Содержание

     Введение

 

     Базы  данных (БД) составляют в настоящее  время основу компьютерного обеспечения  информационных процессов, входящих  практически во все сферы человеческой деятельности.

     Действительно, процессы обработки информации имеют  общую природу и опираются  на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных  данных. Базы данных являются  эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

     Одно  из основных назначений СУБД – поддержка  программными средствами представления, соответствующего реальности.

     Предметной  областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

     В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они  могут по-разному работать с разными  объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

     Для принятия обоснованных и эффективных  решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь  с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

     В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки.

     В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Система база данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

     Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».

     Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту  систему можно рассматривать  и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

     Создание  приложений без программирования с  использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

     В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система  поддерживает первичные и внешние  ключи и обеспечивает целостность  данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

      Основная  часть

     1 Основные понятия о базах данных MS Access

      1.1 Краткая характеристика MS Access 

     Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

     В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном  файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной  СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и  другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

     Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю¹.

     Особенности MS Access, отличающиеся от представления  об «идеальной» реляционной СУБД.

     Создание  многопользовательской БД Access и  получение одновременного доступа  нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

     В плане поддержки целостности  данных Access отвечает только моделям  БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

     В отношении защиты информации и разграничения  доступа Access не имеет надежных стандартных  средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста .

     Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ  по сравнению с системами подобного класса.

     В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая  часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков².

     В целом MS Access предоставляет большое  количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

     MS Access предоставляет в распоряжение  непрограммирующему пользователю  разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать  приложения не прибегая к разработке  запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

     Access обладает широкими возможностями  по импорту/экспорту данных в  различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически  любой серверной СУБД через  механизм ODBC.

     Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access³.

     Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко  связывать отдельные действия, реализуемые  с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

     Получается  что Access, обладая всеми чертами  СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. 

      1.2 Базы данных и системы управления базами данных 

     База  данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

     Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных библиотеки. В ней есть все необходимые  сведения об авторах, книгах, читателях  и т.д. Доступ к этой базе могут  иметь как работники библиотеки, так и читатели, которым необходимо найти какое-либо издание. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

     С понятием базы данных тесно связано  понятие системы управления базой  данных. Это комплекс программных  средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи⁴.

     В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они  могут по-разному работать с разными  объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access 2010, входящую в пакет Microsoft Office 2010.

      1.3 Создание Базы данных 

     Для создания новой базы необходимо запустить Microsoft Access 2010,в открывшемся окне выбрать  «Новая база данных»,в поле «Имя файла» ввести название создаваемой базы и  выбрать папку сохранения⁵. При выборе имени базы данных можно не ограничиваться восемью символами. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База данных”. После ввода имени создаваемой базы данных нажмем кнопку Создать данного окна диалога.(рис.1.1)

Рисунок 1.1

     Создание  базы данных

       На экране откроется окно базы  данных. На вкладке «Создание»  можно выбрать необходимое действие  и создать Таблицы, Формы, Запросы,  Отчёты.(рис. 1.2)

Рисунок 1.2

     Вкладка «Создание»

      1.4 Создание таблиц 

     1. С помощью конструктора. Необходимо выбрать вкладку «Создание» и выбрать «Конструктор таблиц».(рис.1.3)

Рисунок 1.3

     Конструктор таблиц

     2. Далее в конструкторе необходимо указать «Имя поля» таблицы,

     «Тип  данных» поля, по желанию «Описание»(рис.1.4)