Введение 

     Цель  контрольной работы – раскрыть СУБД Access, его основные понятия и функциональные возможности Access.

     Актуальность  темы в том, что базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих  практически во все сферы человеческой деятельности.

     Одно  из основных назначений СУБД – поддержка  программными средствами представления, соответствующего реальности.

     Предметной  областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

     В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они  могут по-разному работать с разными  объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем  СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

    Задачи:

1. В первой главе рассмотрим основные понятия СУБД Access
2. Во второй главе изучим функциональные возможности СУБД Access
3. Третья глава - практическая. Здесь представлены 4 лабораторные работы, в которых показано как создавать и работать с таблицами, запросами, формами и отчетами. Представлены скриншоты и описания к ним. 

1 Основные понятия о базах данных MS Access

     Microsoft Access является настольной СУБД (система  управления базами данных) реляционного  типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой  графический интерфейс, который  позволяет не только создавать  собственную базу данных, но и  разрабатывать приложения, используя  встроенные средства.

     В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном  файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной  СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и  другие объекты базы данных, которые  будут описаны ниже.

     Особенности MS Access, отличающиеся от представления  об «идеальной» реляционной СУБД.

     Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

     В отношении защиты информации и разграничения  доступа Access не имеет надежных стандартных  средств. В стандартные способы  защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой  защиты не представляет сложности для  специалиста¹.

     Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

     В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что  Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

     Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

     Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

     Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями. 

2 Функциональные возможности  MS Access

     В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

     Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb².

     Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

     Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

     Связи между таблицами определяются специальным  средством, которое называется «Схема данных».

     Запрос  – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки³.

     Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

     Отчёт – объект, предназначенный для  создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён  в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки  из базы данных в виде структурированной  информации (например в виде таблицы  или списка). Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

     Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

     Модуль  – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

     Это полный список объектов, которые можно  хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.