Программы Microsoft Office

Появится  окно настройки параметров страницы:

Поля отделяют страницу, на которой будет находиться текст от края страницы. Важная опция  переплет. Переплет - отдельная величина. Практически все документы имеют  переплет. Вот для того, чтобы  поля были в переплетенном документе одинаковые и устанавливают переплет. Зеркальные поля - нужны в том случае, если вы печатаете документ с двух сторон для гарантии одинаковости переплета. Параметры страницы можно применять как к одному разделу, так и ко всему документу. Но об этом дальше.

Самое главное  зачем этот разрыв страницы нужен. А  нужен он для форматирования документа. У Вас в документе может  быть много глав. При создании главы  есть некоторые правила. Например, на новой странице должно быть не менее 30% заполнено. Применение разрыва страницы сделает главы в одном документе независимыми. Новая глава будет начинаться с новой страницы и правка предыдущей главы не повлияет на вторую. Она всегда будет начинаться с начала страницы. Посмотрите на рисунок ниже на нем довольно хорошо показано. Установка разрыва с новой страницы переводит главу на другую страницу, любые добавления к первой главе не сказываются на второй главе. Она с начала.

Итак, чтобы установить разрыв идем в меню Вставка -> Разрыв. Но только перед этим курсор нужно установить в положение необходимое для разрыва.

Появится  диалоговое окно, в котором нужно выбрать как устанавливать разрыв. Мы будем устанавливать его с новой страницы, чтобы смоделировать описанную ситуацию.

Все, разрыв будет установлен. Для того, чтобы ориентироваться где он и удалять его Вам нужен режим непечатаемых символов, смотрите "Шаг 8 - Ограничения пользователя Редактор системных правил". В режиме непечатаемых символов виден символ разрыва страницы:

Все главы  документа должны быть в одном  файле, чтобы обеспечить целостность  нумерации и оглавления. Документ часто состоит из листов разного  формата и оформление такого документа  достигается разбиением его на разделы. Вот так могут выглядеть листы в одном документе.

Естественно, что это самый простой пример. В Word несколько страниц одного формата. Для каждого раздела можно установить свои параметры страницы, читайте "Шаг 12 - Параметры страницы". Что характеризует раздел - изменения (изменения формата, вставки текста) в одном разделе не отражаются на другом. Очень важная идея разбиение документа на разделы используется при необходимости обеспечить независимость одной части текста от другой.

Чтобы создать  новый раздел нужно установить курсор в место предполагаемого разрыва  и в меню "вставка" выбрать  команду "разрыв". В окне "Разрыв" активизировать переключатель "новый раздел со следующей страницы".

Увидеть разрыв страницы можно, включив непечатаемые символы. Вот так он может выглядеть:

Для автоматического  составления оглавления названиям  разделов, глав и т.д. должны быть присвоены  стили заголовков разных уровней  рекомендуется присваивать стиль при вводе. Для присваивания стиля нужно выделить надпись (достаточно поставить курсор в пределах надписи) и из списка на панели инструментов выбрать стиль.

Для удаления стиля нужно выделить надпись  в поле стиль выбрать обычный. Стили можно переопределять для  этого нужно присвоить надписи (любой) стиль, который будет меняться. Отформатировать надпись. Повторно присвоить стиль. Появится надпись.

В выпавшем окне переопределение стиля убедиться, что активизирован переключатель  данный стиль, используя выделенный фрагмент как образец и подтвердите  нажатием ОК. Все надписи, которым был присвоен это стиль автоматически изменятся.

Оглавление Word делает автоматически, составляя его из заголовков. Заголовки могут быть нескольких уровней. Текст, который будет использоваться для заголовков должен быть с соответствующем стилем.

Если стили  заголовка присвоены, то можно ставить  оглавление. Нужно установить курсор в место вставки оглавления пойти  в меню вставка выбрать команду  оглавление и указатели.

Появиться диалоговое окно оглавление и указатели, в котором  нам нужна вкладка оглавление. Здесь можно выбрать какой  будет вид.

Если в  результате редактирование текст будет  добавлен или удален, то естественно  оглавление не будет соответствовать  реальному расположение глав. Его  можно обновить. Для обновления оглавления нужно щелкнуть на оглавлении правой кнопкой (оглавление выделилось серым фоном) в выпавшем контекстном меню выбрать команду обновить поле.

В появившемся  окне обновление оглавления активизировать переключатель обновить целиком.

В результате страницы указанные в оглавлении будут адекватны реальному состоянию  дел.

При создания документов существуют ОСТы и ГОСТы которые оговаривают как должны оформляться отчеты. Если у Вас такие требования есть то строго им следуйте. Нумерация страниц начинается с первой страницы, но на титульной странице номера не должно быть несмотря, что он учитывается. По крайней мере, в системе Министерства Природных ресурсов это так.

Вставить  номера страниц можно через колонтитулы. Для этого нужно пойти в  меню вид выбрать команду колонтитулы - внизу и вверху страницы появились  области колонтитулов.

Вы видите, что в низу появились панель инструментов с кнопками. В этой панели инструментов есть кнопка установки номера страницы. Нужно установить курсор в место  будущего номера страницы и нажать на кнопку номер страницы. Если необходимо, выровнять номер страницы кнопками выравнивания на панели инструментов.

Для удаления нумерации страниц щелкнуть двойным  щелчком по номеру страницы в появившейся  области колонтитула удалить надпись клавишей [delete] или [backspace]и закрыть панель инструментов колонтитулы.

Номер на первой страницы удаляется через параметры  страницы. В меню файл выбрать команду  параметры страницы в окне параметры  страницы на вкладке макет установить флажок различать колонтитулы первой страницы.

Документы могут  быть очень большими 300 страниц например, и возникает ситуация когда в  этом документе нужно найти некоторое слово. Для того что бы найти слово нужно установить курсор в начало документа или в место, откуда следует начать поиск. В меню правка выбрать команду найти.

В выпавшем окне найти и заменить в поле найти ввести искомое слово и нажать кнопку найти далее.

Word найдет и остановится на первом таком слове можно сделать исправления и опять нажать кнопку найти далее Word найдет, где это слово встречается в следующий раз и так далее до последнего пока Word не выдаст сообщение.

Можно сузить поиск нажать кнопку больше в окне найти и заменить окно развернется и здесь будут дополнительные параметры.

Необходимость замены в документе ряда слов возникает и довольно часто если Вы работаете с большим количеством документов. Ну например на готовом договоре заменить организацию. Хотя есть другие способы автоматизации замена то же может помочь. Word автоматически сделает множество одинаковых исправлений. Для замены нужно установить курсор в начало документа в меню правка выбрать команду заменить в выпавшем окне найти и заменить на вкладке заменить ввести в поле найти: что заменить, и в поле заменить на: на что заменить.

После нажатия  на кнопку заменить - Word найдет и покажет первое слово. При необходимости замены нажать кнопку заменить - Word заменит первое слово и покажет второе и т.д. Чтобы заменить сразу все - нажать кнопку заменить все. По окончании замены Word выдаст сообщение - нажать кнопку ок.

Первый способ быстрого передвижения это использовать оглавление. Если оно создано то щелкнув по номеру страницы Вы перейдете к нужной главе.

В этот момент появится панель Web и кнопки вперед назад для возврата к начальному положению.

Удобно передвигаться  и в режиме электронный документ. Об этом написано в "Шаг 11 - Режимы просмотра". Есть нужно быстро перейти к нужной странице то можно воспользоваться и вертикальным ползунком. При удерживании ползунка он отображает номер текущей страницы.

Использование списков позволяет проставлять перед пунктами списков номера по порядку или значки. Давайте попробуем сделать список. Устанавливаем курсор в позицию где должен быть список. У нас на панели инструментов есть кнопки видов списков, которые используются наиболее часто.

Щелкаете  по одной из кнопок. У нас появиться  первый элемент списка.

Дальше достаточно ввести строку, нажать ENTER и список будет продолжен.

Для того, что  бы прекратить работу со списком после  последнего нажатия ENTER нужно удалить маркер, это можно сделать с помощью Backspace. Можно сделать список из уже введенных строк. Выделять строки и выбрать пункт меню Формат - Список.

Появиться диалоговое окно, в котором Вы сможете выбрать  тип списка.

После нажатия  кнопки подтверждения будет сформирован  список.

Этот же метод  можно использовать и для того, что бы изменить формат уже готового списка или вообще отменить маркеры  на списке.

Картинки  можно вставлять двух типов растровые, с расширениями:

bmp

tif

gif

jpg

И картинки в  формате ClipArt. Это формат близкий к формате WMF и позволяет редактировать картинки прямо в WORD. Для вставки картинки нужно обозначить курсором место, куда вставляем картинку меню вставка - рисунок - из файла.

В выпавшем окне добавить рисунок выбрать файл с  картинкой и нажать кнопку добавить.