Разработка баз данных на основе СУБД ACCESS

1. Задание № 1 Разработка баз данных на основе СУБД ACCESS………..3
2. Задание №2. CRM. Функциональные возможности. Преимущества и недостатки…………………………………………………………………12

 

3. Список  используемой литературы………………………………………15

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Задание № 1 Разработка баз данных на основе СУБД ACCESS.

  1.Разработать  структуру реляционной базы данных:

• создать необходимые таблицы с указанием наименований, типов, описаний полей;
• показать схему и виды связей между полями созданных таблиц (графически).

2.На основании  созданной базы данных разработать  запрос для получения необходимой  информации:

• выбрать необходимые поля;
• реализовать функции условий отбора, групповых операций
• сформировать необходимые выражения (при обработке полей);
• показать структуру запроса (графически).

 
 

Исходные данные для разработки структуры реляционной  базы данных и разработки запросов. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1.Разработать  структуру реляционной базы данных:

• создать необходимые таблицы с указанием наименований, типов, описаний полей;
• показать схему и виды связей между полями созданных таблиц (графически).

 

Для начала работы по созданию БД необходимо запустить  MS Access 2003. Для этого из меню «Пуск>Все программы>Microsoft Office» необходимо выбрать пункт Microsoft Access 2003. В результате на экране появится окно. Далее переходим к созданию таблиц. После ввода имени файла БД щелкнуть по кнопке «создать», в результате чего MS Access автоматически перейдет в режим создания таблиц. Удобным вариантом при создании таблиц является режим «Конструктор». Присвоим ей имя «Оборудование». Укажем имя полей и тип данных. Перед сохранением таблицы необходимо указать ключевое поле (первичный ключ) для создаваемой таблицы. В данном случае ключевым будет являться поле «Код Вида оборудования» (рис.1). 

 

(рис.1)

Создаем следующую  таблицу, также в режиме «Конструктора». Зададим ей имя «Марка оборудования». Введем название полей и укажем тип  данных. Ключевым будет являться поле «Код Марки оборудования» (рис.2). Сохраняем таблицу. 

 

(рис. 2) 
 

Переходим к  созданию главной таблицы, назовем  ее «Цена». Введем название полей и  укажем тип данных. Ключевым будет  являться поле «Остаточная цена» (рис.3). Сохраняем таблицу.

(рис. 3)

После того как  все таблицы созданы их необходимо связать между собой, используя  специальный инструмент в MS Access «Схема данных». В открывшееся окно «Схема данных» необходимо добавить все таблицы. Для этого, выделяем каждую таблицу левой кнопкой мыши и выбираем команду добавить.

Создаем связи  между таблицами. В подчиненной  таблице  необходимо щелкнуть левой  кнопкой мыши по первичному ключевому  полю  и, не отпуская кнопку мыши перетащить курсор в главную таблицу. Отпустить  левую кнопку мыши  над внешним  ключом главной таблицы. После этого  на экране появится диалоговое окно «Изменение связей», в котором для создания связи следует установить флажок «Обеспечение целостности данных». При установке флажков «Каскадное  обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей» будет  обеспечена автоматическая корректировка  данных для сохранения целостности  во взаимосвязанных таблицах.

Полученная  схема показана на рис.4 

(рис.4) 

После назначения связей между таблицами можно  перейти к первичному заполнению данными таблиц.

 

(рис. 5)

 
 

(рис.6) 

(рис.7) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.На основании  созданной базы данных разработать  запрос для получения необходимой  информации:

• выбрать необходимые поля;
• реализовать функции условий отбора, групповых операций
• сформировать необходимые выражения (при обработке полей);
• показать структуру запроса (графически).

 

Для создания запросов в MS Access необходимо в верхнем меню выбрать режим «Создание». Выберем режим «Конструктор». Для вызова этого режима необходимо щелкнуть по команде «Конструктор запросов». В результате на экране появится основное окно создания запросов и окно «Добавления таблиц». В последнем необходимо выбрать таблицы, содержащие поля, участвующие в запросе и добавить их в окно «Запрос».

Сделаем запрос «Средний Износ оборудования каждого вида».

Для вычислений необходимо использовать поля «Вид оборудования», «Марка оборудования», «Остаточная цена» «Износ».Для определения Среднего износа оборудования необходимо в создаваемом запросе создать вычисляемое поле. Чтобы создать вычисляемое поле следует установить курсор мыши в первый свободный столбец строки «Поле» в области  свойств запроса, после чего нажать сочетание клавиш «Ctrl»+«F2».  На экране появится построитель выражений, в котором необходимо записать формулу, по которой будет происходить вычисления Последовательность действий при составлении выражений следующая. В левой нижней части этого окна автоматически выделяется источник данных текущего запроса, в средней части перечислены доступные поля. Щелкаем дважды левой кнопкой мыши по полю «Остаточная цена», затем нажимаем кнопку «/» в окне построителя выражений и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по полю «Износ». Для завершения работы щелкаем по кнопке «Ok». В результате в зоне свойств запроса появится новый столбец  содержащий следующую запись «Выражение1: Цена![Остаточная цена]/Цена!Износ».  В ней необходимо слово «Выражение1» заменить на «Средний Износ оборудования».  

(рис. 8)

Сохраним данный запрос и присвоим ему имя «Средний Износ оборудования каждого вида».

Результат выполнения этого запроса показан на (рис.9 ).

(рис. 9)

Сделаем запрос «Поиск Марки оборудования». Для  этого добавим таблицы «Марка оборудования», «Оборудование», «Цена» и запрос  «Средний Износ оборудования каждого вида»  щелкнем по кнопке «Закрыть».

Выбираем необходимые  поля. Из таблицы «Оборудование» необходимо выбрать поле «Вид оборудования». Далее в этом поле выберем пункт «Условие отбора» и введем строку [Введите Вид оборудования]. 

(рис.10) 

Проверим работоспособность созданного запроса. На экране появится диалоговое окно с заголовком «Введите Вид оборудования». Введем любое наименование, присутствующего в БД (ввод товара следует вводить в точности, так как это сделано в таблице) и на экране появится таблица, в которой перечислены все марки данного вида оборудования, остаточная цена, износ и средний износ.  Сохраним данный запрос и присвоим ему имя «Поиск Марки оборудования». 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задание №2. CRM. Функциональные возможности. Преимущества и недостатки. 

Современные CRM-системы  обладают следующими функциональными  возможностями:

• Ведение единой базы данных клиентов: Подробная характеристика о каждом клиенте: контактная информация, дополнительные характеристики, потребности клиента, история контактов, покупок, взаиморасчетов. Быстрый и удобный доступ к информации о клиенте. Вся информация содержится в одном месте, что позволяет оперативно получить необходимые сведения о клиенте.
• Взаимодействие между отделами компании: Ведение истории контактов клиентов со всеми сотрудниками и отделами компании. Оперативная передача информации о клиенте между отделами. Позволяет своевременно реагировать на потребности клиента, снизить время обслуживания обязательств перед клиентами.
• Управление продажами: Создание эффективной системы сбыта. Система позволяет: организовать регламент работы с клиентом; разделить процесс продажи на этапы, действия; контролировать сроки и результаты выполнения сделок; прогнозировать объем продаж, результаты и эффективность сделок; выявлять проблемные этапы; повысить количество эффективных сделок, сократить цикл продажи. Интеграция с финансовыми, учетными системами. Позволяет создать единое информационное пространство по работе с клиентами; формировать Счета, Расходные накладные, Акты; контролировать платежи и взаиморасчеты с клиентом; проводить совместный анализ финансовой и CRM информации. Планирование и контроль действий сотрудников. Система помогает сотруднику планировать и контролировать свою работу с клиентами, назначать задания для других сотрудников. Мотивация сотрудников. Создание эффективной системы мотивации сотрудников. Повторные продажи. Помогает выполнять повторные продажи существующим клиентам компании.
• Управление маркетингом: Сегментирование клиентов, анализ клиентской базы. Разработка точных и эффективных предложений для конкретного сегмента клиентов. Оценка эффективности рекламных и маркетинговых кампаний. Позволяет эффективно расходовать рекламный бюджет, повысить отдачу от рекламы.
• Облегчение выполнения рутинных операций: Создание и использование шаблонов контактов и шаблонов действий для выполнения типовых операций. Интеграция с электронной почтой, управление рассылкой и получением электронных писем. Удобный интерфейс просмотра информации "Профиль контрагента", "Профиль куратора", "Календарь куратора".
• Защита информации: Разграничение прав доступа пользователей к информации в программе. Позволяет избежать потерю информации о клиентах. Предотвращение потери клиентской базы. При увольнении менеджера вся информация по его клиентам остается в базе данных и может быть передана другому сотруднику.

Часто оценить  эффективность внедрения необходимо для того, чтобы обосновать произведенные  затраты перед собственниками бизнеса, понять, насколько эффективными будут  дальнейшие вложения в развитие CRM-проекта. Необходимо определить критерии, по которым  можно произвести такую оценку.

Самой понятной, на первый взгляд, формулой является ROI. Казалось бы оценить эффективность, посчитав коэффициент возврата на вложенные инвестиции было бы самым простым и понятным решением. Однако на практике мы сталкиваемся с труднопреодолимыми сложностями. Если затраты в той или иной мере оценить с достаточной точностью мы еще можем (хотя и тут часто забывают учитывать непрямые затраты, помимо стоимости лицензий и внедрения, например время сотрудников, которое они выделяют на участие в проектировании решения, стоимость сопровождения системы и т. д.), то с денежной оценкой преимуществ, полученных от внедрения CRM-системы возникают во многом непреодолимые сложности.

Материальная  выгода от внедрения может складываться из следующих компонентов:

• Автоматизация труда и экономия трудозатрат сотрудников;
• Увеличение скорости и качества обслуживания клиентов;
• Улучшение качества анализа и управления;
• Снижение возможных потерь за счет повышения надежности информационной инфраструктуры, уменьшения риска ошибок, степени зависимости компании от каждого конкретного сотрудника.

Из всех перечисленных  факторов только первый поддается точной количественной оценке. Наиболее просто оценить его в случае, если CRM-система  включает автоматизацию конкретных фаз бизнес-процесса. Например, при  внедрении index.CRM в компании Урал Релком-Плюс, занимающейся поставкой и сопровождением справочно-правовых систем, был автоматизирован процесс учета систем, установленных у каждого клиента, и выставления бухгалтерских документов за услуги по сопровождению. Выполнение этих операций вручную бухгалтером, при существующем количестве клиентов, занимало порядка 75 часов рабочего времени. Благодаря наличию автоматической процедуры выставления документов в index.CRM и автоматическому переносу этих документов в 1С, максимальное время, которое затрачивает бухгалтер на выполнение операции - 2 часа рабочего времени (включая контроль правильности выставления и печать документов). Таким образом, экономия составляет более 70 часов.Если сравнить размер выгоды со стоимостью CRM-проекта, то окажется, что затраты на внедрение окупились менее, чем за 10 месяцев.