Процедуры обработки текста

 

 

Процедуры обработки текста

В процессе создания документа можно выделить несколько этапов. Очевидно, что сначала в документ вводится текст. Затем в нем исправляются орфографические, синтаксические и стилистические ошибки, удаляются ненужные повторы, при необходимости вводятся уточняющие слова. После этого необходимо структурировать текст, т.е. выделить в нем однородные по смыслу фрагменты: главы, параграфы, абзацы. Наконец, в текст вставляются иллюстрации – чертежи, рисунки, диаграммы, графики и т.п. На завершающем этапе следует расположить объекты документа на одной или нескольких страницах определенным образом и придать им необходимые свойства.

Таким образом, можно утверждать, что в процессе обработки текста выполняются процедуры, изменяющие либо его содержание, либо его форму. Группу операций, изменяющих содержание документа, принято называть редактированием. К их числу относятся добавление, удаление, перемещение или исправление текста, или графики.

Другую группу операций составляют операции форматирования. При этом под форматированием понимаются преобразования, определяющие, в каком виде текст появляется на странице.

И форматирование, и редактирование текста – процессы его изменения. Сегодня, конечно, касается это в основном работы с текстом в компьютерных программах, но на самом деле и форматирование, и редактирование осуществлялось задолго до появления электронных машин. Неверное упоминание процесса грозит путаницей в отношении прав и обязанностей людей, занимающихся обработкой текста, так что пробуем разобраться.

Понятие форматирования и редактирования текста

Форматирование текста – процесс изменения его внешнего вида в соответствии с требованиями или желанием автора.

Редактирование текста – процесс изменения его структуры, формы, содержания.

Разница между форматированием и редактированием текста

Разница между форматированием и редактированием текста – в объекте процесса. Форматирование избирает объектом исключительно внешнее оформление текстовой информации, то есть изменение стиля шрифта, кегля, расстояния между абзацами, изменение полей, выделение средствами текстового редактора нужного куска, выравнивание, размещение на листе и другие подобные манипуляции. Редактирование направлено на изменение непосредственно текста: сюда входит удаление его частей, перемещение их, копирование, замещение.

Человек, форматирующий текст, не обращает внимания на его содержание и структуру: для него это прежде всего не информация, а текстовый блок. Его деятельность направлена на правильное (соответствующее задаче) отображение текста на мониторе пользователя или на печатном листе. Основное в этом случае – удобочитаемость. Человек, редактирующий текст, в первую очередь приводит его содержание в соответствие с поставленными задачами. Редактирование может включать и форматирование. Последнее как самостоятельный процесс требует навыков работы с программами-редакторами, редактирование же – общих навыков работы с текстом и грамотности. Форматирование зачастую – процесс, завершающий работу над текстом.

 Отличие форматирование  текста от редактирования заключается  в следующем:

Форматирование предполагает изменение внешнего вида, редактирование – изменение структуры, формы и содержания.

Редактирование требует наличия многих специальных знаний и навыков, форматирование – навыка работы с текстовым редактором.

При обработке текста следует помнить, что:

– все операции выполняются над объектами;

– свойства объекта могут быть изменены только тогда, когда этот объект выделен;

– для выделения объектов используется курсор;

– при выполнении операций Правка/копировать или Правка/вырезать выделенный объект помещается в буфер обмена, откуда может быть вставлен в любое место этого же или другого документа с помощью команды Правка/вставить.

1. Редактирование  текста

Компьютер, как и любое автоматическое устройство, способен решать только формализованные задачи. К числу таких задач, решаемых при редактировании, можно отнести:

– удаление, вставка, замена или перемещение любого фрагмента текста;

– копирование текстового фрагмента;

– поиск заданной последовательности символов и замена, если нужно, другой последовательностью;

– вставка графических объектов;

– орфографический контроль.

Современные текстовые процессоры, к числу которых относится MS Word, позволяют автоматизировать некоторые функции редактирования. Рассмотрим подробнее возможности MS Word по автоматизации процесса редактирования.

Автозамена – это функция автоматического обнаружения и исправления опечаток, неправильных слов, грамматических ошибок и неправильного регистра букв. Например, при вводе слова эффект с последующим пробелом программа без вмешательства пользователя исправит неправильно введенный текст на «эффект». Кроме того, автозамена позволяет быстро вставлять фрагменты текста, рисунки и символы. Например, для вставки символа © следует ввести (с), ас помощью сочетания так как можно вставить слова “так как”. Эта функция реализуется с помощью списка автозамены. Фрагмент этого списка представлен на рис 1.

Рисунок 1. Диалоговое окно «Автозамена»

Для автозамены используется таблица встроенных объектов, используемых при автозамене. Элементы этой таблицы позволяют обнаруживать и исправлять опечатки, неправильные слова, грамматические ошибки и общеупотребительные символы. В список автозамены нетрудно добавить новые элементы или удалить ненужные. Параметры автозамены устанавливаются с помощью команды Сервис/параметры автозамены. Использование данной функции позволяет:

– исправлять наиболее распространенные опечатки;

– вставлять специальные символы при вводе заранее заданной последовательности стандартных;

– быстро вставлять заранее определенные блоки текста или графики.

Последняя возможность реализуется в режиме АВТОТЕКСТ, который предназначен для быстрого и удобного ввода в текст отдельных слов или фрагментов текста. Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, закладок и других часто используемых элементов. В составе Microsoft Word поставляется обширный список встроенных элементов автотекста, классифицированных по различным категориям. Например, при создании письма можно воспользоваться такими элементами списка автотекста, как приветствия и прощания. Пользователь имеет также возможность создавать собственные элементы списка автотекста. Оформление часто используемых сложных или больших по объему элементов в виде элементов списка автотекста позволяет избежать необходимости их повторного ввода. Кроме того, автотекст удобен для хранения фрагментов текста с определенным форматированием или стилем.

Например, если требуется ежемесячно отправлять клиентам отчет, содержащий один и тот же длинный текст заявления, удобно создать для этого заявления элемент списка автотекста.

Поиск и замена. Для быстрого поиска необходимых фрагментов текста служит функция найти. Программа, реализующая эту функцию, позволяет осуществлять не только поиск текста, но и его замену и переход к необходимому месту документа, которое может быть указано путем задания номеров страниц, разделов, строк, сносок, таблиц, рисунков, формул, а также задания имен закладок, примечаний, полей.

Поиск и замена осуществляются по команде Правка/найти (Правка/заменить). Параметры поиска (замены) задаются с помощью соответствующего диалогового окна (рис. 2).

Рисунок 2. Диалоговое окно «Найти и зааменить»

Автоматическая проверка правописания включается с помощью команды Сервис/Правописание. При этом можно выбрать по отдельности орфографию и синтаксис путем установки соответствующих флажков в дополнительном диалоговом окне Параметры (рис. 3).

Рисунок 3. Диалоговое окно «Правописание»

При включении автоматической проверки орфографии и грамматики флажки не выделять слова с ошибками в группах «Орфография» и «Грамматика» автоматически снимаются. Это позволяет выделять орфографические и грамматические ошибки волнистым подчеркиванием. Если отображение волнистых подчеркиваний нежелательно, можно установить эти флажки. При проверке правописания слова с возможными орфографическими ошибками подчеркиваются красными волнистыми линиями, а слова с возможными грамматическими ошибками – зелеными волнистыми линиями.

Для размещения в документе переменных данных и создания составных документов: конвертов, наклеек и т.п. используются Поля. По своей сущности поле представляет собой программу, обозначенную уникальным именем. Эта программа может быть включена пользователем в текст для автоматизации той или иной операции (рис. 4).

Рисунок 4. Диалоговое окно «Поле»

Наиболее часто в документах встречаются поля:

PAGE, которое вставляется  при добавлении номера страницы;

DATE, которое вставляется  при выборе команды Вставка/Дата  и время с последующей установкой  флажка Обновлять автоматически.

Поля могут вставляться автоматически при создании предметного указателя и оглавления с помощью команды Вставка/Оглавление и указатели. Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т.п.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами, создать перекрестные ссылки и многое другое. Коды полей в тексте документа отображаются внутри фигурных скобок ( { } ) в режиме показа непечатаемых символов.

2. Процедуры форматирования

Сущность форматирования заключается в изменении свойств документа в целом и/или объектов в его составе для придания им желаемой формы. Программы обработки текста разрабатывались в предположении, что, в конечном счете, текстовый документ будет перенесен на бумажный носитель. Поэтому объекты документов, обрабатываемых с помощью этих программ, располагаются на страницах так, как они будут отображаться на бумажном носителе при выводе документа на печать. Исходя из этого, при форматировании документа в целом целесообразно в первую очередь определить параметры его страниц. На практике известны случаи, когда страницы одного документа должны отличаться друг от друга ориентацией, шириной полей, содержанием колонтитулов, количеством колонок в тексте. Для того чтобы обеспечить возможность придания различных свойств страницам одного документа, внутри него выделяются разделы. Раздел документа – это его часть, которой присвоены определенные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается, если требуется изменить такие параметры, как нумерацию строк, число столбцов или колонтитулы. Чтобы разбить документ на разделы, необходимо ввести символ конца раздела. Если конец раздела не указан, документ обрабатывается как один раздел.

При форматировании текстовых объектов изменяются свойства всех его фрагментов. Так, в случае выделения текста всего документа или одного из его разделов команда Формат/шрифт позволит изменить свойства всех символов, входящих в этот фрагмент, а команда Формат/абзац – всех абзацев данного фрагмента.

Текстовый процессор MS Word предоставляет возможность автоматизировать некоторые операции форматирования. Одна из таких возможностей реализуется командой Сервис/Параметры автозамены/Автоформат при вводе (рис. 5).

Рисунок 5. Возможности Автоформатирования

Автоматическое форматирование документа осуществляется либо непосредственно при вводе, либо по его завершении. При этом проводится анализ использования каждого абзаца в документе (например, является ли абзац заголовком или элементом нумерованного списка), а затем к каждому элементу применяется соответствующий стиль.

Применение стиля представляет собой еще одну возможность автоматизации оформления текста. Стиль – это поименованная совокупность параметров шрифта и абзаца, а также некоторых элементов оформления текста (линий и рамок). Использование стилей позволяет обеспечить однообразное оформление выделенных фрагментов текста. Пользователь может использовать встроенные стили, изменять их или создавать свои. Для этого используется команда Формат/Стили и форматирование. При этом можно задать свойства текстовых объектов «шрифт» и «абзац» (рис. 6).

Рисунок 6. Параметры форматирования, определяемые стилем

Кроме того, использование некоторых стилей позволяет автоматизировать некоторые операции по созданию документов. Например, применение стиля «Заголовок» позволяет автоматически создать оглавление документа, а стиля «Название объекта» – перечень иллюстраций (рисунков, таблиц, формул).

Текстовые процессоры обеспечивают возможность создания многоколонного текста. В этом случае текст в колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. Можно задать число колонок, промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками. Можно форматировать текст таким образом, чтобы колонки различались шириной или были одинаковыми (рис. 7). Многоколонный текст в документе выделяется как его раздел.

В некоторых случаях фрагмент документа может быть оформлен как список. Список – это перечисление однородных элементов текста, содержащих перечисление. Примером списков могут служить перечни товаров, пунктов распорядка дня, действий и т.п. Списки в тексте оформляются так, что выделяется каждый элемент этого перечня. В зависимости от способа выделения различаются списки маркированные, нумерованные и многоуровневые. Для создания списков каждый элемент перечня должен оформляться как самостоятельный абзац. Этот способ оформления реализуется командой Формат/список (рис. 8).