Применение Visual Basic в Microsoft PowerPoint для настройки презентации

Федеральное агентство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ГОУВПО «ВГТУ»)

Факультет автоматики и электромеханики

Кафедра автоматизированных и вычислительных систем

Специальность «Вычислительные машины, комплексы, системы и сети»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Пакеты прикладных программ»

Тема работы “ Применение Visual Basic в Microsoft PowerPoint для настройки презентации”

Пояснительная записка

Разработал                                                        ___________________________             

Подпись, дата                              Инициалы, фамилия

Руководитель                                                        ___________________________             

Подпись, дата                              Инициалы, фамилия

Нормоконтроль провел                            ___________________________             

Подпись, дата                              Инициалы, фамилия

Защищена _______________                                          Оценка _______________

Дата

Воронеж 2009

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра автоматизированных и вычислительных систем

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

по дисциплине «Пакеты прикладных программ»

Тема «Применение Visual Basic в Microsoft PowerPoint  для настройки презентации»

Студент группы ВМ082                                                       

Перечень вопросов, подлежащих разработке

Рассмотреть способы Применения Visual Basic в Microsoft PowerPoint  для настройки презентации

Объем работы: изучение средств Visual Basic при создании и редактирования в Microsoft PowerPoint  для настройки презентации

Сроки выполнения этапов: подбор теоретического материала – октябрь 2009 года, реализация защиты документа на практике - ноябрь 2009 года, оформление и защита курсовой работы - декабрь 2009 года.

Срок защиты курсовой работы_______________________________________

Руководитель                                            _______________________________________

                            Подпись, дата

Задание принял студент                _______________________________________

Подпись, дата
Замечания руководителя
РЕФЕРАТ

           Пояснительная записка , 26 страниц машинного текста.  Вся информация  взята из трех источников.

  Ключевые слова: POWERPOINT, VBA.

            Использованные сокращения  в тексте, VBA(Visual Basic for Applications) — это диалект языка Visual Basic, расширяющий его возможности и предназначенный для работы с приложениями Microsoft Office и другими приложениями от  Microsoft  и третьих фирм.

Ms Office - пакет приложений  Microsoft  Office

  Объект исследования или разработки – текстовые процессоры Microsoft Word.

  Цель работы – ознакомление с приёмами автоматизации создания и редактирования в Microsoft  PowerPoint с помощью VBA.

  Метод исследования и аппаратура – изучение справочной литературы, работа с VBA.

  Основные  конструктивные,технологические и технико-эксплуатационные характеристики: персональная ЭВМ с процессором с тактовой частотой 233 МГц или выше, с операционной системой Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) или более поздние версии Windows, с емкостью оперативной памяти не меньше 128 Мб, с 500 Мбайт свободного места на жестком диске, с монитором SVGA (800 x 600) или с более высоким разрешением,256 цветов.

Содержание

Задание на курсовой проект……………………………….….…………………….2

Замечания руководителя………………………………………………………….....3  Введение……………………………………………...................................................6

1 Общие сведения о VBA…………………………………………………………...7

  1.1  Зачем программировать в Microsoft  Office……………………………........7

  1.2  Что такое язык VBA……………………………………………………..........8

  2  Общие сведения о Microsoft  PowerPoint………………………………………10

   2.1  Общая идеология  PowerPoint………………………………………............10

   2.2  Создание презентации с помощью Мастера авто-содержания…………...10

   2.3  Возможности программы……………………………………………………11

   2.4  Работа с образцами…………………………………………………………..12

   2.5  Создание презентации “с нуля”…………………………………………….12

   2.6  Ввод и оформление текста…………………………………………..............13

   2.7  Художественное оформление презентаций………………………..............14

   2.7.1  Шаблоны дизайна…………………………………………………….........14

   2.7.2  Рисование графических объектов………………………………………...14

  2.7.3  Рисунки из библиотеки ClipArt……………………………………...........15

   2.8  Использование электронных  таблиц  PowerPoint…………………..……..16

   2.9 Краткие Выводы о работе - в PowerPoint…………………………...............18

3  Программирование в  PowerPoint……...……...…...…………………..............19

3.1  Пример программы написанной на VBA…………………………………….24

Заключение………………………………………………………………………….25

Список используемой литературы………………………………………………...26

ВВЕДЕНИЕ

            В  настоящее  время  развитие  компьютерных  технологий  позволяет     решать широчайший круг задач, как в домашнем  применении, так и в области бизнеса. На мировом рынке программных  продуктов  пользователям предлагаются  специализированные  программы и целые  интегрированные пакеты программ, отвечающие все возрастающим запросам их потребителей. Одним из таких пакетных приложений  является  Microsoft  Office.

              Microsoft Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

В состав Microsoft Office входит программное обеспечение для работы с различными типами документов : текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Наиболее известные приложения Microsoft Office: Microsoft Word (текстовый редактор), Microsoft Excel (табличный процессор), Microsoft Outlook (персональный коммуникатор), Microsoft PowerPoint (приложение для подготовки презентаций), Microsoft Access (приложение для управления базами данных). Кроме того, в пакет Microsoft Office входят Microsoft InfoPath, Microsoft Publisher, Microsoft Visio, Microsoft Project, Microsoft OneNote и т.д.

             В Microsoft Office - превосходное средство которое отвечает всем требование современному человеку и делает работу комфортнее. Одним из таких средств является  Microsoft  PowerPoint (приложение для подготовки презентаций).

            Представим в данной работе  полезную  информации, для комфортной работы в среде Microsoft  PowerPoint.

          В самом начале приведены некоторые сведения о Microsoft  PowerPoint  и VBA для общего представления о данной тематике.

1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О VBA

  1.1 Зачем программировать в Microsoft  Office

           Ответ на этот вопрос прост: чтобы не делать лишней работы. Программирование в Microsoft  Office — это, прежде всего, уменьшение количества повторяющихся действий (и ручной работы, которая для этого требуется). Вот примеры некоторых типичных ситуаций, когда использование программирования просто напрашивается:

1.Вам с определенной периодичностью приходится изготавливать документы, очень похожие друг на друга: приказы, распоряжения в бухгалтерию, договоры, отчеты и т. п. Часто информацию можно взять из базы данных, тогда использование программирования может дать очень большой выигрыш во времени. Иногда данные приходится вводить вручную, но и тогда автоматизация дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок;

2.Разновидность такой же ситуации: одни и те же данные нужно использовать несколько раз. Например, вы заключаете договор с заказчиком. Одни и те же данные (наименование, адрес, расчетный счет, номер договора, дата заключения, сумма и т. п.) могут потребоваться во многих документах: самом договоре, счете, счете-фактуре, акте сдачи выполненных работ и т. д.

Логично один раз ввести эту информацию (скорее всего, в базу данных), а затем автоматически формировать (например, в Word) требуемые документы;

3.Когда нужно сделать так, чтобы вводимые пользователем данные автоматически проверялись. Вероятность ошибки при ручном вводе данных зависит от многих факторов, но, согласно результатам некоторых исследований, она в среднем составляет около 2%. "Вылавливать" потом такие ошибки в уже введенных данных — очень тяжелый труд, поэтому лучше сразу сделать так, чтобы они не возникали.

  В общем, любое действие, которое вам приходится повторять несколько раз, это возможный кандидат на автоматизацию. Например, занесение сотен контактов в Outlook, или замена ресурса в десятках проектов Project, или анализ информации из базы данных за разные периоды в таблице Excel — это те ситуации, когда знание объектных моделей приложений Office спасет вас от нескольких часов или даже дней скучного труда.

            1.2  Что такое язык VBA  

            VBA (Visual Basic for Applications) — это диалект языка Visual Basic, расширяющий его возможности и предназначенный для работы с приложениями Microsoft Office и другими приложениями от  Microsoft  и третьих фирм. В принципе, при программировании в Office можно вполне обойтись и без языка VBA. Подойдет любой COM-совместимый язык, например: обычный Visual Basic, VBScript, Java, JScript, C++, Delphi и т. п. Можно использовать и .NET-совместимые языки программирования: VB.NET, C# и т. п. Тем не менее, VBA — это обычно самый удобный язык для работы с приложениями Office. Главная  причина проста — язык VBA  встроен  в приложения  Office, и код на языке VBA можно хранить внутри документов  приложений  Office:  в документах  Word, книгах Excel, презентациях  PowerPoint  и т. п. Конечно же, этот  код можно запускать из документов на выполнение, поскольку среда выполнения кода VBA (на программистском сленге — хост) встроена внутрь этих приложений.

В настоящее время VBA  встроен:

1.  Во все главные приложения Microsoft Office — Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage, InfoPath;

2. В другие приложения Microsoft, такие как Visio и Project;

3. В более 100 приложений третьих фирм, например, в CorelDRAW и CorelWord Perfect Office 2000, AutoCAD  и т. п.

              Но есть также и множество других преимуществ.VBA — универсальный язык. Освоив его, вы не только получите ключ ко всем возможностям приложений Office и других, перечисленных ранее, но и будете готовы к тому, чтобы:

1. Создавать полноценные приложения на Visual Basic (поскольку эти языки — близкие родственники);

2. Использовать все возможности языка VBScript (это вообще "урезанный" VBA). В результате в вашем распоряжении будут универсальные средства для создания скриптов администрирования Windows, Web-страниц (VBScript в Internet Explorer), Web-приложений ASP, для применения в пакетах DTS и заданиях на SQL Server, а также для создания серверных скриптов Exchange Server и многое-многое другое.

              VBA изначально был ориентирован на пользователей, а не на профессиональных  программистов (хотя профессионалы пользуются им очень активно), поэтому создавать программы на нем можно быстро и легко.

Кроме того, в Office встроены мощные средства, облегчающие работу пользователя: подсказки по объектам и по синтаксису, макрорекордер и т. п. При создании приложений на VBA вам, скорее всего, не придется  заботиться об установке и настройке специальной среды программирования и наличии нужных библиотек на компьютере пользователя .  Microsoft Office есть практически на любом компьютере. Несмотря на то, что часто приложения VBA выполняются медленнее, чем бы вам хотелось, они не ресурсоемки и очень хорошо работают, например, на сервере терминалов. Но, как правило, для программ на VBA особых требований на производительность и не ставят: для написания игр, драйверов, серверных продуктов он не используется. По моему опыту, возникающие проблемы с производительностью VBA приложений — это чаще всего не проблемы VBA, а проблемы баз данных, к которым они обращаются. Если проблемы действительно в VBA (обычно тогда, когда вам требуется сложная математика), то всегда есть возможность написать важный код на C++ и обращаться к нему как к обычной библиотеке DLL или встраиваемому приложению (Add-In) для Word, Excel, Access и т. п.

Программы на VBA по умолчанию не компилируются, поэтому вносить в них исправления очень удобно. Не нужно разыскивать исходные коды и перекомпилировать программы.

            В среде программистов-профессионалов считается, что быстрее всего научиться создавать профессиональные  приложения можно именно при помощи VBA и объектов приложений  Office. Другие языки  программирования (C++, Java, Delphi) придется осваивать намного дольше, а их возможности во многом избыточны для большинства повседневных задач, которые встречаются на любом предприятии. Кроме того, использование возможностей объектов Office (графического интерфейса, средств работы с текстом, математических функций и т. п.) позволит резко снизить трудоемкость при создании приложений.

2 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О MICROSOFT POWER POINT

            2.1 Общая идеология  Power Point

            С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.

            PowerPoint  создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать работу над презентацией “с нуля” — в PowerPoint для этого есть все средства.

            2.2  Создание презентации с помощью Мастера авто-содержания

            После щелчка на пиктограмме  PowerPoint  в панели Microsoft Office появляется главное окно программы и диалоговое окно Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет нам в дальнейшей работе над презентацией. Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а нажав кнопку ОК — закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит несколько путей создания презентаций: с использованием Мастера авто-содержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем возможность открыть файл уже существующей презентации. Если мы являемся новичками в деле подготовки рекламных кампаний и всевозможных докладов и не до конца определили, что же нам нужно, то лучше воспользоваться помощью Мастера авто-содержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажав кнопку ОК в представленном выше окне. В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные характеристики своей презентации.

Как и в мастерах из других приложений, переход к следующему диалоговому окну в Мастере авто-содержания осуществляется после нажатия кнопки Далее, а возврат к предыдущему окну — после нажатия кнопки Назад.

Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда, мы можем ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде. Наиболее важным является третье окно Мастера авто-содержания, окно выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:

           -рекомендация стратегии;

           -продажа продукта, услуги или идеи;

           -обучение;

           -отчет о достижениях;

           -сообщение о плохих новостях и др.

Например, мы выбираем тип -Продажа продукта, услуги или идеи. В содержании мы можем рассказать о преимуществах нашего продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т.д. Если же в этом окне подходящей темы для нас не нашлось, нужно нажать кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали шаблон презентации, то после нажатия кнопки -Далее попадаем в последнее окно Мастера авто-содержания. В противном случае в четвертом окне мы можем выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом окне мы выбираем способ выдачи презентации и указываем, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, в шестом окне PowerPoint сообщает нам, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей папке, вызвав команду ,-Сохранить -меню -Файл.

            2.3  Возможности программы

           PowerPoint - предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации.

В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу. Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид.

              2.4  Работа с образцами

            Вид презентации будет лучше, если мы оформим все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна. Поэтому в PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое оформление.    Это делается в режиме работы с образцами. Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню ,Вид ,команду, Образец, а в открывшемся подменю — элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по своему усмотрению. Для слайдов в меню предназначены две команды Образец слайдов и Образец заголовков. Вторая команда применяется для определения образца титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется образцом слайдов. При выборе команды Образец слайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец. Мы можем установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент. Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах. Таким образом, в PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

              2.5 Создание  презентации “с нуля”

              Если мы закрыли диалоговое окно, которое открывается при вызове PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для создания новой презентации нам придется вызвать команду Создать из меню Файл. После этого на экране появится окно ->Создать презентацию с активным разделом ,Дизайны презентаций. В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение. Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно ->Создать слайд.

В области Выберите авто-разметку можно определить авто-разметку для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика. При двойном щелчке на образце авто-разметки на экране появится новый слайд, содержащий заглушки. Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).

Вернемся опять к окну Создать презентацию. Если активизировать панель Презентации, то можно запустить Мастер авто-содержания или выбрать шаблон презентации.Теперь активизируем раздел , Общие. Мы увидим список шаблонов PowerPoint, которые содержатся в папке MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь находится только шаблон Новая презентация. Выполним щелчок в этом шаблоне, в результате на экране появится окно ,Создать слайд. Выберем двойным щелчком нужный вид слайда, после чего слайд появится на экране. Однако он не будет иметь художественного оформления, и мы можем самостоятельно полностью разработать его дизайн.

              2.6  Ввод и оформление текста

              Создавая презентацию с помощью Мастера авто-формы, мы уже вводили текст непосредственно в слайд. Однако во многих случаях работать с текстом гораздо удобнее, если презентация представлена в виде структуры. В этом случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой текст. Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачивания структуры. Общие приемы работы со структурой аналогичны работе с Word в режиме структуры документа, поэтому описывать их не будем. Отметим только следующее: Для перемещения слайда вместе с содержимым нужно перетащить значок слайда (он расположен слева от заголовка) в нужное место документа. Для создания нового элемента списка необходимо установить курсор в конец существующего списка и нажать кнопку Enter.

Для перемещения элемента списка в другую позицию нужно установить курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место. Для создания нового слайда сначала нужно создать элемент списка, а затем нажать кнопку Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится в значок слайда. Если мы хотим перейти из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда. Удачно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение пользователя PowerPoint, улучшат внешний вид нашей презентации и сделают ее более удобной для восприятия.

Чтобы задать для каких-либо текстовых элементов всей презентации одинаковый шрифт, нужно выбрать в меню Вид команду Образец слайда. Затем выполнить щелчок в области, для которой мы хотим провести изменения (вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментов соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта.

Можно также задать для символов тень ( кнопка Тень текста) или рельефное начертание ( меню Формат команда Шрифт).

Если потребуется изменить регистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат. Мы можем создать и фигурный текст, например, расположить символы вдоль кривой или окружности или поместить внутрь какой-либо фигуры. Для этого из меню Объект необходимо выбрать команду Вставка, а из списка Тип объекта — элемент Microsoft WordArt. После этого на слайде появится область, в которой будет размещен фигурный текст, и откроется окно для ввода самого текста. Введем текст. Если выполнить щелчок на кнопке Обновить экран, то он появится в области слайда. Панель инструментов включает в себя списки для выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта, а также кнопки, которые предназначены для задания различных эффектов.

            2.7  Художественное  оформление презентаций

            Художественное оформление является очень важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых, представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых, во-вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моменты презентации или облегчить понимание трудных положений доклада. И вообще, чем эффектней презентация, тем лучшее впечатление на слушателей произведет выступление.

            2.7.1 Шаблоны дизайна

              PowerPoint предлагает пользователю большое количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами. Задать для презентации шаблон дизайна можно при помощи команды Применить оформление меню Формат. После вызова команды откроется одноименное диалоговое окно.

Выполнив щелчок на имени шаблона дизайна, мы видим его изображение в окне предварительного просмотра. Для выбора того или иного шаблона достаточно произвести на его имени двойной щелчок.

              2.7. 2 Рисование графических объектов

           В PowerPoint можно самим нарисовать графический объект практически любой степени сложности. Для рисования предназначена панель инструментов, Рисование, которая появляется на экране, если мы находимся в виде слайдов или в виде заметок. Дополнительные средства рисования размещаются на панели инструментов ,Рисование, для отображения которой требуется установить указатель мыши на любую панель инструментов, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду

->Рисование.

            Рассмотрим основные приемы рисования в PowerPoint :Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, надлежит выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить над готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок. Чтобы выполнить над созданной фигурой какие-либо действия, необходимо сначала выделить ее, выполнив щелчок мышью. Чтобы выделить объект, который полностью или частично скрыт другими объектами , следует выделить объект, расположенный на первом плане, а потом нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделен нужный объект. Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом Прямоугольник - квадрат, а инструментом Дуга — дугу окружности , следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift). Чтобы линия, которая рисуется инструментом Линия, была горизонтальной или вертикальной , следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift). Чтобы выделить несколько объектов, необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая нажатой клавишу (Shift). Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш (Ctrl+A).

            2.7.3  Рисунки из библиотеки ClipArt

            Для оформления своей презентации мы можем воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, которая содержит сотни рисунков.

Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке ClipArt — нажатие кнопки ,Вставить графику на панели инструментов .Если в списке ->Разделы мы выберем элемент ,Все разделы, то сможем просмотреть все рисунки библиотеки, расположенные в алфавитном порядке. Чтобы увидеть все рисунки на определенную тему, необходимо выбрать ее из списка ,Разделы.

Для вставки рисунка в слайд надлежит выполнить на нем двойной щелчок. После того как рисунок появится на слайде, мы можем изменить его размер и местоположение на экране. Помимо рисунков PowerPoint позволяет также добавлять к презентациям аудио- и видеоклипы, которые позволяют нам идти в ногу со временем и ставят нас в один ряд с ведущими производителями мультимедиа! Чтобы познакомиться с этими возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогие видео и аудио карты, хороший дисплей и высококачественная акустическая система), а также аудио и видео файлы. Аудио- и видеоданные вставляются с помощью ,меню ,Вставка точно так же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных вставок.

              2.8 Использование  электронных таблиц в  PowerPoint

            Для использования в нашей презентации электронной таблицы нам понадобится помощь широко известных программ Excel и Word, так как таблицу мы можем создать в другом приложении и вставить ее в свою презентацию.Мы можем создавать таблицы в PowerPoint. Но если мы уже создали таблицу в Word, можно, и даже нужно, использовать ее в презентации.

Мы можем связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE.

            OLE является сокращением выражения (object linking and embedding) (связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяет нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию в другой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она передается вместе с документом, в котором хранится. Если же она связывается, мы можем хранить ее где угодно и работать с ней в родительской программе; при каждом последующем открытии нами документа, содержащего подобную связь, этот документ будет автоматически обновляться.Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word-таблицу к слайду чуть сложнее.

Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо скопировать ее в Буфер обмена, используемой в качестве временной памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:

1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать Таблица, Выделить таблицу.

2. Нажать Ctrl+C или выбрать Правка, Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint .

4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

5. Выбрать Правка, Специальная вставка.

6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем нажать селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом.

7. Щелкнуть на кнопке OK.

Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда нам приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице.

Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию нам необходимо выполнить следующее:

1. Выделить таблицу в Word.

2. Нажать Ctrl+С или выбрать Правка, Копировать.

3. Переключиться в PowerPoint.

4. Перейти к нужному нам слайду.

5. Переключиться в режим просмотра слайдов.

6. Нажать Ctrl+V или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить таблицу из буфера.

Связь электронной таблицы Excel со слайдом

В очередной раз мы прибегнем к помощи Буфера обмена, чтобы передать данные между программами. Нужно открыть необходимую электронную таблицу Excel и выполнить следующие шаги:

1. Выделить ячейки, которые хотим скопировать, и нажать Ctrl+С, чтобы выполнить копирование в Буфер обмена.

2. Переключиться в PowerPoint.

3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим поместить электронную таблицу, или создать новый слайд.

4. Выбрать Правка, Специальная вставка.

5. Щелкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать селекторную кнопку Связать.

6. Щелкнуть на кнопке ОК .

Если нам связь не требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать. Еще лучше заменить шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V , обеспечивающим быструю вставку данных из Буфера обмена.

              2.9  Краткие Выводы о работе — в PowerPoint

           PowerPoint  создает файлы презентаций и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Данная программа успешно применяется в бизнесе для создания эффективных презентаций, сопровождения докладов и пр.

Процесс создания презентации в  Microsoft  PowerPoint  состоит из следующих этапов: выбор общего оформления → добавление новых слайдов и их содержимого → выбор разметки слайдов → изменение при необходимости оформления слайдов →  изменение цветовой схемы → применение различных шаблонов оформления → создание эффектов анимации при демонстрации слайдов.

           Существуют следующие способы создания презентаций в Microsoft PowerPoint: новая презентация при помощи пустых слайдов; презентация по шаблону оформления; создание презентации с использованием мастера авто-содержания; создание презентации на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением.

3       ПРОГРАММИРОВАНИЕ В POWERPOINT

            Чаще всего приходится программным способом выполнять следующие действия в PowerPoint:

1. Автоматически создавать презентации (например, на основе набора изображений в каталоге);

2. Производить обработку презентаций — менять формат изображений, добавлять или изменять аудио сопровождение и т. п. Чаще всего подобные действия приходится производить в тех ситуациях, когда презентации  были связаны с внешними файлами и эти файлы изменились.

            Чтобы создать простую программу на языке VBA, необходимо уметь выполнять определенный набор действий – работать в режиме записи макросов. Язык макросов – это встроенный в приложение язык программирования, который позволяет автоматизировать выполнение некоторой последовательности операций путем их объединения в одну большую команду , макрокоманду.  Система записи макросов дает возможность непосредственно в процессе выполнения пользователем серии операций сгенерировать код, необходимый для последующего автоматического воспроизведения этих операций. После окончания записи можно запустить полученный макрос в любой момент, когда возникает необходимость повторить записанные действия. Система записи макросов имеется в программах Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point.

Для записи макроса в программе Power Point выполняются следующие действия: в меню Сервис программы Power Point указать подменю Макрос, а затем выполнить команду -Начать запись. В результате этих действий откроется окно диалога Запись макрос,окно диалога  Запись макрос позволяет:

выбрать для макроса имя, указывающее на его назначение;

указать шаблон или презентацию, в которой необходимо сохранить этот макрос; ввести краткое описание макроса. Щелкнуть на кнопке ,ОК окна диалога ,Запись макроса, что приведет к появлению в окне программы Power Point панели инструментов ,Остановка записи, на которой имеется лишь одна кнопка ,Остановить запись, выполнить операции, которые необходимо записать в виде макрокоманды, по окончании записи макроса щелкните на кнопке, Остановить запись. После записи макроса может появится желание просмотреть или даже изменить его. При редактировании макроса фактически запускается отдельное, не входящее в состав Power Point  приложение, которое называется Редактор Visual Basic. Надо заметить, что этот редактор может быть запущен и путем выполнения соответствующей команды подменю Макро меню -Сервис.

При первой попытке изменения макроса появляется на экране в виде двух окон: на большом экране справа содержится собственно текст макроса. Для изменения макроса достаточно отредактировать этот текст; слева располагается окно проекта, с помощью которого можно управлять отдельными элементами VBA- проектами, включая такие структуры, как код и окна диалога. Если окно проекта отсутствует, его можно открыть с помощью соответствующего пункта меню Вид. Поскольку можно менять положение и размеры окон или даже совсем закрывать их, вид основного окна приложения иногда будет отличаться. Чтобы закрыть окно проекта, надо щелкнуть на кнопке с косым крестом, расположенной в правом верхнем углу окна. Чтобы закрыть редактор, над выполнить команду ,Закрыть и  вернуться в  Power Point.

PowerPoint  система объектов выглядит следующим образом:

1.Объект самого высокого уровня — Application с набором свойств и методов, очень похожим на аналогичные объекты в Word  и  Excel;

2.Уровень ниже — коллекция Presentations с объектами Presentation. Можно сказать, что эти объекты по месту в иерархии примерно аналогич-ны объекту Workbook в Excel;

3.В объект Presentation встроена коллекция Slides с объектами Slide. В качестве аналога можно привести листы Worksheet в книгах Excel;

4.В объект Slide встроена коллекция Shapes с объектами Shape. Объекты Shape представляют собой все элементы слайда (всего их 22 типа: изображение, надпись, диаграмма, заголовок, таблица, авто-фигура и т. п.).

Вокруг этих четырех объектов — Application, Presentation, Slide и Shape — и строится вся объектная модель PowerPoint.

В этой главе мы не будем приводить справку по свойствам и методам различных объектов PowerPoint (их можно быстро найти при помощи макрорекордера), а вместо этого проиллюстрируем работу с PowerPoint на примерах из практики. Предположим, что нам нужно создать презентацию PowerPoint на основе набора JPG-картинок, которые будут лежать в каталоге C:\Slides (например, они получены со сканера или цифрового фотоаппарата). Имена JPG-файлов следуют по порядку, например, с DSCN2440.JPG по DSCN2480.JPG. Файлов в каталоге может быть произвольное количество, поэтому нам нужно взять все файлы из этого каталога. Наша задача — поместить их в презентацию по порядку.

Задача усугубляется тем, что JPG-файлы разного размера (по высоте и ширине), а слайды желательно сделать одинаковыми. Как ни удивительно, код VBA для PowerPoint удобнее запускать не из PowerPoint, а из внешнего приложения, поддерживающего VBA, например, из Word или Excel.

Таким образом, на момент запуска у нас гарантированно не будет активных презентаций и мы ничего не перепутаем при вставке. Наше решение может выглядеть следующим образом. Создаем новый документ в Word или Excel, в него помещаем кнопку или обеспечиваем другой графический интерфейс по вкусу. Главное — это не забыть добавить в проект ссылки на две объектные библиотеки:

Microsoft PowerPoint 11.0 Object Library (msppt.olb) — для объектов са-мого PowerPoint;

Microsoft Scripting Runtime (ScrRun.dll) — для того, чтобы можно было пользоваться объектом FileSystemObject и другими возможностями для работы с файловой системой. Эта библиотека, которая есть на любом компьютере начиная с Windows 2000, — самый удобный способ выполнения большинства действий в файловой системе. Далее можно приступать к созданию кода.

Конечно, первое, что нам потребуется — запустить PowerPoint. Делается это точно так же, как и для Word, Excel, Access и т. п.:

Dim oApp As New PowerPoint.Application

oApp.Activate

oApp.Visible = msoTrue

3. Следующее действие — создание новой пустой презентации:

Dim oPresent As PowerPoint.Presentation

Set oPresent = oApp.Presentations.Add()

Все абсолютно стандартно, как будто мы создаем новый документ Word. А вот дальше начинаются моменты, специфические для PowerPoint.

4. Следующим действием должно быть создание слайда. Но нам придется создавать столько слайдов, сколько файлов находится в каталоге C:\Slides. Конечно, слайды будут создаваться в цикле. Вначале мы получаем при помощи библиотеки Scripting Runtime (можно было бы обойтись и средствами Office, но так проще) коллекцию всех файлов этого каталога:

Dim oFSO As New Scripting.FileSystemObject

Dim oFolder As Scripting.Folder

Dim oFile As Scripting.File

Set oFolder = oFSO.GetFolder("C:\Slides")

For Each oFile In oFolder.Files

...

Next

Если мы вместо многоточия вставим строку, например, такого вида:

MsgBox oFile.Name -то можно будет убедиться, что мы получили набор файлов в правильном порядке.

5. Далее нам все-таки нужно создать слайды. Делается это при помощи метода Add() коллекции Slides. В документации к русскому PowerPoint 2003 описание этого метода по непонятной причине отсутствует (несмотря на то, что справка по VBA все равно приводится на английском), но из всплывающей подсказки можно догадаться, что этот метод принимает два обязательных параметра: номер слайда в презентации (нумерация должна начинаться с 1), и одно из значений перечисления  ppSlideLayout (из нескольких десятков), которое определяет шаблон слайда.

Номер слайда придется обеспечивать счетчиком, а лучший для нас шаблон — пустой:

Dim nCounter As Integer

nCounter = 1

For Each oFile In oFolder.Files

Set oSlide = oApp.ActivePresentation.Slides.Add(nCounter, _

ppLayoutBlank)

...

nCounter = nCounter + 1

Next

6. А теперь самое главное — вставляем в слайд изображение и настраиваем его размеры. Для этой цели можно использовать метод AddPicture() коллекции Shapes каждого слайда:

oSlide.Shapes.AddPicture FileName:="C:\Slides\" & oFile.Name, _

LinkToFile:=msoFalse, SaveWithDocument:=msoTrue, _

Left:=10, Top:=10, Width:=700, Height:=520

            Параметр FileName — это имя передаваемого файла. Именно он и будет меняться в цикле. Параметр  LinkToFile  определяет, будет ли файл изображения помещен внутрь презентации (msoFalse) или в презентацию будет помещена ссылка на него (msoTrue). Конечно, если вставляемые файлы не очень большие, то с точки зрения удобства и производительности презентации лучше помещать изображения внутрь презентации (файла PPT). Параметр  SaveWithDocument определяет, сохранять ли изображения вместе с презентацией (в нашем случае сохранять). А параметры  Left, Top, Width  и  Height нужны, чтобы сделать изображения одинакового размера (нужные значения подбираются вручную).

Естественно, код этого пункта помещается вместо многоточия в цикл пункта 5. Чтобы не возиться с удалением обработанных файлов, я бы поместил в цикл еще одну очевидную строку: oFile.Delete

Итоговый  код для нашей задачи может выглядеть так:

Dim oApp As New PowerPoint.Application

oApp.Activate

oApp.Visible = msoTrue

Dim oPresent As PowerPoint.Presentation

Set oPresent = oApp.Presentations.Add()

Dim oFSO As New Scripting.FileSystemObjec

Dim oFolder As Scripting.Folder

Dim oFile As Scripting.File

Set oFolder = oFSO.GetFolder("C:\Slides")

For Each oFile In oFolder.Files

Set oSlide = oApp.ActivePresentation.Slides.Add(nCounter, _

ppLayoutBlank)

oSlide.Shapes.AddPicture FileName:="C:\Slides\" & oFile.Name, _

LinkToFile:=msoFalse, SaveWithDocument:=msoTrue, _

Left:=10, Top:=10, Width:=700, Height:=520

oFile.Delete

Next

Несколько строк кода могут заменить часы нудной работы по копированию и вставке изображений вручную.

На практике код для создания эффектов анимации, звукового сопровождения, диапазонов фигур и т. п. может оказаться очень сложным. Найти в документации то, что вам нужно, не так-то просто. Рекомендуется для получения "наводящих указаний" активно использовать макрорекордер и анализировать созданный им код. Однако макрорекордер часто выбирает какие-то очень нетривиальные способы выполнения различных действий. Например, для вставки того же рисунка он предлагает использовать код типа:

ActiveWindow.Selection.SlideRange.Shapes.AddPicture ...

Что, конечно, задачу не упрощает. Так что код макрорекордера всегда рекомендуется проверять и исправлять.

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ

            ЗАДАНИЕ: Создайте макрос в , PowerPoint  который бы добавлял во все слайды активной презентации в правый нижний угол надпись "Программное

добавление элементов в слайды"

            Примечание. В реальной работе, возможно, удобнее было поместить этот макрос по внешнее приложение VВА, например, в документ World или лист Ехсе1,чтобы не копировать этот код для каждой новой презентации.

Но в этой работе для простоты код будет выполняться из самого PowerPoint.

Код макроса может быть, например, таким:

Public Sub insertCopyRight()

Dim oSlide As Slide

Dim oShare As Share

‘Проходим циклом по всем слайдам в презентации

For Each oSlide In Application.ActivePresentation.Slides

‘Для каждого слайда создаем надпись(в виде обьекта Share)

‘Нужные значения для числовых параметров Left,Top,Width и

‘Height находим подбором или через макрорекодер

Set oShare=oSide.oShares.AddTextbox(_

Mso TextOrientationHorizontal,500,510,210,40)

‘Доступ к тесту через вложенные обьекты TextFrame и TextRange

oShare.TextFrame.TextRange.Text=Chr(169)&_

‘Академия специальных курсов,2005”

‘Занимаемся украшательством

oShare.TextFrame.TextRange.Font.Size=12

oShare.TextFrame.TextRange.Font.Bold=mso True

Next

End Sub.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

            Таким образом, мы познакомились с многообразием возможностей программы PowerPoint  для создания нашей презентации, разобрались для чего нужен VBA.

            И мы убедились ,что  эта программа позволяет получать потрясающие результаты, и в то же время ее легко использовать, поскольку именно она выполняет вместо нас огромный объем работы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дуг Лоу. Microsoft Office PowerPoint 2003 для "чайников" .2006

2. Уэмпен Ф. PowerPoint 2003: Библия пользователя. - М.; СПб.; К.: Диалектика, 2005.

3. Ростислав Михеев. VBA  и  программирование в MS Office для пользователей. БХВ-Петербург. 2006

26