблицы, запроса, формы, отчета).

Подробное описание последовательности всех действий по созданию базы данных и будет являться документом – инструкцией разработчика.

 

 

 

 

Инструкция разработчика базы данных

Чтобы запустить Microsoft Access, необходимо щелкнуть по ярлыку на рабочем столе или нажать на кнопку Пуск на панели задач и выбрать команду Программы → Microsoft Access. Когда Access начнет работу, появится окно диалога. Для создания новой базы данных необходимо выбрать команду Пустая база данных рабочего стола (рис. 1).

Рис. 1. Создание пустой базы данных

Далее требуется указать папку, в которой будет расположена создаваемая база данных, и ввести имя файла базы данных. После чего необходимо нажать на кнопку Создать. В результате на экране появляется окно, изображенное на рис 2.

Рис. 2. Таблица 1

В левой части этого окна расположены наименования основных объектов, из которых состоит база данных. В данный момент база данных состоит из единственного объекта (имеющего название по умолчанию Таблица 1), структуру которой мы и будем дальше создавать.

Таблица 1

Данные о пожарах

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Номер записи	Числовой	Размер поля – длинное целое. Формат поля – основной. Индексированное поле – Да (совпадения не допускаются)
Адрес	Короткий текст	Размер поля – 100. Обязательное поле – Да. Индексированное поле – Да (допускаются совпадения)
Дата	Дата и время	Формат поля – краткий формат даты. Обязательное поле – Да. Индексированное поле – Да (допускаются совпадения)
Время	Дата и время	Формат поля – краткий формат времени. Обязательное поле – Да. Индексированное поле – Да (допускаются совпадения)
Причина пожара	Короткий текст	Вкладка Общие: Размер поля – 70. Обязательное поле – Да. Индексированное поле – Да (допускаются совпадения). Вкладка Подстановка: Тип элемента управления – список. Тип источника строк – список значений. Источник строк – «неосторожное обращение с огнем»; «нарушение правил эксплуатации электрооборудования»; «установленный поджог»; «неисправность производственного оборудования»; «самовозгорание веществ и материалов».
Площадь пожара	Числовой	Размер поля – одинарное с плавающей точкой. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 1. Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет
Количество травмированных	Числовой	Размер поля – целое. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 0. Обязательное поле – Нет.  Индексированное поле – Нет
Количество погибших	Числовой	Размер поля – целое. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 0. Обязательное поле – Нет.  Индексированное поле – Нет
Материальный ущерб	Денежный	Формат поля – денежный. Число десятичных знаков – авто. Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет.

 

 

Таблица 2

Ликвидация пожаров

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Номер записи	Числовой	Размер поля – длинное целое. Формат поля – основной. Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
Время прибытия*	Числовой	Размер поля – одинарное с плавающей точкой. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 1. Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет
Время тушения	Числовой	Размер поля – одинарное с плавающей точкой. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 1. Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет
Количество личного состава	Числовой	Размер поля – целое. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 0. Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет
Количество единиц пожарной техники	Числовой	Размер поля – целое. Формат поля – основной. Число десятичных знаков – 0. Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет
Руководитель тушения пожара	Короткий текст	Размер поля – 50. Обязательное поле – Да. Индексированное поле – Да (допускаются совпадения)

 

* - время, за которое первое  пожарное подразделение прибыло  к месту пожара (в минутах).

Таблица 3

Виды объектов

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Номер записи	Числовой	Размер поля – длинное целое. Формат поля – основной. Индексированное поле – Да (совпадения не допускаются)
Вид объекта	Короткий текст	Вкладка Общие: Размер поля – 50. Обязательное поле –Да. Индексированное поле – Да (допускаются совпадения). Вкладка Подстановка: Тип элемента управления – список. Тип источника строк – список значений. Источник строк – «жилое здание», «здание производственного назначения», «торговое помещение», «образовательное учреждение», «лечебно-профилактическое учреждение»
Описание	Длинный текст	Обязательное поле – Нет. Индексированное поле – Нет

 

С помощью Конструктора таблиц разрабатывается структура таблиц базы данных, определяются наименования полей (столбцов), тип данных, сохраняемых в полях таблицы и их свойства. Для хранения данных необходимо создать 3 таблицы – «Данные о пожарах», «Ликвидация пожаров» и «Виды объектов». В табл. 1 – 3 заданы типы данных, имена и свойства полей для каждой из создаваемых таблиц.

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать Таблицу 1 в левой части окна базы данных.

2. В левом верхнем углу ленты выбрать Режим Конструктора. Программа запросит имя таблицы, в качестве названия необходимо ввести «Данные о пожарах». После этого откроется окно конструктора таблиц с незаполненным бланком таблицы.

3. Добавить все необходимые поля и задать их свойства в соответствии с табл. 1 (рис. 3).

4. Определить поле Номер записи как ключевое, для этого необходимо выделить это поле и нажать на кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

5. Закрыть окно конструктора. В ответ на вопрос Сохранить изменения? Нажать на кнопку Да.

Рис. 3. Проектирование таблицы «Данные о пожарах» в режиме конструктора

Аналогичным образом создаются таблицы «Ликвидация пожаров» и «Виды объектов». Для этого необходимо в ленте выбрать Создание → Конструктор таблиц и повторить пункты 3-5 для каждой из создаваемых таблиц. На рис. 4 и 5 показан процесс проектирования таблиц «Ликвидация пожаров» и «Виды объектов».

Рис. 4. Проектирование таблицы «Ликвидация пожаров» в режиме конструктора

Рис. 5. Проектирование таблицы «Виды объектов» в режиме конструктора

В каждую из трех таблиц базы данных в режиме просмотра вводится 10 произвольных записей. На рис. 6 представлена заполненная таблица «Данные о пожарах».

Рис. 6. Таблица «Данные о пожарах»

Для определения связи между таблицами необходимо выполнить следующую процедуру:

1. Выбрать из меню Работа с базами данных команду Схема данных.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы по очереди выбрать все 3 таблицы.
3. Нажать кнопку мыши на поле связи (Номер записи) таблицы Данные о пожарах и перетащите его на поле связи в таблицу Виды объектов.
4. В диалоговом окне Изменение связей нажать кнопку Создать, чтобы установить связь между таблицами «Данные о пожарах» и «Виды объектов».
5. Аналогичным образом связать таблицы «Данные о пожарах» и «Ликвидация пожара» (рис. 7).