Рисунок 1.4

     Создание  таблицы с помощью конструктора

     и при достаточной подготовке можно  использовать расширенные настройки  полей, такие как: Размер поля, формат поля, выравнивание текста и другие, они представлены в нижней части  окна конструктора.

• «Имя поля» таблицы - это название столбца, несет в себе информационный характер для пользователя
• «Тип данных» - требует серьезного подхода к своему выбору, так как он определяет тип информации вносимой в поля таблицы. В зависимости от типа данных, БД будет позволять или не позволять вам производить различные операции. Например для перечисляющихся полей удобнее использовать тип данных «Счётчик» .
• «Описание» - носит также информационный характер, но в отличие от «Имени поля», примечание сможете видеть только Вы, в режиме конструктора.
• «Ключевое поле» - используют для создания связей между таблицами. Все значения этого поля должны быть уникальными. Связь по КП используют для создания запросов, отчетов и тд.

     3. Для упрощения ввода повторяющихся данных используем в «Типе данных», пункт «Мастер подстановок»(рис.1.5;1.6)

Рисунок 1.5

Создание  подстановки

Рисунок 1.6

     Параметры подстановки

     Еще один «Метод подстановки» получает данные из другой таблицы. К «списку» создается  связь на поле другой таблицы и оттуда берутся необходимые данные.

     4. Для ввода данных в созданную таблицу, открываем ее двойным щелчком и вносим необходимую информацию(рис.1.7)

     

     Рисунок 1.7

     Ввод  данных в таблицу

     Для создания формы необходимо перейти на вкладку «Создание» нажать кнопку  «Мастер форм», выбрать необходимые поля, структуру отображения. Получится рабочий макет. 

     1.6 Создание запроса и отчета 

     Выбираем  вкладку «Создание», жмем кнопку «Конструктор запросов». В появившихся окнах  выбираем таблицы и далее необходимые  поля для показа из этих таблиц.(рис.1.8)

Рисунок 1.8

     Создание  запроса

     Для создания «отчета» на вкладке «Создание» нажимаем «Мастер отчётов». Выбираем нужные поля из разных таблиц для формирования необходимой структуры, показа требуемых данных.(рис.1.9)

Рисунок 1.9

     Создание  отчета

     Следуя  указаниям программы, выбираем порядок  сортировки, макет группировки и  оформление фона. В результате получаем отчет.

     2 Функциональные возможности MS Access

 

     Рассмотрим подробнее  основные функции MS Access, чтобы иметь  более ясное представление о его возможностях⁶.

     В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.(рис.2.1)

Рисунок 2.1

     Окно  объектов базы

     Access может работать одновременно  только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать  множество таблиц, форм, запросов, отчётов,  макросов и модулей, которые  хранятся в одном файле с  расширением mdb.

     Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

     Access позволяет создавать структуру  таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

     Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.

     Связи между таблицами определяются специальным  средством, которое называется «Схема данных».(рис.2.2)

Рисунок 2.2

Схема данных

     Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

     Запрос  – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

     Есть  еще один способ создания запроса, который  встроен в конструктор, – это  написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

     Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

     Отчёт – объект, предназначенный для  создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён  в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором⁷.

     Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

     Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

     Модуль  – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

     Это полный список объектов, которые можно  хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

     Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

     1. Ввод данных.

       Ввод данных может осуществляться  следующими способами:

• вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);
• вручную в поля формы;
• прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC);
• программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

      Последний способ обладает наибольшей гибкостью  и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный  в реализации и требует определенного  уровня знаний программирования.

     2. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами:

• вручную прямо в таблице;
• в полях форм;
• в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД;
• программным методом.

     3. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности:

• вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов;
• экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте);
• вывод на печать, в основном в виде отчетов;
• вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети;
• программный экспорт и вывод информации.

     4. Взаимодействие с другими источниками  и потребителями информации. В  этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах.

     5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.

     6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.

     7. Особенности управления данными.  При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

     Ядро  БД Access обеспечивает три уровня блокировок:

     Блокировка  базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных - сжатии;