Назначение электронных таблиц MS Excel и основные функции, выполняемые этими таблицами

 

 

   Например, формула =COS(A5)/2+SIN(A5/6), расположенная в ячейке A8, будет возвращать значение 0 при условии, что в ячейке A5 расположена формула =ПИ( ).

   Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.   
 

 

 

   Например, пусть в ячейке B5 имеется формула =ПИ( ), а в ячейке C5 =СЛЧИС( ). В ячейку D5 необходимо вставить результат деления B5 на C5. Есть вероятность возникновения ошибочной ситуации – деления на ноль. Для предотвращения этого в ячейку D5 необходимо ввести следующую формулу =ЕСЛИ(C5<>0;B5/C5;"на ноль делить нельзя"). В данном примере функция ЕСЛИ возвращает либо результат деления содержимого двух ячеек, либо, в случае, когда С5 = 0, предупреждение о недопустимости деления на ноль.  

   Текстовый оператор «&» используется для обозначения операции объединения нескольких текстовых строк или текстовых констант в одну строку.  

   Например, пусть в ячейке А5 имеется формула =ПИ( ), а в ячейке А6 =СЛЧИС( ). Результат произведения содержимого этих ячеек можно расположить в ячейке А7 в виде формулы ="Произведение ПИ на случайное число ="&A5*A6.  

   Адресные операторы определяют диапазоны ячеек.

: (двоеточие)  – оператор диапазона, который  ссылается на все ячейки между  границами диапазона, включая сами эти ячейки.  

Пример. B5:B15 – ячейки столбца B, с пятой по пятнадцатую.   

, (запятая) –  оператор объединения, который  ссылается на объединение ячеек  диапазонов (фактически – это  объединение нескольких ссылок  в одну ссылку).  

Пример. Функция СУММ(B5:B15,D5:D15) просуммирует содержимое ячеек этих двух диапазонов.   

(пробел) – оператор  пересечения, который ссылается  на общие ячейки диапазонов. 

Пример. Функция СУММ(B5:B15 A7:D7) вернет содержимое ячейки B7, т.к. именно она является общей для указанных диапазонов.

4. Активная ячейка и ее режимы работы  

   Активной является ячейка, с которой в данный момент может работать (или работает) пользователь, осуществляя ввод или редактирование данных или формул. Адрес активной ячейки отображается в поле имени ячейки (см. рис. 1).

   Активная ячейка может находиться в трех основных режимах работы, которые приведены на рис. 2.

   В режиме Выделенная ячейка доступны все основные режимы редактирования и настройки параметров ячейки. Выделение нескольких ячеек осуществляется путем перетаскивания курсора при нажатой левой кнопке мыши через выделяемые ячейки. Активной при этом остается первая ячейка из выделенного диапазона.

   В Режим редактирования активная ячейка переключается автоматически при начале набора любых символов на клавиатуре или при переходе в строку редактирования формул.

   В третьем режиме перемещающееся пунктирное обрамление ячейки означает, что ее содержимое находится в буфере обмена и может быть использовано для операции вставки. 
 
 
 
 
 
 

5. Авто заполнение ячеек

 

 

   Составление таблиц – процесс трудоемкий. Разработчики Excel упростили эту задачу с помощью механизма авто заполнения. Он может быть использован там, где некое количество смежных ячеек должно быть заполнено однородной информацией. В одну из ячеек вводится первый элемент ряда данных, в следующую – второй. Затем следует выделить обе ячейки (протаскиванием при нажатой левой кнопке мыши), установить указатель мыши на маркер авто заполнения (черный квадратик в правом нижнем углу ячейки или  группы выделенных ячеек, при этом указатель мыши принимает вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и тащить ее далее по строке или столбцу, которые надо автоматически заполнить. Заполнение будет происходить из имеющихся списков (см. меню Сервис – Параметры… – Списки), либо по принципу: следующее значение = предыдущее + шаг. Нужный список можно самостоятельно сформировать и добавить к перечню стандартных.  

   Приведем примеры, показывающие возможности авто заполнения.

В первые две  ячейки введем даты 27.02.00 и 28.02.00. Выполнив описанную выше последовательность действий, получим ряд:  

 

 

Учитывается, что  год високосный!  

Одно  из исключений (авто заполнение происходит из стандартного списка)! В первую ячейку введем название месяца Апрель и применим механизм авто заполнения к одной  ячейке. Получим ряд:  

 

 

Пусть Xmin=2, Xmin+h=2,2. Введем эти значения в соседние ячейки и применим авто заполнение. Получим ряд:   

 

 

   Следует обратить внимание на то, что по умолчанию разделитель целой и дробной части числа может быть запятой. И если Excel не воспринимает введенные с точками данные как числа, просто замените в числах точки на запятые или смените десятичный знак по умолчанию в настройках Windows через меню Пуск (подпункт Настройки, Панель управления, Язык и стандарты).

Замечание. Если заполняемый ряд данных выходит за пределы рабочего экрана, удобнее использовать команду Правка – Заполнить –Прогрессия… 
 
 
 
 
 
 

6. Выделение диапазонов 

Диапазон  смежных ячеек можно выделить, если указать первую ячейку диапазона, нажать клавишу SHIFT, а затем указать последнюю ячейку диапазона.

Особый  случай – когда граница диапазона  находится за пределами видимости (за пределами текущего экрана). Тогда, удерживая клавишу Shift, нажмите последовательно  клавиши End и нужную клавишу со стрелкой. Если диапазон состоит из нескольких строк или столбцов, не отпускайте Shift, нажмите END еще раз, а затем – клавишу со стрелкой (в том направлении, куда нужно осуществить выделение).

При необходимости  выделить несмежные ячейки (или их диапазоны), используйте клавишу  CTRL. Выделите ячейки первого диапазона. Затем, удерживая CTRL, выделите мышкой второй диапазон, затем – третий и т.д. Любопытно, что активной будет являться первая ячейка последнего из выделенных диапазонов.

Выделить одну строку (либо столбец) можно, щелкнув левой кнопкой мыши на имени строки (столбца). Для выделения нескольких смежных строк (столбцов) следует протащить мышью с нажатой левой кнопкой по именам выделяемых строк (столбцов). Несмежные строки (столбцы) выделяются при помощи клавиши CTRL.

Все ячейки листа можно выделить с помощью кнопки Выделить все, расположенной на пересечении строки имен столбцов и столбца имен строк. Отменить выделение можно, щелкнув левой кнопкой мыши в любом месте листа. 
 

7. Перемещения по рабочему листу  

На экране отображается лишь малый фрагмент рабочего листа. Поэтому необходимо уметь перемещаться в нужную его часть. Для этого можно использовать полосы прокрутки.

В ряде случаев более удобно пользоваться клавиатурой. Вернуться к первой ячейке листа можно с помощью  клавиш CTRL+HOME. Используя комбинацию клавиш CTRL+END можно переместиться к последней (крайней правой) ячейке листа. Нажатие клавиши Home переместит вас к началу текущей строки. Можно переместиться на один экран влево или вправо (клавиши ALT + PgUp и ALT + PgDn соответственно). С помощью комбинаций CTRL + PgUp и CTRL + PgDn можно быстро переходить от одного листа книги к другому. Клавиши PgUp и PgDn позволяют перелистывать экран вверх и вниз.

Переместиться к границе текущего блока информации на листе можно, нажав CTRL и нужную клавишу со стрелкой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8. Копирование и перемещения ячеек и других объектов  

Для копирования  и перемещения ячейки или группы ячеек удобно использовать возможности, которые предоставляет буфер  промежуточного обмена (Clipboard) операционной системы Windows. Все функции взаимодействия с буфером промежуточного обмена в приложении Excel реализуются через меню Правка и состоят из трех основных возможностей:

1. Копирование  выделенных ячеек (ячейки, произвольного  текста, рисунка или другого любого объекта) в буфер промежуточного обмена (объект с экрана не исчезает и остается на своем месте). Копирование осуществляется через подпункт Копировать или через горячую комбинацию клавиш Ctrl+C.

2. Вырезание  выделенного объекта в буфер  промежуточного обмена осуществляется через подпункт Вырезать или через горячую комбинацию клавиш Ctrl+X. При этом выделенный объект, как правило, исчезает с экрана и помещается в буфер промежуточного обмена (при перемещении части таблицы на новое место для Excel после операции Вырезать ячейки не исчезают из электронной таблицы до выполнения операции Вставить).

3. Вставка  объекта из буфера промежуточного  обмена на место где в данный  момент находится курсор редактирования  или в текущую ячейку электронной  таблицы. Для этого воспользуемся подпунктом Вставить или нажать комбинацию клавиш Ctrl+V.

Замечание. Горячие комбинации в зависимости от версии Excel или типа установки могут отличаться от приведенных выше.

Второй  способ. Выполнить операции взаимодействия с буфером промежуточного обмена можно и через контекстное меню выделенного объекта (контекстного меню вызывается с помощью нажатия правой кнопки мыши на выделенном объекте). Операции взаимодействия с буфером промежуточного обмена, как правило, сгруппированы в отдельный блок и легко распознаваемы.

   Третий способ выполнения операций с буфером промежуточного обмена состоит в использовании инструментальной панели, с расположенными на ней основными кнопками взаимодействия с буфером, которые приведены ниже 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

  Рассматривая  данную тему, я пришёл к выводу, что  одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров.

  Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.