Разработка информационной системы на MS Access

       В Microsoft Access имеются следующие типы элементов управления, доступные на панели элементов в режиме конструктора формы: поля, надписи, группы, переключатели, флажки, списки, кнопки, наборы вкладок, элементы рисунков, линии, прямоугольники.

       Чтобы добавить элемент управления, отображающий поле в форму, необходимо:

       - Отобразить список полей, если  он еще не отображен. Для этого выбрать из меню Вид команду Список полей.

       - Перетащить поле из списка  полей в раздел «Область» данных  формы. Курсор мыши изменит  свой вид на символическое изображение поля, показывая, что в форму будет помещено поле.

       В форме «002_Редактор групп простой», были созданы следующие элементы управления: поля, списки.

       

       Рисунок 10 : окно формы «002_Редактор групп простой»

       Для формы может использоваться несколько  режимов отображения данных для примера использую таблицу «Месяц»:

       - ленточная форма

       Рисунок 11 Редактор месяцев. Ленточная форма 

       - одиночная форма

       Рисунок 12 Редактор месяцев. Одиночная форма 
 
 
 
 
 

       - сводная диаграмма

       Рисунок 13 Редактор месяцев. Сводная диаграмма. 

       - сводная таблица

       

       Рисунок 14 Редактор месяцев. Сводная таблица. 
 

       - табличная форма

       

       Рисунок 15 Редактор месяцев. Табличная форма. 

       Выбор отображения формы по умолчанию  задаётся в свойствах формы, выбор  режима отображения зависит от конкретной ситуации. В данном случае для наглядности, удобства доступа к данным, а также их редактирования была выбрана табличная форма отображения данных. В результате разработки базы данных были созданы следующие формы:

       - Форма 001_work, которая используется как кнопочная форма, открывающая другие формы; также для удобства были добавлены вкладки, на которых расположены схожие по функциям действия; 

       - Форма 002_Редактор групп простой, которая используется для добавления, удаления, редактирования, групп, в которые можно помещать пользователей для более удобного доступа к данным. См. рисунок 16;

       

       Рисунок 16 Редактор групп. 

       - Форма 004_Редактор пользователей для внесения новых пользователей, просмотра, редактирования и оценки уровня заполненения группы (данная форма состоит из двух форм главной, построенной на основе таблицы Группировка и подчинённой Редактор пользователей подчинённая форма). В этой форме нажимая кнопки Следующая группа, Предыдущая группа можно выбрать ту группы в которую нужно добавить пользователя(информация о группе отобразится в окошке слева). При необходимости нажав кнопку Открыть редактор групп можно вызвать форму редактор групп, при этом форма редактора пользователей закроется. См. рисунок 17;

       Рисунок 17 Редактор пользователей. 

       - Форма 005_Редактор пользователей подчиненная форма – табличная форма, с ней не нужно будет работать, она является подчинённой и входит в состав формы «Редактор пользователей». См. рисунок 18;

       Рисунок 18 Редактор пользователей подчинённая  форма. 

       - Форма 006_Редактор месяцев – табличная форма используется для выполнения операций с «месяцами». Редактирование, добавление, удаление, просмотр. Она отображается в табличном виде, потому что особых действий с ней выполнять не нужно, и в таком виде более наглядно. См рисунок 19;

       

       Рисунок 19 Редактор месяцев. 

       - Форма 007_Пользователи ВСЕ - табличная форма используется для просмотр всех пользователей из всех групп. Она отображается в табличном виде, потому что особых действий с ней выполнять не нужно, и в таком виде более наглядно. См.рисунок 20;

       

       Рисунок 20 Форма 007_Пользователи ВСЕ . 

       - Форма 008_Пользователь - используется для отображения информации о конкретном пользователе, с возможностью изменения любых данных, добавления, удаления пользователей, перемещения пользователя в другую группу. А предоставляющая возможность распечатать заполненную квитанцию с данными пользователя и с пошаговыми настройками сетевого адаптера компьютера пользователя. Отдельно можно распечатать настройки для Microsoft Windows Xp и Microsoft Windows Vista. См. рисунок 21;

       

       Рисунок 21 : Форма пользователь (Карточка пользователя). 

       - Форма 009_Все_квитанции - табличная форма используется для просмотр всех квитанций пользователей. Она отображается в табличном виде, потому что особых действий с ней выполнять не нужно, и в таком виде более наглядно. См. рисунок 22;

       

       Рисунок 21 : Форма 009_Все_квитанции.

       - Форма 010_Добавление квитанции – Это лавная форма в которую заносятся данные об оплате (номер комнаты, номер квитанции, дата оплаты квитанции). Добавление информации в эту форму максимально упрощено для того чтобы уменьшить время на поиск необходимой комнаты (номер комнаты можно выбрать из выпадающего списка или начать писать, а приложение, используя функцию автозаполнения предложит варианты.). Из этой формы можно также можно вызвать «редактор месяцев». Это нужно для внесения информации о квитанции, которой оплачивается следующий месяц. Для успешного администрирования предусмотрен вывод отчёта о подключённых в выбранном месяц комнатах, это нужно для последующего подключения этих пользователей к предоставляемым им услугам. Для финансового отчёта предусмотрен вывод всех номеров квитанций, оплаченных в данном месяце. См. рисунок 22;

         

       Рисунок 22 : Форма 010_Добавление квитанции 

       - Форма 011_Добавление квитанции подчиненная форма  табличная форма, с ней не нужно будет работать, она является подчинённой и входит в состав формы «Добавление квитанции». См.рисунок 23;

       

       Рисунок 23 : 011_Добавление квитанции подчиненная форма. 

2.2.6 Создание главной формы 

       Форма 001_work, которая используется как кнопочная форма, открывающая другие формы; также для удобства были добавлены вкладки, на которых расположены схожие по функциям действия. 

       Вкладка «Основная» через это меню можно активировать самые часто используемые функции ИС (См.рисунок 24) :

       - кнопка «Добавить квитанцию» (вызов формы 010_Добавление квитанции);

       - кнопка «Карточка пользователя» (вызов формы 008_Пользователь);

       - кнопка «Печать квитанции» (возможность распечатать двусторонний бланк квитанции (при двусторонней печати и последующей разрезке листа формата А4 получаются 2 квитанции)). (См.приложение)

       

       Рисунок 24 : Форма 001_work вкладка «Основная». 

       Вкладка «Редакторы» содержит кнопки вызова редакторов. Которые используются в данной ИС(См.рисунок 25):

       - кнопка «Редактор пользователей» (открывает форму 004_Редактор пользователей);

       - кнопка «Редактор месяцев» (открывает форму 006_Редактор месяцев);

       - кнопка «Редактор групп» (открывает форму 002_Редактор групп простой ); 

       

       Рисунок 25 : Форма 001_work вкладка «Редакторы». 

       Вкладка «Информация» содержит кнопки вызова форм и отчётов(См.рисунок 26):

       - кнопка «Все пользователи» (открывает форму 007_Пользователи ВСЕ);

       - кнопка «Все квитанции» (открывает форму 009_Все_квитанции);

       - кнопка «Информация по месяцам» (открывает 004_информация_по месяцам (Отчёт)),

       - кнопка «Количество оплаченных квитанций по месяцам» (открывает отчет 005_диаграмма_кол_поль_по_мес (графическое отображение количества оплаченных квитанций по месяцам(См.приложение)).

       

       Рисунок 26 : Форма 001_work вкладка «Информация». 

7. Создание  отчётов.

 

      Что бы расширить функциональные возможности данной информационной системы было необходимо создание следующих отчётов:

      - 001_настройка_Vista (печать пошаговых настроек сетевого адаптера компьютера пользователя, с указанием необходимого ip адреса, маски сети, основного шлюза и предпочитаемого DNS-сервера, если используется операционная система Microsoft Windows Vista).(См.приложение 1);

      - 002_настройка_Xp (печать пошаговых настроек сетевого адаптера компьютера пользователя, с указанием необходимого ip адреса, маски сети, основного шлюза и предпочитаемого DNS-сервера, если используется операционная система Microsoft Windows XP) (См.приложение 1);

      - 003_квитанция_х2 для двусторонней печать двух квитанций на листе формата А4(См.приложение);

      - 004_информация_по месяцам отображение информации повсем месяцам;

      - 005_диаграмма_кол_поль_по_мес графическое отображение количества оплаченных квитанций по месяцам (для наглядности);

      - 006_информация_по месяцу работает вместе с формой «Добавление квитанции». Выводит в отчёт номера комнат которым следует открыть доступ к платным услугам;

      - 007_мес_и_квит работает вместе с формой «Добавление квитанции». Выводит в отчёт номера комнат и квитанций, а также даты оплаты квитанций которые были оплачены в том месяце , который открыт в форме «Добавление квитанции» в данный момент;

      - квитанция_вид_сзади просмотр и при необходимости печать задней стороны квитанции. Этот отчёт работает совместно с формой «008_Пользователь». При открытой форме необходимо нажать кнопку просмотра квитанции и при необходимости можно будет её распечатать. При этом будут заполнены и распечатаны данные пользователя(Фамилия, Имя, Отчество и номер комнаты).(См.приложение 2);

      - квитанция_вид_спереди просмотр и при необходимости печать лицевой стороны квитанции; 

8. Создание  макросов.

 

     Макрос  представляет набор макрокоманд, который  создается для автоматизации  часто выполняемых задач. В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов - Конструктор  макросов.

     Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов для приложения.

      Макрос  в MS Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем.

      В данной ИС названия макросов указывают на то что при помощи их происходит(См.рисунок 27). Сокращения :

      - о – открыть;

      - з – Закрыть;