Проверка обеспеченности договорных обязательств предприятия фактически сданными на заданный склад изделиями за заданный месяц.

 

Для устранения избыточной информации при автоматизированной обработке появилась необходимость в представлении данных в виде групп.

1 группа. Все общие сведения. Договор (код заказчика, № договора.) Одному заказчику может соответствовать несколько договоров.

2 группа. Спецификация договора (№ договора, месяц отгрузки, количество по договору, код изделия)

Для решения задачи выделены 7 групп (7 ИО) с ключевыми реквизитами (ключи подчеркнуты):

1. Заказчик (код заказчика, наименования заказчика, адрес). В данной группе реквизитов ключевым реквизитом является код заказчика, так как он определяет сущность (строку), ее уникальность.

2. Изделие (наименование изделия, код изделия, единица измерения, цена за единицу). Ключевым реквизитом данной группы является код изделия, так как другие реквизиты данной группы не могут определить уникальность сущности.

3. Цеха (№_цеха, наим_цеха).

4. Договор (код заказчика, № договора.)

5. Спецификация договора (№ договора, месяц отгрузки, количество по договору, код изделия)

6. Цеховая накладная (№ договора, № ЦН, дата отгрузки).

7. Спец-я цеховой накладной( №ЦН, код изделия, количество накладной).

 

3.2. Определение связей информационных  объектов и определение логической структуры базы данных.

 

В результате анализа получили семь ИО или сущностей. Проведем попарный анализ между ними.

Заказчик              Договор (заказчик-главный ИО, договор-подчиненный ИО). Тип связи 1:М, т.к. один заказчик может заключить несколько договоров, но один договор соответствует одному заказчику. Связь между этими объектами осуществляется с помощью реквизита Код заказчика.

Изделие                   Спец-я цеховой накладной (Изделие -главный ИО, спец-я накладной - подчиненный ИО). Связь 1:М, т.к. одному изделию соответствует несколько видов накладных (отгрузок). между этими объектами осуществляется помощью реквизита Код изделия.

Договор                   Спец-я договора. (договора-главный ИО, спец-я договор- подчиненный ИО). Связь 1:М, т.к. одному договору соответствует несколько видов изделий. Но одному виду изделия соответствует один договор. Связь между этими объектами осуществляется помощью реквизита Номер договора.

Цеховая накладная               Спец-я цеховой накладной (цеховая накладная-главный ИО, спец-я накладной - подчиненный ИО). Связь 1:М, т.к. одной накладной соответствует несколько видов изделий. Но одному виду изделия соответствует одна накладная. Связь между этими объектами осуществляется помощью реквизита Номер накладной.

После того как установлены связи между сущностями, возможно построение информационно-логической модели.

Информационно-логическая модель-это модель данных, отображающая предметную область в виде совокупности информационных объектов и структурных связей между ними.

Логическая структура РБД–это совокупность логически связанных реляционных таблиц.

Логические связи соответствуют структурным связям между объектами в инфологической модели, каждый ИО в логической структуре отображается соответствующей реляционной таблицей.

Связи между таблицами осуществляются посредством общих реквизитов (ключевых или не ключевых). Логическая структура РБД имеет следующий вид:

 

3.4.Разработка  физической структуры базы данных.

Физическое моделирование БД-это способ размещения  информации на машинных носителях. Правила перехода от логической реляционной структуры к физической заключается в следующем:

-каждая  реляционная таблица превращается  в таблицу БД;

-каждый  столбец таблицы- в поле таблицы;

- каждая  строка-В запись таблицы;

В процессе физического проектирования РБД необходимо:

-присвоить  имена таблицам;

-присвоить  имена полям таблиц;

 

Соответствие документов и таблиц БД

Имя документа	Имя таблицы БД
Список заказчиков	Заказчик
Список изделий	Изделие
Список договоров, заключенных с заказчиком	Договор
Список цеховых накладных	Цеховых накладная
	Спец-я Н
Список Цехов	Цеха

 

Таблицы базы данных заполняются на основе входных (первичных) документов. Например, в таблице ЗАКАЗЧИК имена полей КОД ЗАК, НАИМ ЗАК  и АДРЕС.

3.5.Контрольный  пример.

Контрольный пример необходим для проверки правильности решения задачи на персональном компьютере. В моей работе таблицы с именами полей, заполненные конкретными значениями выглядят так:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По приведенным  исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).

 

Подсчитаем отклонение как разность между количеством отгруженного и количеством необходимого товара на складах. Отчет будет выдан в разрезе складов и дат отгрузки.

 

 

4.СОЗДАНИЕ  БАЗЫ ДАННЫХ

4.1.Структура  таблиц

В данном разделе на основе выполненного ранее проектирования базы данных построения логической и физической моделей), разработанных данных контрольного примера реализуем базу данных практически.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

Создание структуры таблиц в режиме конструктора

Создание таблицы путем ввода данных

Создание таблицы с помощью мастера таблиц.

В окне Изделие: База данных на панели объектов выбрать Таблицы. Нажать кнопку Создать на панели инструментов и выбрать в окне Новая таблица строку Конструктор.

Описание структуры таблиц базы данных Изделие представлено в таблице:

 

Имя поля	Тип  данных
Изделие (НЦГП)
*Код изделия (КИ)	текст, 3
Наименование изделия (НИ)	текст, 15
Единица измерения товара	текст, 2
Цена за единицу  измерения	денежный
Код склада	текст, 2
Склады
*код склада	текст, 2
название склада	текст, 20
Спецификация цеховой накладной
*№цех. накладной	текст, 2
*№цеха	текст, 5
*код изделия	текст, 3
Кол-во выпущ. изделий	числовой
Цеховая накладная
*№цех. накладной	текст, 2
*№цеха	текст, 5
Дата сдачи	дата

 

4.2.Схема  данных

Схема данных в Access строится на основе логической модели, разработанной при проектировании базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм ,запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

 

 

4.3. Пользовательские формы

 

Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того, как разработаны таблицы и схема данных.

 Создадим  форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью  конструктора. Пример формы ИЗДЕЛИЯ.

 

 

МНОГОТАБЛИЧНАЯ ФОРМА.

На основе связанных таблиц можно создать составную форму.

 

 

 

5. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 

Задание № 30. оценка неполной оплаты заданного отгруженного изделия «Носки».

Перед решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) для получения выходных документов.

Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы.

 

АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ:

1.используя  таблицы ЦН, СЦН, Склады и Изделие, подсчитать количество отгруженного товара.

 

 

2.используя  таблицы  договор, СДОГ и Изделие, подсчитаем количество необходимого товара для обеспеченности договоров.

 

 

3.Используя  запросы ЕСТЬ и НАДО. подсчитать отклонение как разность между количеством отгруженного и необходимого товара.(запрос Отклонение).

 

 

6. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ.

Для обработки данных в СУБД используются запросы. Запрос можно построить на основе одной или нескольких таблиц и запросов.

В методическом пособии рассматриваются следующие виды обработки данных:

• выборка записей, удовлетворяющих заданным условиям отбора;

• включение в бланк запроса задаваемых пользователем полей;

• вычисления с помощью формул и функций

• группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций и другие.

 

Рассмотренный выше алгоритм решения задачи строиться именно на запросах.

 

Для получения недоплаты в пустом столбце создать выражение = надо!количество-есть!количество

 

В результате выполнения запроса получим:

Сохранить запрос под именем Отклонение.

 

7.СОЗДАНИЕ  ОТЧЕТОВ

Access позволяет  создать макет отчета определенной структуры. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов.

Макет отчета определяет состав и расположение:

¨ заголовка отчета,

¨заголовков полей отчета,

¨значение полей, входящих в отчет,

¨значений вычисляемых реквизитов.

При конструкции макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом.

Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора отчетов.

7.1.Получение  отчета с помощью мастера отчетов.

Рассмотрим создание отчета по результатам запроса Отклонение

Для создания отчета выполним действия:

¨ В окне БАЗА ДАННЫХ выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.

¨В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос Долг заданного заказчика. В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет. Далее>

¨В следующих диалоговых окнах не добавлять уровни группировки и не задавать порядок сортировки. Далее>

¨ Установить переключатель для вида макета отчета - в столбец и ориентацию книжная. Установить флажок на Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Далее>

¨Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовка обычный. Далее>

¨ в следующем окне задается имя отчета - Отклонение. Нажать Готово.

 

После редактирование в конструкторе отчет примет вид.

 

 

7.3. Вывод отчета на печать

Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов.

8.СОЗДАНИЕ  КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ  ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ

Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных Access

Формы, отчеты и макросы можно использовать кнопочные формы.

Кнопочная форма (КФ)- это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а так же выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании КФ предусматривается кнопка для изменения самой КФ.

Все страницы КФ представлены двумя уровнями:

1 уровень- главная страница кнопочной формы

2 уровень- страницы Добавление данных в формы, Редактирование данных, Открытие отчетов.

РЕДАКТИРОВАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ

Для создания рисунка  в режиме Конструктор форм в левом поле формы щелкнуть левой кнопкой мыши, нажать Свойства на панели инструментов.

В окне Рисунок, в закладке Макет выбрать …(многоточие). Выбрать рисунок из имеющихся в файлах/ ОК.