PowerPoint - средство для создания презентаций

Слушатель = пользователь

Презентация поддержки учебного процесса

1. Презентация  часто является частью учебного  комплекса презентационных материалов.

2. Презентация  одновременно является источником  информации и средством привлечения  внимания слушателей.

3. Презентация  должна быть технологична. Внесение  изменений, тиражирование и создание  на ее основе новых презентаций  должны осуществляться максимально  просто.

4. Презентация  должна быть универсальна с  точки зрения используемых средств презентации (должна одинаково эффективно использоваться с использование мультимедиа-проектора, с прозрачных пленок, будучи распечатанной и т.д.)

Презентация проекта, продукта или услуги

1. Презентация  имеет ярко выраженный рекламный  характер, какой бы ни была  содержащаяся в ней информация, конечной целью она имеет продажу  представляемого проекта, продукта  или услуги.

2. Сюжет  презентации зациклен на проекте, продукте или услуге.

3. Представляться  должен не только товар, услугу  или проект, но и комфортный  для конечного потребителя способ  взаимодействия с ними.

4. Презентация  должна быть, по возможности, короткой.

Презентация информационной поддержки

1. Презентация  используется для создания постоянного  информационного фона на месте  продаж, в офисе и т.п.

2. Презентация  зациклена.

3. Каждый  пользователь контактирует с  презентацией непродолжительное  время и с произвольной ее  частью.

4. Любой  интерес пользователя, возникший  при просмотре презентации, должен  быть удовлетворен.

Рекламно-информационная презентация организации

1. Презентация  должна содержать несколько информационных  слоев, рассчитанных на разных  пользователей с разной степенью  интереса к организации.

2. Презентация  должна представляться пользователю  на привлекательном носителе.

3. Презентация  должна содержать необходимую  конечному пользователю информацию (прайс-листы, договора и т.п.) в  удобном для обработки виде.

4. Презентация  должна содержать максимально  точную контактную информацию.

Презентация-отчет

1. Значительную  часть отчетной информации придется  укрупнять и сокращать перед  вводом в презентацию.

2. Изначальное  отношение аудитории к презентации  чаще всего известно и должно  быть учтено.

3. В каждом  отчетном блоке презентации должна  быть жестко выдержана схема  «задачи - действия - результаты - перспективы».

4. Часто, помимо  вашей презентации, аудитории будет  предложено еще несколько презентаций.

Презентации человека

Под презентацией человека понимается презентация, которая, независимо от своего содержания, имеет целью в максимально выгодном свете представить аудитории докладчика. Естественно, что эта презентация рассказывает не о самом человеке, а является, например, презентацией поддержки учебного процесса. Но поддерживает она этот процесс так, что аудитория понимает, насколько серьезным специалистом является докладчик и что самим все то, о чем он говорит, не сделать никогда. Нужно приглашать докладчика.

1. Презентация  должна изобиловать описанием  разных решений и приемов, которые  аудитория оценит, как эффективные  и оригинальные.

2. Презентация  должна давать представление  о качественной и разносторонней  подготовке докладчика - в ней  могут присутствовать цитаты (даже  ненужные), отсылки к известным  произведениям искусства, примеры  из истории.

3. Презентация  должна демонстрировать опыт  докладчика и давать сработать  принципу «Скажи мне, кто твой  клиент, и я скажу кто ты». Часто  бывает достаточно оговорки: «Когда  я делал презентацию «Альфа-Банка»…»

4. Презентация  должна ошеломлять аудиторию.

5. Презентация  должна содержать информацию, объединяющую  аудиторию и выступающего. Аналогом фразы «Мы с тобой одной крови» в данном случае может быть отсылка к признанным в аудитории авторитетам, декларация разделяемых аудиторией принципов, и т.п.

Целью любой презентации является визуальное представление замысла автора, максимально удобное для восприятия конкретной аудиторией и побуждающее ее на позитивное взаимодействие с объектом и/или автором презентации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. POWER POINT - СРЕДСТВО ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

2.1 Создание презентации с помощью Мастера автосодержания

В Microsoft Office для этого имеется превосходное средство -- PowerPoint. С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.

PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать работу над презентацией “с нуля” -- в PowerPoint для этого есть все средства.

Алгоритм создания презентации:

1. Собрать материал (фото, видео, музыка, тексты).

2. Создать папку  и поместить в нее собранный  материал.

3. Продумать дизайн (оформление, расположение материала  на слайдах). Это определит количество  слайдов.

4. В папке создать  презентацию MS PowerPoint

5. Три слайда  стандартные:

1-й слайд - титульный (заголовок, авторы);

2-й слайд - содержание (оформляется список (дизайн - любой), а затем создаются гиперссылки);

3- й - слайд - заключительный (выводы, пожелания и т.д.).

6. Все остальные  слайды - по вкусу, наносится информация  фильма.

7. На каждом слайде  выполняются эффекты анимации, способы  появления текста, фото, шаблоны  оформления. Использование любого  шаблона зависит от цели презентации (лучше брать спокойный тон, чтобы  текст был виден четко).

8. Оформляются гиперссылки.

9. На 1-й слайд  наносится музыка, которая заканчивается  на последнем.

10. Ставится режим  показа.

11. Репетиция.

12. Пробный запуск  и редактирование.

13. Если необходимо, то слайды распечатывают.

14. Сохранить презентацию  в папке.

Итак, более подробно рассмотрим создание презентации, которое состоит из трех основных этапов: планирование, разработка и репетиция презентации.

Планирование презентации - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

Разработка презентации - методологические особенности подготовки слайдов презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации. Заполнение слайдов информацией, причем уже в момент заполнения Вы понимаете, что здесь Вы должны будете показать материал единым куском, а вот здесь - части материала должны будут появляться одна за другой, по мере необходимости.

После щелчка на пиктограмме PowerPoint в панели Microsoft Office появляется главное окно программы и диалоговое окно Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет нам в дальнейшей работе над презентацией. Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а нажав кнопку ОК -- закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит несколько путей создания презентаций: с использованием Мастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем возможность открыть файл уже существующей презентации.

Если мы являемся новичками в деле подготовки рекламных кампаний и всевозможных докладов и не до конца определили, что же нам нужно, то лучше воспользоваться помощью Мастера автосодержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажав кнопку ОК в представленном выше окне.

В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные характеристики своей презентации.

Как и в мастерах из других приложений, переход к следующему диалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется после нажатия кнопки Далее, а возврат к предыдущему окну -- после нажатия кнопки Назад.

Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда, мы можем ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде.

Наиболее важным является третье окно Мастера автосодержания, окно выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:

· рекомендация стратегии;

· продажа продукта, услуги или идеи;

· обучение;

· отчет о достижениях;

· сообщение о плохих новостях и др.

Например, мы выбираем тип Продажа продукта, услуги или идеи. В содержании мы можем рассказать о преимуществах нашего продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т.д.

Если же в этом окне подходящей темы для нас не нашлось, нужно нажать кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали шаблон презентации, то после нажатия кнопки Далее попадаем в последнее окно Мастера автосодержания. В противном случае в четвертом окне мы можем выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом окне мы выбираем способ выдачи презентации и указываем, нужен ли нам раздаточный материал. Наконец, в шестом окне PowerPoint сообщает нам, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей папке, вызвав команду Сохранить меню Файл. После выполнения команды Файл - Сохранить как... откроется диалоговое окно «Сохранение документа», такое же как в редакторе Word.

Существенным отличием будет только нижняя часть окна, в которой будет указано имея файла по умолчанию - Презентация1 и тип файла Презентация.

Дайте имя файлу, например - Прогимназия № 1733-01, где индекс 01 будет обозначать нашу рабочую версию файла.

Расширение имени файла будет *.ppt, что, как легко понять, обозначает PowerPoint.

В раскрывающемся списке Папка есть возможность выбрать любую папку, куда файл будет сохранен.

Если щелкнуть пиктограмму «Мои документы», расположенную слева, то будет открыта папка «Мои документы».

Рекомендуем создать в папке «Мои документы» новую папку «Мои презентации» и сохранять все учебные презентации туда. Создать папку можно, щелкнув значок создания папки (затенен на рисунке) и введя имя в открывшееся окно.

Команда «Сохранить как…» также используется для присвоения существующей презентации нового имени или задания ее нового месторасположения.

Для сохранения изменений, произведенных в файле презентации, можно не только воспользоваться командой Файл/Сохранить, но можно также нажать кнопку Сохранить (дискетка, такая же, как в редакторе Word) на панели инструментов.

Сохранение документа происходит также при закрытии окна PowerPoint 2002 или самой презентации. Если после изменений презентация не была сохранена, программа "спросит" пользователя, сохранить ли произведенные изменения.

Вы можете настроить условия сохранения так, чтобы программа при требовании сохранения презентации под новым именем (по команде Сохранить как…) открывала нужную вам папку.

Для этого откройте меню Сервис, и щелкните команду Параметры (помечена).

В открывшемся окне щелкните вкладку Сохранение. В поле Расположение файлов по умолчанию укажите нужную Вам папку.

Имеет смысл установить: флажок (галочку) в поле Автосохранение каждые 10 минут. Предназначение этой опции ясно из её названия.

Задача сохранения сделанной презентации решается, как мы видим, довольно легко.

Намного сложнее решается задача возобновления работы с СОХРАНЕННОЙ презентацией, как это ни странно.

Дело в том, что человеку свойственно забывать название файлов и, тем более, названия папок, куда он сохраняет эти самые файлы. Те названия и те папки размещения, которые ещё вчера казались самоочевидными и легко запоминающимися, на следующий день уже "выветрились из головы".

Итак, как сделать так, чтобы Вы легко могли находить сохраненные файлы?

Прежде всего проверьте - сколько имен сохраненных файлов "помнит" сама программа?

Для этого щелкните меню Сервис, команда Параметры.

В открывшемся окне перейдите на вкладку Общие как показано на рисунке и увеличьте список файлов (по умолчанию 4) до предельного значения, равного 9.

После этого Программа будет "помнить" последние 9 файлов, с которыми Вы работали и сохраняли на жестком диске. Получить доступ к их именам Вы можете, щелкнув меню Файл в строке меню. Когда меню Файл раскроется, в низу меню Вы увидите нужный Вам список.

Щелкнув имя файла, ds загрузите соответствующую презентацию.

Вы можете также открыть Область задач Создание презентации. В ней будет тот же список Преимущество работы с областью задач заключается в том, что Вы можете увеличить её горизонтальные размеры и увидеть названия файлов целиком Пожалуй, единственно правильный путь - это выработать некоторый шаблон собственный действий, некоторый шаблон мышления, как ни обидно звучит выражение "шаблонное мышление".

Нужно выработать привычку: