Система баз данных MS Access

     Сначала Вам необходимо из списка Образцы  таблиц выбрать прототип таблицы, которая  похожа на создаваемую Вами таблицу. Затем из списка Образцы полей  выберите поля таблицы и разместите их в списке Поля новой таблицы.

     Выбор таблиц и полей для выбранной  таблицы. Кнопки выбора полей.

     Для выбора полей используйте кнопки со стрелками, которые расположены  правее списка Образцы полей.

     Используя кнопку Переименовать поле, Вы можете в случае необходимости изменить наименование любого из выбранных полей в списке Поля новой таблицы. Сформировав список полей создаваемой таблицы, нажмите кнопку Далее.

     Заметьте, что при использовании мастера  таблиц Вам нет необходимости  заботиться о типах данных. Когда Вы выбираете поле из списка Образцы полей, мастер предполагает, что он знает, какой тип данных вам подойдет. После того как таблица создана, можно перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть, какие типы данных выбрал мастер для Ваших полей.

     На  следующем шаге создания таблицы  Вы задаете имя таблицы и определяете  ключевое поле.

     Мастер  предлагает Вам свой вариант имени, который Вы можете принять, нажав  клавишу Tab. Если Вы хотите присвоить  таблице какое-либо другое имя, введите  его в текстовое поле.

     Теперь  можно указать мастеру, чтобы  он автоматически подобрал для таблицы  первичный ключ, и нажать кнопку Далее для перехода в следующее  окно диалога.

     Если  у Вас в базе данных уже существуют ранее созданные таблицы, на третьем  шаге мастер поможет Вам связать создаваемую таблицу с уже созданными. Для связывания создаваемой таблицы с другими таблицами базы данных выберите из списка уже существующих в базе данных таблиц таблицу, с которой хотите ее связать, и нажмите кнопку Связи. На экране откроется окно диалога “Связи”. В нем по умолчанию выбрана опция Таблицы не связаны. Установите один из двух возможных типов создаваемых связей и нажмите кнопку ОК.

     Вы  указали MS Access всю необходимую информацию для создания таблицы. На следующем  шаге вы можете указать режим вашей дальнейшей работы:

1. Изменение структуры таблицы — после завершения работы мастера на экране открывается режим конструктора для возможной модификации созданной структуры таблицы;
2. Непосредственный ввод данных в таблицу — после завершения работ мастера на экране открывается режим таблицы, позволяющий приступить к вводу данных в таблицу;
3. Ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером — после завершения работы мастера на экране открывается экранная форма ввода информации в созданную таблицу.(Приложение )

     Установив требуемый режим, нажмите кнопку Готово. Этим шагом Вы запустите  мастер на формирование таблицы. После  завершения этого процесса в зависимости  от выбранной Вами опции на экране откроется окно конструктора таблицы, окно просмотра таблицы, или экранная форма ввода данных в таблицу.

     1.5. Создание таблицы  в окне конструктора

     Создание  таблиц в окне конструктора предоставляет  Вам более широкие возможности  по определению параметров создаваемой  таблицы. Вы можете перейти в конструктор  таблиц из мастера по созданию таблицы или же непосредственно из окна диалога “Новая таблица”, выбрав из списка вариантов значение Конструктор, и нажав кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы.(Приложение )

     В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле. Давайте вначале рассмотрим определение полей таблицы.

     1.5.1. Наименование поля

     Наименование  поля вводится в поле ввода столбца  имя поля. При задании наименований полей Вы должны следовать следующим  правилам:

• Наименование поля может содержать до 64 символов, но не следует злоупотреблять этой возможностью, задавая слишком длинные имена;
• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([]) и некоторых управляющих символов (с кодами ASCII 0-31);
• Наименование поля не может начинаться с пробела;
• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований;
• В качестве наименования поля не рекомендуется использовать аббревиатуры или краткие названия.

     Несоблюдение  этих правил отслеживается средствами СУБД MS Access, но в некоторых случаях  это может привести к трудно определяемым ошибкам, поэтому рекомендуется  самостоятельно контролировать следование вышеперечисленным правилам в практической работе.

     Желательно  стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации  при просмотре таблиц.

     1.5.2. Типы данных

     Наименование  поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле ввода столбца Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

• Текстовый;
• Числовой;
• Денежный;
• Счетчик;
• Даты/времени;
• Логический;
• Поле MEMO:
• Поле объекта OLE;
• Мастер подстановок.

     Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.

     Для изменения ширины поля нужно в  строке Размер поля раздела “Свойства  поля” задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255).

     Каждый  из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе “Свойства поля” окна конструктора (приложение таблица №1)

     1.5.3. Числовые поля

     Познакомившись  с текстовыми полями, Вы знаете, что  в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры. В связи с этим возникает вопрос, с какой целью вводится числовой тип полей? В качестве основных аргументов по использованию числовых полей приведем следующие соображения:

     При вводе данных числового типа автоматически  производится проверка данных. Если данные содержат текстовые или специальные символы, MS Access выдаст предупреждение и ошибочные данные не будут введены.

     Только  над числовыми полями возможно выполнение математических операций.

     Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения Вы будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, Вы сэкономите место для хранения данных. Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

     Используя значение свойства Размер поля, можно  установить следующий формат для  полей числового типа (приложение таблица №2).

     1.5.4. Поля типа Счетчик

     Поля  типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой; записи в таблицу.

     Их  значения являются уникальными, последовательно  возрастающими на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.

     Такие поля позволяют проводить автоматическую перенумерацию данных вне зависимости  от того, в какое место таблицы  вставляются данные, что бывает очень  удобно при ведении различных  кодификаторов, ключей и упорядоченных  массивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой сортировки и поиска данных.

     1.5.5. Поля дат/времени

     Использование для хранения дат и времени  полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет  Вам ряд дополнительных преимуществ:

     MS Access позволяет вводить и отображать  даты в нескольких форматах. Конкретный  вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных.

     При вводе дат MS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

     В поле данного типа может содержаться  любая дата и любое время: от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого  типа занимают 8 байт.

     1.5.6. Логические поля

     Логические  поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

     Если  Вы выберете встроенный формат, а затем  будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет  отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл  вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.

     При создании специального формата удалите  текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат.

     1.5.7. Текстовые поля произвольной длины

     Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут  содержать те же типы данных, что  и простые текстовые поля. Отличие  между этими полями заключается  в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей. Может содержать длинный текст или комбинацию текста и чисел.

     1.5.8. Поля объекта OLE

     MS Access позволяет хранить в таблицах  изображения и другие двоичные  данные (например, электронную таблицу  MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Гигабайта).

     1.5.9. Тип данных мастер  подстановок

     Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор  значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

     Размер  данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в  качестве подстановки (обычно, 4 байта).

     1.6. Создание структуры  таблицы

     После того как мы рассмотрели типы данных в Access и отдельные свойства полей таблицы, можно приступить к созданию структуры таблицы. Создание структуры таблицы рассмотрим на примере создания таблицы Заказы базы данных Борей, поставляемой вместе с Access. Данная таблица уже имеется в базе данных Борей, но рассмотрение процесса создания этой таблицы будет весьма полезным. Для того, чтобы не нарушить структуру базы данных Борей, предварительно, создайте учебную базу данных и откройте ее окно.

     В окне конструктора таблицы в столбце Имя поля введите КодЗаказа.

     Нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти  в столбец Тип данных. При этом обратите внимание, что в нижней части окна диалога появляется информация в разделе “Свойства поля”.

     В столбце Тип данных появилось  значение Текстовый. Нажмите на кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника, и Вы увидите список, содержащий все типы данных. Из этого списка с помощью мыши или клавишами вверх и вниз выберите значение Счетчик и нажмите на клавишу Tab для перехода в столбец Описание. Столбец Описание представляет собой пояснение, которое Вы даете своим полям. Когда Вы в будущем будете работать с данной таблицей, это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access всякий раз, когда Вы окажетесь в поле КодЗаказа, и напомнит Вам назначение данного поля.