Система баз данных MS Access

В открывшемся  основном окне MSA, мы видим окно нашей  базы данных «Пустая база данных 3», в меню «Объекты» выбираем пункт  «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» (р. 2.3.1).

Открылось окно конструктора таблиц, в котором мы должны ввести имя и тип данных каждого поля, также мы можем ввести описания полей, для удобства в дальнейшем использовании, но обязательным действием это не является (введём имена полей по аналогу с таблицей созданной в разделе 2.1, т.е. «Имя» и «Должность», а также аналогичный тип данных, т.е. «Текстовый») (р. 2.3.1).

В нижней части  окна конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка мы можем ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию (в данном случае оставляем по умолчанию). После описания всех полей таблицы закрываем таблицу (нажатием кнопки «Закрыть» в верхнем правом углу окна) (р. 2.3.3).

В диалоговом окне, предлагающем сохранить изменения структуры или макета таблицы, нажимаем кнопку «ДА» (р. 2.3.4).

В появившемся  окне вводим имя таблицы (вводим «Имя - Должность») подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 2.3.5). Открывается диалоговое окно предлагающее создать ключевые поля и разъясняющее смысл их создания. Нажимаем кнопку «Нет», если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку «Да», и тогда MSA создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым (в данном случае нажимаем «Нет») (р. 2.3.6).

Видим что в  БД появилась таблица «Имя - Должность», при сравнении, мы можем убедится, что она полностью аналогична таблице созданной нами в пункте 2.1 (р. 2.3.7).

Хотелось бы сразу уточнить, что при создании таблицы в режиме конструктора необходимо соблюдать определенные правила, например, при вводе имён таблиц и полей. Имена полей в таблице не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными. Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих  с именами встроенных функций  или свойств MSA. Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа. Имена полей могут содержать  любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы (за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (])).

Этот способ позволяет полностью контролировать все свойства создаваемой таблицы, и крайне полезен для специалистов, для пользователей же не обладающих необходимыми навыками он не представляет интереса.

2.4 Вывод.

В MSA мы можем  создавать таблицы с любыми именами  и типами полей. Размеры таблиц ограничены лишь вашими потребностями. Процесс  создания таблицы прост, удобен и  понятен. Количество таблиц для одной БД очень велико, что позволяет создавать очень гибкие и удобные БД. Также мы можем придавать таблицам любую структуру, а используя свойства полей придавать дополнительные функции. Значит MSA позволяет формировать и координировать данные в любых удобных для нас конфигурациях, что является крайне важным моментом при работе с информацией (особенно большими её объёмами).

3. Создание запросов  в Microsoft Access.3.1 Создание простого  запроса с помощью мастера  запросов.

Для примера создания запроса используем БД «Запрос», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. Открываем БД, БД содержит две таблицы: «Имя - Должность» и «Имя - Адрес» (р. 3.1.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя») (р. 3.1.2).

В меню «Объекты»  выбираем пункт «Запросы». Для использования  в создании запросов таблицы должны содержать ключевые поля. В окне выбираем пункт «Создание запроса  с помощью мастера» (р. 3.1.3).

Открывшееся окно мастера позволяет нам сделать выбор полей для запроса. Мы имеем возможность выбирать поля из всех таблиц и запросов находящихся в данной БД. Выбираем поля которые будут участвовать в запросе (в нашем случае поля «Должность», из таблицы «Имя - Должность» и «Имя», «Адрес», из таблицы «Имя - Адрес») (р. 3.1.4).Подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее».

В следующем  окне мы можем присвоить запросу  имя и выбрать следующее действие открыть запрос для просмотра  данных или изменить макет запроса (по умолчанию запрос для просмотра  данных, в нашем случае оставляем по умолчанию, присвоим имя «Сведения») (р. 3.1.5). Подтверждаем данные нажатием кнопки «Готово».

В открывшемся  окне запроса мы видим сведённые  данные из выбранных нами полей разных таблиц (т.е. «Имя», «Должность» и  «Адрес») (р. 3.1.6). Запрос готов.

Этот способ создания запроса подходит для любого пользователя имеющего основные понятия  о создании запросов, а также для  быстрого создания простых запросов.

3.2 Создание запроса  с помощью конструктора запросов.

Для примера  создания запроса используем БД «Запрос 1», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. БД уже содержит две таблицы: «Имя - Должность» и «Имя - Адрес» (р. 3.2.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя») (р. 3.2.2). Открываем БД, в меню «Объекты» выбираем пункт «Запросы». В окне выбираем пункт «Создание запроса в режиме конструктора» (р. 3.2.3).

Открывается окно предлагающее выбор таблиц и запросов для создаваемого запроса (выбираем таблицы «Имя - Должность» и «Имя - Адрес» выделением с последующим подтверждением нажатием кнопки «Добавить») (р. 3.2.4). Закрываем это окно (нажатием кнопки «Закрыть»).

Мы видим окно конструктора, содержащее выбранные  нами таблицы (р. 3.2.5). В верхней части  которого мы можем устанавливать связи и тип связей между таблицами (р. 3.2.6), а в нижней задавать макет запроса, т.е. используемые поля, расположение полей и свойства (р. 3.2.7).

Задаём поля по аналогу с запросом, созданным  в предыдущей главе, поля: «Имя», «Адрес», «Должность»; имя таблицы: «Имя - Адрес», «Имя - Адрес», «Имя - Должность», соответственно (р. 3.2.8). Данные можно вводить как при помощи выпадающего меню (р. 3.2.9), так и в ручную.

Закончив введение данных, закрываем окно (нажатием кнопки «Закрыть» в правой верхней части  окна), в появившемся диалоговом окне, предлагающем сохранить изменения, нажимаем кнопку «Да» (р. 3.2.10). В следующем окне вводим имя запроса (в данном случае «Сведения»), подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 3.2.11). Конструктор завершает работу. В БД появился запрос сведения, работа по созданию запроса завершена.Запрос идентичен запросу созданному в пункте 3.1 (р. 3.2.12).

Данный способ занимает больше времени, нежели предыдущий, но даёт полный контроль над созданием  запроса, что очень важно при  создании более сложных запросов, интересен только для специалистов.

3.3 Вывод.

Запрос на выборку  содержит условия отбора данных и  возвращает выборку, соответствующую  указанным условиям, без изменения  возвращаемых данных.

Запрос используется для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы. Для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц. А также для просмотра отдельных полей таблицы. Это основные и наиболее часто используемые функции запроса, которые и делаю работу с БД гораздо более удобной и эффективной

ЗаключениеВ данной работе мы разобрали лишь малую часть  возможностей MSA, которая является гораздо  более многофункциональной системой чем можно себе представить прочитав данную работу. Применение MSA гораздо шире нежели просто создание БД, таблиц и запросов. Назовём некоторые из них.

Мастер подстановок, делающий более простым ввод значений в поле. Создание и использование  индексов, обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов.

Способы обеспечения  целостности данных, защищают связи  между записями в связанных таблицах, а также от случайного удаления и  изменения связанных данных. Контроль и проверка введения данных, осуществляет проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы, по заданному условию.

Ввод данных с помощью копирования и перемещения, значительно сокращает время  затрачиваемое на ввод данных.

Создание вычисляемых  полей в запросах, позволяет создавать  столбцы в запросе, являющиеся результатом вычислений над значениями других столбцов.

Изменение типов  связей в запросе, позволяет создавать  более гибкие и чёткие запросы.

Возможность печати результатов запросов, таблиц, отчётов, позволяет избежать применения сторонних  приложений и сократить время выборки и переноса данных для предоставления в бумажном варианте.

Использование макросов, позволяет автоматизировать многие функции и превратить БД практически  в самостоятельное приложение.

Создание веб - страниц, позволяет удалённое использование БД через сеть.

Поддержка протокола FTP, позволяет полноценную работу с БД через B.

Наличие элементов Active X, обеспечивает взаимодействие сетевых  компонентов.

Это не полный список возможностей MSA, но даже он даёт представление  о широте возможностей, предоставляемой данной СУБД, для работы с данными. К сожалению, мы не можем описать эти возможности более подробно, т.к. для этого потребовалось бы очень продолжительное время и крайне большой объём печатного текста.

Программирование  на языке VBA, позволяет создавать приложения, в основе которых лежит БД Access.

И так мы можем  сделать вывод, что MSA, является очень  практичным и удобным приложением  для работы с данными. Предоставляемые  данной системой возможности делают её незаменимой для учёта, корректировки, формирования и обработки данных.

При умелом использовании  мы можем создать БД отвечающую любым  требованиям, в любой сфере деятельности, что и объясняет столь широкое  распространение MSA.

Не малым плюсом является возможность интеграции с  другими офисными приложениями от Microsoft, т.к. наиболее распространёнными офисными приложениями являются продукты именно этого производителя ПО, скажем два продукта которые, известны подавляющему большинству пользователей ПК, это Word и Excel.

Также положительным моментом является наличие мастеров, которые позволяют, пусть и не в полной мере, использовать MSA даже не искушённому пользователю. Стоит упомянуть и интерфейс делающий работу более быстрой и приятной, возможность настройки панели инструментов позволяет настроить её под конкретного пользователя, убрав всё лишнее и добавив нужное.

Задачей данной работы было показать азы работы с  некоторыми основными элементами MSA и попытаться дать хотя бы минимальное  представление о её возможностях, считаю, что данная задача выполнена. Все созданные в процессе написания данной работы БД, а также, БД, использованные для создания элементов, включая созданные элементы, находятся в приложении «Б», в папках с соответствующими названиями.

Глоссарий№  п/п Понятие Определение 1 Active X Совокупность технологий, созданных компанией Microsoft, позволяющих разрабатывать компоненты программных систем, которые могут взаимодействовать друг с другом в сети, независимо от того, на каком языке они были разработаны 2 FTP Протокол передачи файлов. Предназначен для передачи файлов между удаленными компьютерами в Интернете, а также предоставляет пользователю набор команд для работы с файлами и каталогами на удаленном компьютере 3 SQL Язык структурированных запросов для выборки, изменения и удаления данных из таблиц базы данных. 4 VBA Объектно - ориентированный язык программирования, разработанный компанией Microsoft для программирования в приложениях Microsoft Office. VBA является разновидностью языка Visual Basic 5 База данных Множество данных определенной структуры, с которыми могут работать одна или несколько прикладных программ 6 Данные Произвольная информация, представленная в символьной (цифровой) форме 7 Запрос Обращение к СУБД, содержащее задание на выборку, добавление, изменение или удаление записей 8 Интернет Название единой глобальной сети мирового масштаба, построенной по одноименной технологии. 9 Ключевое поле Поле, которое однозначно идентифицирует каждый объект в таблице, т. е. позволяет четко отличить один объект от другого 10 Отчёт Объект базы данных, который используется для вывода на печать данных в отформатированном виде Список использованных источников1 Нейбауэр А.; Access 97 для занятых - СПб: Питер, 1997. - 368 с.: ил. 2 Обучение в Интернете [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.lessons-tva.info 3 Кронан Дж.., Андерсен В., Андерсон Б. Б.; Microsoft Office Access 2003. Быстрые шаги - М.: НТ Пресс, 2005. - 226 с.: ил. 4 Шевченко Н. А.; Access 2003. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2005 - 160 с.: ил. 5 Дженнингс Р.; Использование Microsoft Office Access 2003 - М: Издательский дом «Вильямс», 2006. - 1312 с.: ил. Список сокращенийСокращение Расшифровка MSA Microsoft Access БД База (базы) данных ПО Программное обеспечение ПК Персональный компьютер р. x.x.x Рисунок с числовым обозначением СУБД Система управления базами данных т.е. То есть т.к. Так как