Разработка информационной системы на MS Access

       Мастер  помогает создавать таблицы, запросы, формы, отчеты из имеющихся заготовок, выполнив всю черновую работу.

       Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без использования традиционных средств программирования.

       СУБД MS Access ориентирована на работу с  объектами семи различных типов:

       1. Таблицы — основной объект БД, хранилище информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа и состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

       2. Запросы — позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы, а также производить различные вычисления.

       3. Формы — служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

       4. Отчеты — предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

       5. Страницы — это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

       6. Макросы — предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

       7. Модули — создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами. 
 
 
 
 

2. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОНОЙ СИСТЕМЫ 

2.1 Цель создания ИС и решаемые задачи 

     Целью данного дипломного проекта является создание и реализация базы данных для учёта квитанций оплаты за интернет, хранение сбор, упорядочивание информации о пользователях. Сотрудникам постоянно приходится работать с большим количеством квитанций, затрачивать время на заполнение квитанций, создавать информационные листки с настройками, создавать отчеты.

     Создание  базы данных намного облегчит  работу с данными и сэкономит время, затрачиваемое на выполнение каждодневных обязанностей, позволит  хранить большой объем информации, быстро получать информацию.

     Данная  информационная система реализована с помощью СУБД Microsoft Access 2003, так как она эта система широко распространена среди пользователей и и данный проект легко реализовать с помощью этого программного средства.

     Информационная  система должна:

     - обеспечивать хранение и предоставление необходимой информации (данные о пользователях, о месяцах пользования интернетом, их квитанциях)

     - иметь способность вывода на печать отчетов, т.е. бланк квитанции, информация о месяцах, печать карточки пользователя, печать настроек сетевой карты в зависимости от типа используемой операционной системы.

     - предоставлять возможность редактирования информации, т.е. добавлять, удалять и изменять любые записи базы данных;

     - иметь удобный, понятный, дружественный интерфейс. 
 
 
 

2.2 Этапы построения базы данных 

2.2.1 Создание модели  базы 

       Для построения инфологической модели  способом  «объект – свойство – отношение ».

       В предметной области в процессе ее исследования и анализа выделены следующие классы объектов - совокупности объектов, обладающих одинаковым набором свойств: пользователи, месяцы, группы, квитанции. Каждый объект представляется своим идентификатором, который отличает один объект класса от другого, а каждый класс объектов представляется именем этого класса. Так, для объектов класса «пользователи» идентификатором каждого объекта будет «номер комнаты»; для объектов класса «группировка» - «номер группы»; для объектов «месяц» - «номер месяца» и т.д. Идентификатор должен быть уникальным. Каждый объект обладает определенным набором свойств.

      Также необходимо отобразить связи между объектом и характеризующими его свойствами. Они изображаются в виде линии, соединяющей обозначение объекта и его свойств. Связь между объектом и его свойством может быть различной. Объект может обладать только одним значением, какого – то свойства. Для других свойств возможно существование одновременно нескольких значений у одного объекта. Кроме связи между объектом и его свойствами, в инфологической модели фиксируются связи между объектами различных классов. Определим связи между объектами:

     Каждый  пользователь может быть только в  одной группе, следовательно ставлю связь один ко многим, у пользователя может быть много квитанций, следовательно  связь один ко многим, в каждом месяце может быть много квитанций, связь один ко многим.

     При переходе от инфологической модели к  датологической следует иметь в  виду, что инфологическая модель включает в себя всю информацию о предметной области, необходимую и достаточную  для проектирования БД. Модель данных приведена на рисунке 1: 

     

     Рисунок 1 : Модель данных 

2.2.2. Создание необходимых таблиц 

      Создаем файл базы данных MS Access. Microsoft Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

      Для создания файла новой пустой базы данных необходимо выбрать в области  задач Создание файла строку Новая база данных. В открывшемся окне Файл новой базы данных раскроем список Создать папку и выберем папку, в которой будет храниться файл, зададим имя файла новой базы данных и нажмем кнопку Создать. В результате откроется окно новой базы данных база данных. Далее, создаем таблицы базы данных. Для создания таблицы необходимо выбрать объект «Таблицы» и нажать кнопку «Создать».

      Каждому объекту инфологической модели соответствует  таблица созданная в среде  СУБД Microsoft Access. В таблицах данные распределяются по столбцам и строкам. Столбцы (которые  называют полями) служат для хранения различных характеристик объектов, а строки (которые называют записями) содержат сведения о конкретном объекте.

      В результате преобразования инфологической модели в датологическую были выявлены следующие таблицы: группировка, пользователь, квитанция, месяц.

      Таблицы приведены на рисунках ниже :  

     

     Рисунок 2 : Таблица группировка 

     

     Рисунок 3 : Таблица квитанция 

     

     Рисунок 4 : Таблица месяц 

     

     Рисунок 5 : Таблица пользователь 

 2.2.3 Нормализация базы  данных 

      Теория  нормализации основана на концепции  нормальных форм. Каждой нормальной форме соответствует некоторый определенный набор ограничений, и отношение находится в нормальной форме, если оно удовлетворяет свойственному данной форме набору ограничений. Цель нормализации БД - разработка хорошо организованной, оптимизированной и логичной модели базы данных до начала ее физической реализации. Этот подход минимизирует затраты на доводку базы данных на поздних стадиях разработки. Нормализация БД повышает производительность за счет экономии пространства для хранения данных и времени на их обработку. Для создания надежной схемы БД вполне достаточно приведения схем отношений к третьей нормальной форме.

      Первая  нормальная форма: Значения всех свойств объекта должны быть атомарными. Так, например, в базах данных адрес принято разделять на более простые свойства: страна, индекс, город, улица, дом, корпус, квартира. Поскольку может появиться необходимость сгруппировать объекты определенной страны или города. В моей базе адрес хранится в виде единой текстовой строки, так как не была поставлена задача, выбора пользователей, по месту прописки.

      Вторая  нормальная форма: запрещает не ключевому полю зависеть от части составного первичного ключа — разрешена только зависимость от первичного ключа в целом.

      Третья  нормальная форма: Отношение находится в третьей нормальной форме в том случае, если оно находится во второй нормальной форме, и не ключевое поле не зависит от другого не ключевого поля.

      В разработанной базе данных  неключевые поля полностью зависят от первичного ключа и не зависят от неключевых полей.

      База  данных, спроектированная по правилам нормализации, состоит из большего, чем в ненормализованной, числа  компактных простых таблиц, что уменьшает  избыточность данных и объем пространства, необходимого для их хранения. В  результате проведения нормализации данных были выделены следующие объекты: месяц, пользователь, квитанция, группа. 

4. Создание  запросов в базе данных

 

      Для построения данной ИС необходимы следующие запросы:

      - 001_количество пользователей по месяцам Подсчёт количества квитанций оплаченных в каждом месяце ;

      

      Рисунок 6 : Запрос 001_количество пользователей по месяцам в табличной форме

      

      Рисунок 7 : Запрос 001_количество пользователей по месяцам в режиме конструктора: 

      - Информация по каждому месяцу сводная информация. 

      

      Рисунок 8 : Запрос Информация по каждому месяцу табличная форма

    

      Рисунок 9 : Запрос Информация по каждому месяцу в режиме конструктора 

5. Создание  форм

 

       Форму можно создавать тремя способами:

       - Автоформы очень быстро создают  общие формы, которые содержат  все поля из одной таблицы.

       - Мастер создания форм создает  форму, предоставив серию диалоговых окон, в которых можно выбрать поля и стиль оформления для формы.

       - Создание формы с нуля. Работать в режиме конструктора формы.

       Создание  формы с помощью  мастера рассмотрим на примере создания формы «002_Редактор групп простой» для ввода и просмотра информации о имеющихся группах:

       Для создания формы с помощью мастера  необходимо в окне базы данных выбрать  вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выбрать мастер форм, в качестве источника данных выбрать таблицу «Группировка». Далее, необходимо следовать инструкциям мастера, в последнем диалоговом окне выбрать изменить макет формы для редактирования созданной формы, если конечно это необходимо.

       В формах и отчетах ведется работа с элементами управления, которые отображают данные из полей, хранят информирующий текст (вроде заголовков и надписей) или являются исключительно декоративными элементами.