Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Января 2015 в 17:37, контрольная работа
Цели курсовой работы - систематизация, закрепление и расширение теоретических знаний студентов, развитие и проявление ими навыков самостоятельного решения прикладных задач с использование информационных технологий, практической реализации автоматизированной обработки экономической информации.
Созданную таблицу открывают двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей — в ней есть только названия столбцов, в качестве которых выступают имена полей либо их подписи.
Заполнение таблицы записями выполняется обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку, ввод выполняется с клавиатуры. Для переключения между ячейками используют мышь или клавишу <Таb>.
В нижней части таблицы находится Панель кнопок перехода. Ими удобно пользоваться при перемещении по большим таблицам.
Если данные не умещаются в ячейках таблицы, допустимо изменить ширину столбцов перетаскиванием их границ (при этом курсор мыши должен принять форму двунаправленной стрелки с вертикальной чертой). Имеется возможность задать выравнивание столбцов по содержимому. Для этого надо установить указатель на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), и когда он изменит форму, дважды щелкнуть.
Следует отметить, что в процессе разработки базы данных ее обычно заполняют незначительным количеством данных, как правило, модельных. Только после того, как вся структура базы данных будет окончательно сформирована, начинается собственно ввод информации, причем осуществляется он обычно через формы.
MS Access позволяет модифицировать поля таблицы, даже если они содержат данные: добавлять новые или удалить ненужные поля, изменить их тип и свойства Для этого следует открыть таблицу в режиме конструктора, щелкнув одноименную кнопку в окне База данных (рис. 14).
Рис. 14. Кнопка Конструктор в окне База данных позволяет
открыть базу данных в режиме конструктора
Переименование поля выполняют путем установки на нем курсора и ввода с клавиатуры необходимых изменений.
Вставка нового поля осуществляется установкой курсора на строку, перед которой требуется вставить новое поле, а затем выбором команды Вставка | Строки (Insert | Rows). Access добавит в таблицу пустую строку. Другой способ — нажать кнопку Добавить строки (Insert Row) на панели инструментов (рис.15).
Копирование поля выполняют следующим образом. Сначала его выделяют щелкнув на области выделения слева от имени. Затем выбирают команду Правка | Копировать (Edit | Сору) или нажимают комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>. Для этой же цели предусмотрена кнопка Копировать (Сору) на панели инструментов (рис. 16).
После этого курсор перемещают в строку, перед которой необходимо вставить новое поле. Потом выбирают команду Правка | Вставить (Edit | Paste) либо нажимают сочетание клавиш <Ctrl>+<V> или кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов (рис. 17). Поле будет вставлено в указанное место, причем вместе с ним скопируются все определения, включая значения свойств.
Рис. 15. Кнопка Добавить строки |
Рис. 16. Кнопка Копировать |
Рис. 17. Кнопка Вставить |
Перемещение полей осуществляют методом перетаскивания. Для этого их предварительно выделяют. Если нужно переместить сразу несколько полей, то сначала выбирают первую строку, а потом при нажатой клавише <Shift> щелкают мышью последнюю строку группы. Затем курсор мыши устанавливают в область выделения любой строки группы, нажимают левую кнопку, перетаскивают поля в новое место и отпускают мышь. При перемещении под указателем показывается маленький прямоугольник, а место вставки обозначается прямой жирной линией.
Удаление поля происходит очень просто. Достаточно его выделить и нажать клавишу <Delete>. Если таблица содержит хотя бы одну запись с данными, то Access при попытке удалить поле попросит подтвердить удаление. Для этого надо нажать кнопку Да (Yes). Если вы нажали клавишу <Delete> по ошибке, щелкните кнопку Нет (No).
Изменение типов данных, хранящихся в поле, выполняют, установив курсор в столбец Тип данных (Data Type) и выбирая нужный тип из раскрывающегося списка. При этом существует ряд ограничений, связанных с информацией, находящейся в этом поле. При ряде преобразований она может быть искажена или вовсе потеряна. MS Access предупредит о возможности такого искажения.
При выходе из режима конструктора Access попросит подтвердить внесенные в таблицу изменения. Если они могут привести к потере хранящихся в ней данных, на экран будет выведено соответствующее предупреждение. Чтобы сохранить изменения, нажимают кнопку Да (Yes). Для закрытия таблицы без изменений щелкают кнопку Нет (No).
Связь между таблицами обеспечивает целостность данных и позволяет автоматизировать операции с базой.
То есть при наличии реляционных связей, изменение данных в главной таблице автоматически отражается в подчиненных таблицах. И не возникает необходимости редактировать все подчиненные таблицы.
Определение связей осуществляется в диалоговом окне Схема данных (Relationships), которое открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов Access (рис. 18). Кроме того, можно воспользоваться командой Сервис | Схема данных (Tools | Relationships).
Рис. 18. Кнопка Схема данных
Окно Схема данных (Relationships) показано на рис. 19. Если пользователь впервые устанавливает связи, то оно будет пустым, а затем на экране появится диалог Добавление таблицы (Show Table). Таблицы указывают мышью при нажатой клавише <Ctrl>, затем щелкают кнопку Добавить (Add), после чего они появляются в окне Схема данных (Relationships).
Связь между таблицами организуется на основе общего поля. Наиболее распространенными являются связи "один-ко-многим" и "один-к-одному", причем на стороне "один" обязательно выступает ключевое поле (оно выделено полужирным). Таблица, участвующая в связи своим ключевым полем, называется главной, а не ключевым — связанной.
Реляционные отношения между таблицами задают при помощи мыши. Сначала щелкают на ключевом поле одной из таблиц, а потом перетаскивают его и отпускают на связываемом с ним поле другой таблицы. После этого на экране возникает диалоговое окно настройки межтабличных связей (рис. 20).
Рис. 19. Схема реляционных отношений между таблицами
Рис. 20. Диалоговое окно Изменение связей
В нем доступны следующие опции:
В нижней части диалогового окна показывается тип отношений.
Выбрав нужные настройки, нажимают кнопку Создать (Create) Созданные реляционные отношения между таблицами программа обозначает линиями, причем на стороне "одного" изображается цифра "1", а на стороне "многих" — знак "бесконечность".
Установленную связь при необходимости несложно изменить. Для этого Достаточно дважды щелкнуть на линии, обозначающей связь, после чего снова откроется диалог Изменение связей. Для удаления неверно заданную связь выделяют щелчком мыши и нажимают клавишу <Delete>.
Таким образом, главное назначение межтабличных связей — автоматизация изменений сразу в нескольких таблицах и защита данных от случайного удаления.
Запросы отбирают, сортируют и фильтруют данные из базовых таблиц, преобразовывают их по определенному алгоритму и прочее. Существует несколько разновидностей запросов.
Для изучения Access наиболее эффективно разрабатывать запросы в режиме конструктора. Чтобы приступить к разработке запроса, необходимо открыть окно База данных (Database) и в его левой части щелкнуть кнопку Запросы (Queries) для перехода на одноименную вкладку. Далее нажимают кнопку Создать (New), изображенную на рис.21.
Рис. 21. Щелкните кнопку Создать
для начала разработки нового запроса
Возникнет диалоговое окно Новый запрос (New Query), в котором следует выбрать пункт Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК (рис. 22).
Рис. 22. Диалоговое окно Новый запрос
Access откроет диалог Добавление таблицы (Show Table), предназначенный для указания базовых таблиц, к которым адресован запрос. Их выбор выполняют мышью при нажатой клавише <Ctrl>. Затем нажимают кнопки Добавить (Add) и Закрыть (Close).
В верхней области окна запроса отобразятся базовые таблицы и реляционные отношения между ними. Если связи не определены, Access попытается установить их самостоятельно, связав ключевые поля одних таблиц с полями других, имеющими такие же имена и содержащие подходящие типы данных. Нижняя часть представляет собой специальный бланк, разбитый на столбцы — по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы (рис. 23). Названия полей выводятся в верхней строке бланка.
Рис. 23. Создание запроса «Клиенты Запрос(сорт)» в режиме конструктора
Выбор полей базовых таблиц, которые должны войти в результирующую таблицу, выполняют двойным щелчком мыши на их названиях в верхней части окна запроса. При этом автоматически заполняются столбцы в бланке внизу окна. Если вы случайно выбрали не то поле, достаточно в бланке установить на его имени курсор ввода и, щелкнув мышью появившуюся маленькую кнопку с направленной вниз стрелкой, выбрать из раскрывающегося списка нужное поле.
Если требуется поместить в запрос все поля той или иной таблицы, показанной в верхней части окна запроса, необязательно выбирать их поочередно. В самом начале списка полей в каждой таблице имеется символ звездочки (*), щелчок на котором позволяет добавить в бланк запроса сразу все поля.
Другой способ включить в запрос поле таблицы — перетащить его в соответствующий столбец бланка мышью (для добавления всех полей их предварительно выделяют двойным щелчком на строке заголовка таблиц).
Для выполнения запроса нужно дважды щелкнуть на нем мышью. Результат выполнения запроса «Клиенты Запрос(сорт)» показан на рис.24. Данные отсортированы по убыванию по полю «ФИО».
Рис.24 Результат выполнения запроса «Клиенты Запрос(сорт)»
Создание запроса «Услуги Запрос(and)» в режиме конструктора показано на рис.25
Рис. 25. Создание запроса «Услуги Запрос(and)» в режиме конструктора
Результат выполнения запроса «Услуги Запрос(and)» показан на рис.26. Данные выбраны с условием, что стоимость услуги лежит в пределах от 1000 до 5000.
Рис.26 Результат выполнения запроса «Услуги Запрос(and)»
Создание запроса «Увеличить скидки на 10%» в режиме конструктора показано на рис.27
Рис. 27. Создание запроса «Увеличить скидки на 10%» в режиме конструктора
При запуске запроса на обновление появятся предупреждения об изменении данных таблиц, как показано на рис.28
Рис.28 Предупреждение, что запрос на удаление приведет в изменению данных таблицы
Создание запроса «Общая сумма предоставленных услуг» в режиме конструктора показано на рис.29. Итоги подводятся по полю «Стоимость» - подсчитывается сумма.
Рис. 29. Создание запроса «Общая сумма предоставленных услуг» в режиме конструктора
Результат выполнения запроса «Общая сумма предоставленных услуг» показан на рис.30.
Рис.30 Результат выполнения запроса «Общая сумма предоставленных услуг»
Создание запроса «Количество услуг приобретенных клиентом» в режиме конструктора показано на рис.31. Подсчитывается количество приобретенных услуг.
Рис. 31. Создание запроса «Количество услуг приобретенных клиентом» в режиме конструктора
Результат выполнения запроса «Количество услуг приобретенных клиентом» показан на рис.32.
Рис.32 Результат выполнения запроса «Количество услуг приобретенных клиентом»
Формы обеспечивают доступ к информации, хранящейся в базовых таблицах, без непосредственного открытия последних. Это существенно упрощает ввод, редактирование, удаление и просмотр данных. Во-первых, на экран выводятся только необходимые поля и записи. Во-вторых, формы могут иметь красивое графическое оформление и удобные элементы управления, что заметно облегчает восприятие. Мы рассмотрим создание формы с помощью мастера. Для создания формы необходимо открыть окно База данных (Database) и перейти на вкладку Формы (Forms).
Рассмотрим создание формы с помощью мастера
Мастер форм запускается из диалогового окна Новая форма (New Form). Работа с ним выполняется в четыре основных этапа.
Первый диалог мастера предназначен для указания таблиц и полей, которые войдут в форму.