Содержание 
 
 

Введение 2

1 Постановка задачи 3

2 Разработка таблиц 3

3 Разработка запросов 6

4 Создание отчетов 12

5 Создание форм 13

6 Разработка главной кнопочной формы 15

7 Руководство пользователя 19

8 Рекомендации по дальнейшей модернизации системы 20

Заключение 21

Список литературы 22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

    Существует  много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге.

    В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом.

    Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

    Базы  данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

    Базы  данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

    В курсовой работе рассмотрен процесс разработки информационной системы «Отдел сбыта».

1 Постановка задачи

 

    Тема: разработка базы данных: Отдел сбыта  в MS ACCESS.

    Основное  содержание: отдел сбыта предприятия  занимается реализацией выпускаемой  предприятием продукции. Отделу сбыта  требуется разработать систему  учета договоров с заказчиками, автоматизирующую учет сведений о реализуемой  продукции заказчикам. Обеспечить расчет стоимости отпускаемой продукции, расчет дебиторской задолженности  заказчиков, так как возможна частичная  оплата суммы по договору за реализуемую  продукцию с последующем погашением задолженности. Обеспечить хранение и печать данных о заказчиках, реализуемой продукции, поисковую систему. Разработать базу данных - отдела сбыта.

2 Разработка таблиц и схемы базы данных

 

    В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами. Рассмотрим создание таблиц в режиме конструктора.

    Нажмем  кнопку Создать на вкладке «Таблицы» и выберем Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы «Заказчики» (рис. 1).

    Далее закроем конструктор, в появившемся  запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберем Да и сохраним таблицу под именем «Заказчики». 

 

Рис. 1. Таблица «Заказчики» в режиме конструктора 

      Аналогичным образом создадим таблицы «Договора», «Расчет», «Сотрудники отдела сбыта», «Виды материалов» и «Материалы» (рис. 2-6). 

 

    Рис. 2. Таблица «Договора» в режиме конструктора 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

 

    Рис. 3. Таблица «Сотрудники отдела сбыта» в режиме конструктора 

    

 

    Рис. 4. Таблица «Материалы» в режиме конструктора 

    

 

    Рис. 5. Таблица «Виды материалов» в режиме конструктора 

    

 

    Рис. 6. Таблица «Расчет» в режиме конструктора 

    После создания таблиц и заполнения их данными  нужно связать таблицы. Для этого  необходимо выбрать пункт меню Сервис / Схема данных. В открывшемся  окне добавляем все созданные  таблицы.  

    Свяжем  таблицы согласно рисунку 7.

    При создании связей отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появляются связи между таблицами «один ко многим». 

 

      Рис. 7. Схема данных

3 Разработка запросов

 

    Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью  запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять  описания в презентации. Запросы  часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые  таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

    Для создания запроса перейдем на вкладку Запросы, нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора.

    1. Создадим запрос «Договора на реализацию с кол-вом единиц больше заданного».

    В качестве источника запроса выберем  таблицы «Материалы», «Заказчики» и «Договора» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Заполним  поля согласно рис. 8. 

 

    Рис. 8. Запрос «Договора на реализацию с кол-вом единиц больше заданного» 

    2. Создадим запрос «Количество наименований материала каждого вида».

    В качестве источника запроса выбираем таблицу «Виды материалов» и «Материалы»  и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Затем щелкнем правой кнопкой мыши по рабочему и выберем пункт Групповые операции.

    Заполним  поля, как показано на рис. 9. 

    

 

    Рис. 9. Запрос «Количество наименований материала каждого вида» 

    3. Создадим запрос «Общая сумма заказов каждого заказчика».

    В качестве источника запроса выбираем таблицы «Договора», «Материалы» и «Заказчики» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Затем щелкнем правой кнопкой мыши по рабочему и выберем пункт Групповые операции.

    Заполним  поля, как показано на рис. 10. 
 
 

 

    Рис. 10. Запрос «Общая сумма заказов каждого заказчика» 

    4. Создадим запрос «Поиск договора по его номеру».

    В качестве источника запроса выбираем таблицы «Договора», «Материалы», «Сотрудники отдела сбыта» и «Заказчики» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Заполним  поля, как показано на рис. 11. 

 

    Рис. 11. Запрос «Поиск договора по его номеру» 

    5. Создадим запрос «Поиск материала по наименованию».

    В качестве источника запроса выберем  таблицы «Виды материалов»  и «Материалы» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Заполним  поля согласно рис. 12. 

 

    Рис. 12. Запрос «Поиск материала по наименованию» 

    6. Создадим запрос «Список выплат».

    В качестве источника запроса выберем  все таблицы и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Заполним  поля согласно рис. 13. 

 

    Рис. 13. Запрос «Список выплат» 

    7. Создадим запрос «Расчет задолженности». 

    В качестве источника запроса выберем  запрос «Список выплат» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Заполним  поля согласно рис. 14. 

 

    Рис. 14. Запрос «Расчет задолженности» 

    8. Создадим запрос «Удаление данных о договоре, номер которого вводится».

    В качестве источника запроса выберем  таблицу «Договора» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Затем щелкнем правой кнопкой мыши по рабочему и выберем пункт Удаление из меню Тип запроса.

    Заполним  поля согласно рис. 15. 

 

    Рис. 15. Запрос «Удаление данных о договоре, номер которого вводится» 

    9. Создадим запрос «Список заказов заданного заказчика».

    В качестве источника запроса выбираем таблицы «Материалы», «Договора» и «Заказчики» и перемещаем необходимые поля на рабочее поле, щелкая по ним левой кнопкой мыши.

    Заполним  поля, как показано на рис. 16. 

 

    Рис. 16. Запрос «Список заказов заданного заказчика»

4 Создание отчетов

 

    По  своим свойствам и структуре  отчеты во многом похожи на формы, но предназначены  только для вывода данных, причем для  вывода не на экран, а на принтер. В  связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные  меры для группирования выводимых  данных и для вывода специальных  элементов оформления, характерных  для печатных документов.

    Создадим  отчет по запросу «Список выплат». Для этого выберем «Создание отчета с помощью мастера», далее в списке выберем запрос «Список выплат». Выберем все поля данного запроса, макет «По левому краю», стиль «Деловой».

    Модифицируется  отчет следующим образом: необходимо выбрать его имя на вкладке  Отчеты и щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор команды «Просмотр» в том  же окне позволяет увидеть, как будет  выглядеть распечатанный отчет.

    Отчеты по остальным запросам формируются аналогично с помощью мастера. 

5 Создание форм

 

     Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы “вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм. Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных, диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.