Система управления базами данных

Кроме того, в  СУБД Access возможен обмен данными  и присоединение таблиц, созданных  другими программными средствами. 

Команды редактирования.

Ввод данных и изменение содержимого любых  молей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляется с  помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление.

Наряду с вышеуказанными операциями СУБД Access обладает возможностями  вставки диаграммы, рисунка и  т.п., включая объекты, созданные  в других программных средах, установление связей между объектами.

Среди команд редактирования особое место занимают команды нахождения и замены определенного пользователем  контекста в рамках всего документа  или выделенной его части, а также  отмена последней введенной команды (отказа).

Команды форматирования.

Важное значение имеет визуальное представление  данных при выводе. СУБД Access предоставляет  в распоряжение пользователя большое  число команд, связанных с оформлением  выводимой информации. При помощи этих команд пользователь может варьировать  направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п. При  выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую  распространяется действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры  форматирования будут определены только для активного компонента.

Выбор формата  и направления выравнивания производится автоматически, в зависимости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а  числа по правому. Автоматический выбор  формата и способа выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем  предварительно не заданы другие параметры.

Команды для работы с окнами.

СУБД Access дает возможность  открывать одновременно множество  окон, организуя тем самым «многооконный  режим» работы. При этом некоторые  окна будут видны на экране, другие - находиться под ними. Открыв несколько  окон, вы можете сразу работать с  несколькими таблицами, быстро перемещаясь  от одной к другой. Существуют специальные  команды, позволяющие открывать  новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме  того, у пользователя имеется возможность разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.

Система получения справочной информации.

Access имеет в  своем составе электронные справочники,  предоставляющие пользователю инструкции  о возможностях выполнения основных  операций, информацию по конкретным  командам меню и другие справочные  данные. Особенностью получения  справочной информации с помощью  электронного справочника является  то, что она выдает информацию  в зависимости от ситуации, в  которой оказался пользователь. Так, если в меню вами была  выбрана определенная команда,  то после обращения к справочной  системе (обычно инициируется  клавишей <F1>) на экране будет  представлена страница справочника,  содержащая информацию о выделенной  команде.

Технология  работы в Microsoft Access

Работая с Access можно решать следующие задачи:

вводить, изменять и находить нужные данные;

разбивать данные на логически связанные части;

находить подмножества данных по задаваемым условиям;

создавать формы  и отчеты;

автоматизировать  выполнение стандартных задач;

графически устанавливать  связи между данными;

вставлять рисунки  в формы и отчеты;

создавать собственные, готовые к работе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.

Основным  элементом Access является контейнер базы данных. Контейнер базы данных - это именно то, как он звучит - хранилище объектов базы данных. База данных - это файл, включающий набор объектов, определенных в следующем списке:

Таблица - это фундаментальная структура базы данных, где они сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов).

Запрос используется для изменения, просмотра и анализа данных. Объекты - формы и отчеты часто используют запросы как источник записей.

Форма используется для различных целей, и не обязательно для представления данных из таблицы или запроса. Форму можно использовать для вывода данных как средство перемещения по элементам данных или как окно диалога для приема информации от пользователя.

Отчет - это способ представления данных в печатной форме и виде, определяемом пользователем. Отчеты полностью настраиваемы. Однако можно воспользоваться предопределенными отчетами, предоставляемыми Access.

Страницы - объекты, обеспечивающие доступ к информации базы данных из сети Интернет. Каждая страница представляет HTML-файл, с помощью которого пользователь Интернет получает доступ к базе данных.

Макросы создаются для автоматизации процедур. Чаще всего содержат наборы операторов, выполняющих конкретную задачу, например, открыть форму или отчет.

Модуль - набор процедур, функций, объявлений и констант языка Visual Basic For Applications, которые управляют базами данных Access. Создаются для организации более функционального управления процессами, нежели макросы.

Каждый из этих объектов может представлять собой  набор других объектов (например, в  таблице содержится набор объектов - полей).

Access располагает  двумя удобными методами создания  баз данных. Наиболее «дружелюбный»  из них - это мастер Database Wizard, который создаст таблицы, формы и отчеты для базы данных того типа, который вы укажете. Другой, более трудоемкий метод, - это создать пустую базу данных и затем добавить отдельно формы, таблицы и отчеты. Этот метод более гибок для разработчика, однако он предполагает, что каждый элемент должен быть определен самим разработчиком. В любом случае, однажды созданная база данных может быть всегда расширена или модифицирована.

Создание  структуры таблиц базы данных Access.

После того, как  закончено проектирование и создание базы данных, следующий шаг - создание таблицы для хранения данных. Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты: запросы, формы и отчеты - зависят от таблиц.

При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры  таблиц. Этот процесс выполняется  с помощью конструктора таблиц и  включает в себя определение перечня  полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов  и размеров полей (рис. 7).

Рис. 7. Конструктор  таблиц СУБД Microsoft Access

СУБД Access использует данные следующих  типов:

текстовый (символьный);

числовой;

датавремя;

логический;

денежный;

счетчик, используемый для определения ключа;

поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц;

поле MEMO;

гиперссылка или  подсказка.

Access, как и  другие реляционные базы данных, разработан на идее хранения  в отдельных «таблицах» наборов  данных определенного смысла..

Рис. 8. Таблица  СУБД Microsoft Access

Таким образом, одна «таблица» может содержать  данные о курсантах, другая - о преподавателях, третья - об изучаемых дисциплинах. Эти наборы состоят непосредственно  из данных, организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, в случае с таблицей курсантов, каждая запись может содержать данные отдельного субъекта (например: ФИО, взвод, спец. звание, дата рождения и т.д.). Записей  может быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации в записи (например, «город» в  записи курсанта) называется полем  и служит не только для того, чтобы  что-то сообщить о записи, но также  определяет способ группирования записей  в таблице. Примером могут служить  все курсанты из таблицы, живущие  в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных  таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод  и редактирование данных.

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

Access позволяет  вводить и корректировать данные  в таблицы двумя способами:

с помощью предоставляемой  по умолчанию стандартной формы  в виде таблицы;

с помощью экранных форм, специально созданных для этого  пользователем.

Основой большинства  информационных систем (бумажных и  компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных (рис. 9). Кажется, формы окружают нас повсюду. Некоторые формы, такие, как заявление о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; другие - такие, как компьютерные формы учетов МВД - используются не только для сбора информации, но и для кодирования реквизитов.

Рис. 9. Форма  СУБД Microsoft Access

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые  можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных.

СУБД Access позволяет  вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных  для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных. Формы разрабатываются  для интерактивной работы с данными, например, ввода новых данных, изменения  имеющихся, удаления данных. Можно также  назначить форму для выполнения поисковых процедур по получению  данных, отвечающих интересующим вас  критериям (найти курсантов, проживающих  в определенном городе).

Обработка данных, содержащихся в таблицах.

Следующим объектом является запрос. Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраивается запрос с помощью конструктора запросов (рис. 10). С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когда вы открываете форму или отчет, и следовательно, вы можете быть уверены, что информация, которую вы видите на экране, всегда самая «свежая».

СУБД Access использует запросы следующих типов:

запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

запрос-изменение, предназначенный для изменения  или перемещения данных; к этому  типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

запрос с параметром, позволяющий определить одно или  несколько условий отбора во время  выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Рис. 11. Запрос на выборку СУБД Microsoft Access

Результатом выполнения запроса является таблица с временным  набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут  включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных.

Вывод информации.

СУБД Access позволяет  вывести на экран и принтер  информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может  использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в  таблице или форме.

Однако, если формы  предназначены в основном для  ввода информации, то отчеты предназначены исключительно для ее вывода (рис. 12). Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы.

Рис. 12. Отчет  СУБД Microsoft Access

Отчеты дают возможность распечатать данные на бумаге или сгруппировать их в  виде, удобном для анализа. Это  более статичная категория представления данных, что может быть как хорошо, так и плохо, в зависимости оттого, что вы собираетесь делать.