Обработка данных с помощью средств MS Excel

    <Tab> — для перехода вниз и <Shift><Tab> — для перехода вверх.

    4. Нажмите кнопку Добавить для  помещения значений данной записи в список и введите следующую запись.

    Для завершения процесса ввода данных нажмите  кнопку Закрыть.

6.9.2. Поиск записей в списке

    Для того чтобы в большой таблице  найти записи, удовлетворяющие некоторому условию:

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные ® Форма.
2. Нажмите кнопку Критерии.
3. Введите критерии поиска в одно или несколько полей записи. Так, для поиска всех фамилий, начинающихся на букву А, достаточно в поле фамилии набрать А. Для поиска записей с величиной оклада, большей 500000, в поле оклада следует ввести «>500000».
4. Нажимайте кнопки Назад и Далее, либо кнопки полосы прокрутки для поиска записей, отвечающих установленному критерию.

    Для задания нового критерия поиска нажмите  кнопку Очистить.

6.9.3. Редактирование записей с помощью формы

    Для исправления значений (но не формул) в любом поле записи:

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные ® Форма.
2. Найдите требуемую запись с помощью кнопок Назад и Далее.
3. Отредактируйте запись.
4. Нажмите кнопку Закрыть.

6.9.4. Удаление записей с помощью формы

    Для удаления записи:

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные ® Форма.
2. Найдите требуемую запись и нажмите кнопку Удалить.
3. Подтвердите удаление, нажав ОК.
4. Нажмите кнопку Закрыть.

6.9.5. Добавление записей

    При использовании диалогового окна команды Форма вновь создаваемые  записи заносятся в конец списка.

    Для добавления записи внутрь списка:

1. Установите курсор в строку, перед которой будет вставлена новая строка.
2. Выберите команду Вставка ® Строка и введите в нее соответствующие значения.

6.9.6. Фильтрация списка

    Фильтрация  данных позволяет выбрать из списка только те записи, которые удовлетворяют  некоторому условию и в случае необходимости проанализировать их отдельно от всего списка. В отфильтрованном  списке на экран выводятся только те записи, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные записи оказываются скрыты. В Microsoft Excel можно  использовать для фильтрации данных как команду Автофильтр, так и  команду Расширенный фильтр. В  большинстве случаев достаточно команды Автофильтр, однако если нужно  использовать сложные критерии для  выборки данных или поместить  результат фильтрации в отдельную  область рабочего листа, следует  воспользоваться командой Расширенный  фильтр. Созданная для Расширенного фильтра область критериев может  быть использована для вычисления значений списка, удовлетворяющих нескольким критериям.

6.9.7. Выбор элементов списка с помощью Автофильтра

    Для отображения только тех данных списка, которые удовлетворяют некоторому критерию с использованием автофильтра  следует воспользоваться следующей  последовательностью действий:

• Установить курсор в любую ячейку списка, задать команду Данные ® Фильтр, а затем выбрать пункт Автофильтр.
• Нажать на кнопку со стрелкой в том столбце, по которому надо фильтровать данные.
• Выбрать любой элемент из списка.
• При использовании пункта Условие можно задавать до двух критериев фильтрации одного столбца, выбирая из списка операторов сравнения и списка значений данного поля те значения, которые необходимы для задаваемого критерия. В случае неточного совпадения значений можно пользоваться подстановочными символами. Завершив установки, нажмите ОК.

    Список  можно сжать еще больше, щелкая на стрелках в других столбцах и  выбирая другие элементы.

    Для восстановления всех записей списка необходимо задать команду Данные ® Фильтр ® Показать все или же в раскрывающемся списке автофильтра выбрать пункт Все. Для отмены фильтрации необходимо повторно выбрать команду Данные ® Фильтр ® Автофильтр.

6.9.8. Фильтрация списка с использованием сложных критериев

    В данном случае должна быть выполнена  следующая процедура:

1. Создать область критериев таким образом, чтобы она не мешала дополнению и расширению списка. Область критериев представляет собой минимум 2 строки, в первой из которых содержатся названия полей из заглавной строки списка, а в остальных строках указываются критерии поиска.

• Для установки нескольких критериев для одного поля (логическое И), в интервал критериев должно быть включено несколько столбцов с названием этого поля.

• Если на экран надо вывести записи, удовлетворяющие одному из критериев (логическое ИЛИ), то ввод условий производится в разные строки одного столбца.
2. Установить курсор в любую ячейку списка и задать команду Данные ® Фильтр, а затем выбрать пункт Расширенный фильтр.
• Включить параметр Фильтровать список на месте, если результат фильтрации будет располагаться на том же месте, где и сам список или параметр Скопировать результат в другое место, если результат нужно поместить в целевую область. Целевую область тоже следует располагать так, чтобы избежать конфликтов с частями таблицы, выделенными под список и критерии. В первой строке целевой области следует привести имена полей, содержимое которых нужно увидеть в найденных записях (порядок и количество полей может быть произвольным).
• В поле Диапазон критериев указать диапазон тех ячеек, где размещается область критериев.
• Если требуется поместить результат в целевую область, то в поле Поместить результат в диапазон следует указать диапазон, содержащий заголовок целевой области.
• Нажать кнопку ОК.

    Для восстановления списка следует выбрать  команду Данные ® Фильтр ® Показать все.

6.9.9. Сводные таблицы

    Сводные таблицы предоставляют еще один способ обработки больших списков  данных. С помощью сводной таблицы  можно быстро извлечь из больших  баз данных необходимую информацию, благодаря ее возможности одновременно выполнять различные операции (подведение итогов, сортировку и фильтрацию).

    Создание  сводных таблиц осуществляется с  помощью Мастера сводных таблиц.

    Перед построением сводной таблицы  необходимо убрать все ранее созданные  промежуточные итоги и наложенные фильтры.

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные - Сводная таблица.
2. В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц отметьте опцию в списке или базе данных МS Ехсеl.
3. Далее определите диапазон, с которым будет работать Мастер сводных таблиц. Щелкните на кнопке Далее.
4. В следующем окне определите, значения каких полей списка будут использоваться в качестве заголовков строк (зона Строка), каких — в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и каких — в качестве данных (зона Данные), по которым следует подвести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просуммировать значения выбранного поля. Для того чтобы изменить способ обработки данных по этому полю необходимо дважды щелкнуть по образовавшемуся в зоне Данные полю и выбрать; нужную операцию). В зону Страница помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные. В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того, чтобы в новой таблице получить только итоговые значения, следует все зоны, кроме зоны Данные, оставить пустыми.
5. Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.
6. После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В левом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещённым в зону Страница. По умолчанию в таблице отображается вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля (в соседней справа ячейке), можно указать значение для фильтрации.

    Используя панель инструментов Сводные таблицы, можно изменять вид сводной таблицы. 

 

    

7. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

 
    

1. Практикум по экономической информатике. Учеб. Пособие: ч. 1/ Под ред. Е. Л. Шуремова и др.
2. Информатика. Базовый курс. Под ред. Симоновича. — СПб.: Питер, 2002
3. Гусева О. Л., Миронова Н. Н.Практикум по Excel. — М.: Финансы и статистика, 1997
4. Нельсон, Стивен Л. Анализ данных в Microsoft Excel для «чайников». — М.: Издательский дом «Вильямс», 2003

 

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА 

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Филиал  в г. Воскресенске 
 
 

Кафедра Прикладной математики 
 
 

Контрольная работа 

по дисциплине «Информатика» 

на тему: 

_____________________________________________ 
 
 

     Выполнил(а) студент (ка)

     __________________форме  обучения

     специальности ___________________

     ___________курса, _________группы,

     шифр: __________________________

     ______________ _________________

 

     Руководитель  работы

     ______________________ _______________ ________________

 
 
 
 
 
 

                                   200_ – 200_ уч. год

 

      Приложение 2

     Варианты  заданий к контрольной  работе 
по теме «Обработка данных с помощью средств MS Excel»