Проектирование баз данных в Ms Access

 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

По дисциплине «Информационные системы в экономике»

Тема: «Проектирование  баз данных в Ms Access»

Вариант5. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Уфа – 2010

 

     Задание: «Создание пользовательских баз  данных в СУБД Access для обработки  информации по расчету зарплаты предприятий государственной структуры»

Реферат

     Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. СУБД

     Основные  компоненты MS Access:

• построитель таблиц;
• построитель экранных форм;
• построитель SQL -запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
• построитель отчётов, выводимых на печать.

     Данная  курсовая работа состоит из 18 страниц, и включает в себя иллюстрации составленных в программе MS ACCESS таблиц, таких как «Предприятие», «Взносы во внебюджетные фонды», «Сотрудники», «Удержания из заработной платы», «Расчет», запросов, форм и отчетов, составленных на основе вышеуказанных таблиц. При написании работы были использованы такие источники как книги Исаева Г.Н. «Информационные системы в экономике», Гайдамакин Н.А. «Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс», Когаловский М.Р. «Энциклопедия технологий баз данных», а также интернет источник (http://www.citforum.ru) 

Содержание 
 
 

 

Введение

     Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в  офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов. Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

     База  данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

     Один  из основных плюсов разработки на MS Access – плотная связь с Microsoft Office. Для нормальной работы созданного приложения достаточно установить Офис. При этом так же устанавливаются все нужные для работы Access библиотеки, ODBC и т.д., что не всегда скажешь про тот же Delphi. Acess достаточно хорошо совместим с MS SQL Server и другими форматами баз данных.

     Каждая  задача при решении включает в  себя выбор способа решения. Acces при всей его внешней простоте позволяет решать весьма сложные задачи. Access достаточно серьезный инструмент, на котором быстро и хорошо можно сделать довольно сложные вещи. Для многих проектов, где важна скорость разработки, Access подходит как нельзя лучше.

     Каждый  язык программирования предназначен под  определенные цели и задачи. И Acess решает достаточно большое количество офисных, бухгалтерских и других подобных задач. Программирование в Access, создание структуры базы данных аналогичны как и в других средах. И не зачем стрелять из пушки по воробьям и делать что-то на Informixe, если все это проще сделать на Access.

     Освоив  основные принципы, легко перейти  к другим средствам разработки. Отличие будет только в обертке - названиях функций, процедур, синтаксических правилах и т.д. Но основное - принцип создания баз и алгоритмов останется.

     Acces изначально представлялся как  настольная база данных, и в  этой сфере ему трудно найти равного соперника. Так же Acess очень хороший контейнер для хранения запросов и таблиц при работе с ними через ADO. Если не устраивает типовой набор контролов, то можно написать интерфейс для работы при помощи других средств, например, VisualStudio или Delphi.

     Access позволяет разработать профессиональную  базу данных в более короткие  сроки и за меньшие деньги, и вполне удовлетворить запросы  заказчика. Кроме того, такое решение обладает большей гибкостью, настраиваемостью, в него легко можно внести дополнения и изменения, быстрее и дешевле чем в промышленные базы данных на основе Oracle и C++. Что касается трат на покупку MS Access, то он входит в MS Office, а этот продукт уже имеется на большинстве предприятий. Трудно представить себе компьютер, на котором бы не был установлен MS Office.

Выбор и обоснование структурной схемы  базы данных

     Microsoft Access обладает всеми чертами классической  системы управления базами данных (СУБД). Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании  СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более, чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большинство приложений можно создать, не написав ни единой строки программного кода. Однако при необходимости построения действительно сложного приложения можно использовать язык программирования - Visual Basic для приложений.

     Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной  предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач. Следует заметить, что чаще всего базы данных создаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.

     Данная  курсовая работа состоит из пяти таблиц. Одной – родительской и четырех вспомогательных. Это обусловлено тем, что при расчете заработной платы предприятия необходимо отдельно рассчитать суммы денежных средств для уплаты во внебюджетные фонды, удержание из заработной платы (в том числе налог на доходы физических лиц (13%), суммы алиментов, если таковые имеют место быть, штрафы за бракованную продукцию и другие удержания).

Создание  таблиц

     Таблица содержит данные по определенной теме, например, об организации, ее сотрудниках, отрасли производства. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном предприятии. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как наименование предприятия, отрасль ФИО руководителя и количество сотрудников. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

     База  данных может включать множество  таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица  может состоять из множества полей  различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.

     При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.

     В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис 1).

Рисунок 1

     Для обеспечения более эффективной  работы рекомендуется воспользоваться специальным мастером создания таблиц. Этот мастер позволяет строить поля, coответствующие самым разнообразным требованиям. С его помощью можно создать базовую структуру таблицы. Для этого надо:

     1. Дважды щелкнуть на ссылке Создание таблиц с помощью мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и в большинстве случаев, мастер запросит ввод - определенной информации и предоставит для этой цели несколько панелей. В каждой такой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода между панелями предназначены кнопки Назад и Далее.

     2. В первой панели мастера выберите  переключатель Деловые и образец  таблицы Список рассылки (эти  опции выбраны изначально). Вы  видите, что в прокручиваемом  списке содержится немало и  других таблиц. Обычно выбирается таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой вами таблицы.

     3. Затем переносят требуемые поля из списка Образцы полей в область Поля новой таблицы. Этот интерфейс с двумя окнами часто встречается в Access. Например кнопки, с помощью которых можно переносить поля из одного окна в другое.

     4. В области Поля новой таблицы  можно переименовывать поле. Для этого выберите поле, затем щелкните на кнопке Переименовать поле и введите в появившемся диалоговом окне Переименование поля новое название. Щелкните на кнопке ОК.

     При работе со стандартными таблицами мастер поможет существенно сократить  время, затрачиваемое на их создание. Но иногда для базы данных требуется создавать таблицы, характеристики которых нельзя определить посредством мастера. Именно в этом случае на помощь приходит конструктор таблиц.

     Для создания таблиц в режиме конструктора надо в окне базы данных щелкнуть вкладку создать Таблицу, затем выбрать режим конструктора. В столбце «Имя поля» вводится имя нового поля, а в столбце «Тип данных» - определяется тип. Имя поля может содержать не более 50символов. При создании таблицы «Предприятия» в столбец «Имя поля» были введены следующие наименования: предприятие, отрасль, руководитель, фотография, число сотрудников. Как было сказано выше, каждому полю устанавливается соответствующий код. Так, для полей предприятие, отрасль, руководитель мною выбран текстовый тип данных, для количества сотрудников – числовой, а для поля Фотография – поле объекта OLE, что позволит использовать в таблице и последующих запросах к ней изображение. 

 
 

Рисунок 2

     На  таблице 2 представлена созданная в  данной курсовой работе таблица «Предприятие». Аналогичным образом были созданы таблицы «Взносы во внебюджетные фонды», «Сотрудники», «Удержания из заработной платы», «Расчет». 

 

 

 

 

     Когда между таблицами устанавливается  связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия: