Проектирование баз данных в Ms Access

     Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть  окно Схема данных (команды >Сервис>Схема  данных или посредством контекстного меню).

     Щелкните  на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.

     В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выберите необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.

     После того, как все таблицы будут  добавлены в окно схемы данных, щелкните на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.

     Щелкните  на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы  путем протаскивания при отжатой  левой клавиши мыши. После протаскивания  полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.

     Установите  флажок >Обеспечение целостности  данных >Каскадное обновление связанных  полей и отожмите кнопку >Создать  структуры связей 

     

Создание  запросов

      Мастер  простого запроса на выборку используется для создания запросов из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значения в поле.

1 В окне базы данных перейдите к вкладке ЗАПРОСЫ и щелкните  кнопку СОЗДАТЬ.

2 В диалоговом окне НОВЫЙ ЗАПРОС выберите мастер ПРОСТОЙ ЗАПРОС.

3 Щелкните кнопку OK.

4 Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны выбираться  данные.

5 Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запросы, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6 Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

     Таким образом был создан запрос на выборку «Предприятие».

 

Аналогичным образом  созданы запросы «Сотрудники», «Удержания из заработной платы», «Взносы во внебюджетные фонды», «Расчет». 

 

 

 

Создание  формы

     Для создания форм в режиме мастера выполните  операции:

1. Выберите режим >Создание форм с помощью мастера до появления окна >Создание форм.
2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект
3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля
4. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).
5. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (например, «Международный»).
6. Выполните >Далее и установите имя формы (например, «Сотрудники»).
7. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готовой формы.

Аналогичным образом  созданы запросы «Удержания из заработной платы», «Взносы во внебюджетные фонды», «Предприятия», «Расчет». 

 

Создание  главной кнопочной формы

     Чтобы созданная база данных выглядела  в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы. Для того, чтобы создать Главную кнопочную форму нужно вначале открыть базу данных, а затем выполнить следующие операции:

     1). В меню >Сервис выбрать команду >Служебные программы, а затем >Диспетчер кнопочных форм.

     2). Если выводится запрос на подтверждение  создания кнопочной формы, нажать  кнопку >Да.

     3). Нажать кнопку >Создать.

     4). Ввести имя новой кнопочной  формы и нажать кнопку >OK.

     5). Имя новой кнопочной формы  добавляется в поле >Страницы кнопочной формы.

     6). Выбрать имя новой кнопочной  формы и нажать кнопку >Изменить.

     7). Нажать кнопку >Создать.

     8). В поле >Текст ввести текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбрать для нее команду в поле >Команда. >Открыть форму для изменения.

     Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, нужно выбрать в поле >Команда команду >Перейти к кнопочной форме, а затем указать кнопочную форму, к которой надо перейти.

     9). Для большинства выбранных команд  под полем >Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, надо  выбрать нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда >Открыть форму для изменения, выберите в поле >Форма имя нужной формы и нажмите кнопку >OK.

     Для создания остальных кнопок кнопочной формы нужно повторить шаги с 7 по 9.

     При создании кнопочной формы с помощью  диспетчера кнопочных форм создается  таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

 

Создание  отчетов

 

     Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Для создания отчетов в режиме мастера нужно выполнить операции:

1. Выбрать режим >Создание отчета с помощью мастера до появления окна >Создание отчетов.
2. В списке Таблицы и запросы выбрать требуемый объект.
3. В списке доступные поля выполнить перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.
4. Выполнить >Далее и установить уровни группировки.
5. Выполнить >Далее и задать требуемый порядок сортировки.
6. Выполнить >Далее и выбрать вид макета для отчета (например, «Табличный»).
7. Выполнить >Далее и выбрать из появившегося списка требуемый стиль (например, «Обычный»).

   

Аналогичным образом были созданы остальные  отчеты 

 

 

Заключение

     В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

     В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

     Для просмотра, ввода или изменения  данных прямо в таблице применяются  формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

     Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать  отчёт, группирующий данные или подводящий итоги.

     В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

     Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно контролировать деятельность компании и вести учет заключенных ими договоров. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю необходимую оперативную информацию. Данные сведения позволяют осуществлять достаточно точную работу филиалов, на основе которой можно анализировать текущее положение компании среди ее конкурентов и планировать дальнейшую деятельность. 
 

 

     

Список  использованной литературы

1. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 800с.
2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. –СПб.: Из-во Михайлова В.А., 2001. –360с.
3. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: учебное пособие. – М.: Гелиос АВР, 2002. – 368 с.
4. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. -2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2009. – 462с.
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
6. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.
7. Сервер информационных технологий: - http://www.citforum.ru