Шпаргалка по "Информатике"

34. Назначение и  область применения электронных  таблиц:бухгалтерский и банковский учет;планирование распределение ресурсов;проектно-сметные работы;инженерно-технические расчеты;обработка больших массивов информации; исследование динамических процессов.Основные функциональные возможности:анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;оформление таблиц, отчетов;форматирование содержащихся в таблице данных;построение диаграмм требуемого вида;создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;печать итогового документа целиком или частично;организация взаимодействия в рабочей группе (коллективное использование, то есть распространение и просмотр электронных таблиц всеми участниками рабочей группы. Трехмерные документы   (блокноты,   папки)   -   одно  из важнейших новшеств программы  Excel  версии  5.0,  позволяющее значительно   упростить   и ускорить  работу  с таблицами и управление рабочими листами.  В новой версии рабочие документы могут содержать до  255 таблиц,  диаграмм или VBA-программ в       одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,  относящуюся к одной теме,  и хранить ее в одном файле,  что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

44. Сводная таблица — это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц. Сводная таблица может быть создана: на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа; на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных; на основе данных сводной таблицы; на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных Microsoft Access, FoxPro, dBase и т. д. Для создания сводной таблицы необходимо выделить источник данных и запустить программу Мастер сводных таблиц. Перед построением сводной таблицы из источника данных обязательно должны быть убраны промежуточные итоги и наложенные фильтры. Запустить программу Мастер сводных таблиц можно путем выбора команды Сводная таблица меню Данные или нажатием кнопки Мастер сводных таблиц инструментальной панели Сводные таблицы. Мастер сводных таблиц выполняет свою работу в диалоговом режиме в четыре шага. На первом шаге выбирается источник данных. На втором шаге в зависимости от выбранного источника данных следует указать диапазон ячеек списка, по которому создается сводная таблица. На третьем шаге определяется структура сводной таблицы. На четвертом шаге определяется место расположения сводной таблицы: новый лист или существующий лист. Если сводная таблица вставляется в существующий лист, то необходимо указать адрес ячейки левого верхнего угла диапазона, начиная с которого будет вставлена сводная таблица.

35 - 36. Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256, а строк 65536 . Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 :С15.Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Операции над листами (ярлычками) рабочей книги. С использованием левой кнопки мыши: щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:"Добавить...". Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;"Удалить". Надеюсь, без комментариев;"Переименовать". Надеюсь, без комментариев;"Переместить/Скопировать...". Интересная и полезная команда: в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить -- в выбранной книге будет создана копия этого листа."Выделить все листы". Надеюсь, без комментариев;"Цвет ярлычка...". Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный "цветной" ярлычок отображается "некорректно" (IMHO);"Исходный текст". "Господа программеры" разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.Перемещение по таблице (активация нужной ячейки).Самый простой способ -- щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево. Объединение ячеек.Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:Это можно сделать двумя способами: кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование" ; галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка «Выравнивание».

37. Для сложения, деления,  умножеия или вычитания двух или нескольких числовых значений можно использовать на листе простые формулы. Кроме того, можно вводить формулы, использующие функцию СУММ (также известную как автосуммирование) для быстрого суммирования последовательностей значений без необходимости вводить их в формулу вручную. После создания формулы можно использовать ее в соседних ячейках без необходимости повторного написания формулы. все формулы начинаются со знака равенства (=). В случае простой формулы после знака равенства могут следовать цифровые значения, с которыми необходимо выполнить вычисление, а также соответствующий математический оператор, например плюс (+) для сложения, минус (-) для вычитания, звездочка (*) для умножения и косая черта (/) для деления введенных значений. При нажатии клавиши ВВОД Excel мгновенно вычисляет и отображает результат формулы. Для быстрого суммирования последовательности значений без их ручного ввода в формулу можно использовать формулу с функцией СУММ, также известной как "Автосумма".Автосумма — это кнопка с изображенным символом суммы (сигма в греческом алфавите). Эту кнопку можно найти на вкладке Главная в группе Редактирование и на вкладке Формулы в группе Библиотека функций.При выборе ячейки справа или ниже диапазона числовых значений и нажатии кнопки Автосумма Excel автоматически включает этот диапазон в формулу и вычисляет значения.

38. Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.Диалоговое окно Мастер функций используется довольно часто. Поэтому опишем его подробнее. Окно состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в списке Функция появляется соответствующий ему перечень функций.В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того, какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию. Категория Полный алфавитный перечень содержит список всех функций Excel. Остальные категории функций будут рассмотрены по мере их применения.При выборе какой-либо функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Нажав кнопку ОК или клавишу [Enter], вы можете вызвать панель выделенной функции (описание подобных панелей приведено далее в этой главе).

39. Абсолютные и  относительные ссылки. По умолчанию,  ссылки на ячейки в формулах  рассматриваются как относительные.  Это означает, что при копировании  формулы адреса в ссылках автоматически  изменяются в соответствии с  относительным расположением исходной  ячейки и создаваемой копии.Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный. Смешанные ссылки.      Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

40. Довольно часто  данные требуется представить  в соответствии с некоторым  заданным критерием: в порядке  возрастания, убывания либо в  алфавитном порядке. Изменение  порядка расположения строк называется  сортировкой.Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок сортировки (по возрастанию или по убыванию), расположенных на стандартной панели инструментов.Выполните сортировку по фамилиям в обоих списках, и вы увидите, что после этого данные, касающиеся одного сотрудника, будут находиться в одной строке. Иногда возникает необходимость производить сортировку по нескольким столбцам одновременно. В нашем случае, например, может потребоваться отсортировать список сначала по сумме оклада в порядке убывания, а затем по фамилиям, по алфавитному признаку в порядке возрастания.Используя только кнопки сортировки, вы можете не получить желаемого результата. Для того чтобы произвести одновременную сортировку более чем по одному полю, активизируйте команду Данные/Сортировка. В результате ее выполнения появится диалоговое окно Сортировка диапазона В раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец и установите переключатель сортировки (по убыванию или по возрастанию). То же нужно сделать и для второго поля. С помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца. Команда Промежуточные итоги недоступна при работе с таблицей Microsoft Excel. Чтобы добавить промежуточные итоги в таблицу, необходимо сначала преобразовать ее в обычный диапазон данных. Учтите, что при этом будут удалены все функциональные возможности, связанные с таблицами, кроме форматирования.

41. Фильтрация данных. При решении многих задач возникает потребность осуществлять фильтрацию данных, то есть отображать и обрабатывать не все строки, имеющиеся в таблице, а только те, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel имеет два средства для фильтрации данных – автофильтр и расширенный фильтр.Чтобы установить автофильтр, следует поместить курсор внутрь таблицы и выбрать в меню Данные опции Фильтр и Автофильтр. В результате возле заголовков столбцов появятся кнопки разворачивающихся списков, из которых можно выбрать следующие опции:(Все) - снимает фильтр с данного столбца и обеспечивает вывод строк с любыми значениями в данном столбце;(Первые 10...) – позволяет отфильтровать заданное количество или заданный процент наибольших или наименьших элементов данного столбца;(Условие...) позволяет задать одно или два условия фильтрации в форме равенства или неравенства. Если условий два, то их можно связать логической операцией ИЛИ либо И. В первом случае будут отфильтрованы строки, для которых выполняется хотя бы одно из условий, во втором требуется выполнение обоих условий одновременно.В списке содержатся также все значения данных, присутствующие в данном столбце. Выбор такой опции приводит к тому, что через фильтр пройдут только строки с избранным значением.Для снятия автофильтра нужно выполнить те же действия, что и при его установке.

42. Чтобы использовать  расширенный фильтр, нужно над или под основной таблицей создать вспомогательную таблицу, имеющую такую же шапку, что и шапка исходной таблицы, подлежащей фильтрованию. Для этого удобней всего просто скопировать шапку исходной таблицы. Также созданная вспомогательная таблица должна содержать строку (или несколько строк) условий. Строка условий должна содержать условия отбора данных в основной таблице. Ниже приведен пример вспомогательной и основной таблиц.

В ячейки вспомогательной таблицы  можно включать различные условия  – равенства и неравенства. Например, выражение <100 обеспечит фильтрацию чисел, меньших ста. Если строка вспомогательной  таблицы содержит несколько заполненных  ячеек, то все задаваемые ими условия  должны выполняться одновременно. Если во вспомогательной таблице заполнены  несколько строк, то через фильтр пройдут данные, удовлетворяющие  условиям хотя бы одной из них. Для наложения расширенного фильтра необходимо поместить курсор внутри основной таблицы и выбрать в меню Данные опции Фильтр и Расширенный фильтр. При этом в поле Исходный диапазон будет автоматически занесен диапазон ячеек, занимаемых исходной таблицей. Для занесения диапазона ячеек, занимаемых вспомогательной таблицей, в поле Диапазон условий, нужно установить курсор в это поле, а затем выделить мышкой всю вспомогательную таблицу, включая шапку.