Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Апреля 2015 в 18:39, контрольная работа
В процессе создания документа можно выделить несколько этапов. Очевидно, что сначала в документ вводится текст. Затем в нем исправляются орфографические, синтаксические и стилистические ошибки, удаляются ненужные повторы, при необходимости вводятся уточняющие слова. После этого необходимо структурировать текст, т.е. выделить в нем однородные по смыслу фрагменты: главы, параграфы, абзацы.
Рисунок 7. Свойства многоколонного текста
Рисунок 8. Возможности оформления списков
Описанные возможности текстовых процессоров позволяют пользователю решить почти все задачи, возникающие при создании документов. Однако практика работы с документами показывает, что этого недостаточно. Иногда при работе с документами может возникнуть необходимость использования дополнительных объектов, предназначенных для повышения наглядности текста, облегчения понимания содержания документа, обеспечения возможности быстрого доступа к нужному месту документа.
К числу объектов, которые могут быть использованы для повышения наглядности текста, можно отнести:
а) надписи, которые представляют собой контейнер для текста или графики, местоположение и размеры которого можно изменять. Надписи используются для помещения на страницу нескольких блоков текста или для придания тексту ориентации, отличной от ориентации остального текста документа. При вставке надписи вокруг нее отображается полотно, но при необходимости надпись можно перетащить за пределы полотна. Для вставки надписи используется соответствующая кнопка , расположенная на панели инструментов Рисование;
б) названия – это нумерованные надписи, которую добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу. Название состоит из текста, обозначающего название объекта, и номера. Текст названия пользователь может выбрать из списка, а номер автоматически определяется программой;
в) перекрестные ссылки – это указание на объект, который находится в другой части документа. Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия и нумерованные абзацы. Для вставки перекрестной ссылки используется команда Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка.
Иногда в тексте могут встречаться термины или выражения, которые нуждаются в пояснениях. С этой целью в документ включаются сноски. Они используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок на источники – концевые сноски, ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. По умолчанию обычные сноски располагаются в конце каждой страницы, а концевые сноски – в конце документа. Можно изменить положение обычных сносок таким образом, чтобы они отображались непосредственно под текстом. Аналогично можно изменить положение концевых сносок, чтобы они располагались непосредственно после каждого раздела.
В качестве знака сноски могут использоваться отдельные символы или их совокупность, которые указывают на наличие в сноске дополнительных сведений, содержащихся в тексте сноски. Допускается изменение разделителя сносок – линии, отделяющей текст документа от текста сноски. Сноски включаются в текст с помощью команды Вставка/Ссылка/Сноска.
Современные текстовые процессоры учитывают особенности взаимодействия исполнителей в процессе создания документа. Предположим, руководителю организации необходимо подготовить доклад. В этом случае он определяет его замысел, который включает тему и сроки доклада, а также требования к нему. Затем он ставит задачу на подготовку этого доклада одному из сотрудников (референту), который готовит задания для разработчиков доклада, т.е. определяет тему, сроки исполнения и требования к отдельным частям доклада. Разработчики доклада после получения задания готовят назначенные им части доклада и в установленные сроки передают их референту. После этого референт компилирует доклад из подготовленных частей и редактирует его. Готовый доклад передается руководителю для окончательной редакции. Эти операции могут повторяться до тех пор, пока руководитель не примет решение о готовности доклада.
Очевидно, что в процессе такой работы возникает необходимость отобразить в тексте документа те изменения, которые вносят в него руководитель и референт. Кроме того, целесообразно предоставить разработчику или референту возможность включить примечания, чтобы обосновать тот или иной тезис доклада.
Для упрощения проверки документов в диалоговом режиме MS Word предоставляет пользователю возможность просто пометить и просмотреть записи исправлений и примечания.
Записанное исправление представляет собой пометку удаления, вставки и других изменений, внесенных в документ. Запись исправлений осуществляется с помощью панели инструментов Рецензирование.
Записанное исправление оформляется как выноска. Примечание представляет собой заметку, добавленную автором или рецензентом в документ. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и на панели рецензирования. Для вставки примечаний служит команда Вставка/Примечание.