Моделирование базы данных информационной системы

     Рис. 1.4. Схема информационных потоков в ЛВС организации 

     Наиболее  подробно показаны информационные потоки в пределах одного регионального представительства. В других представительствах картина потоков информации аналогична.

     1.2.2 Логическая организация сети

     Основным  элементом централизованного администрирования в Windows NT Server является домен. Домен - это группа серверов, работающих под управлением Windows NT Server, которая функционирует, как одна система. Все серверы Windows NT в домене используют один и тот же набор учетных карточек пользователя, поэтому достаточно заполнить учетную карточку пользователя только на одном сервере домена, чтобы она распознавалась всеми серверами этого домена. Группирование компьютеров в домены дает два важных преимущества сетевым администраторам и пользователям. Наиболее важное - серверы домена составляют (формируют) единый административный блок, совместно использующий службу безопасности и информацию учетных карточек пользователя.

     Рис 1.6. Структура домена. 

     Каждый  домен имеет одну базу данных, содержащую учетные карточки  пользователя и групп, а также установочные параметры политики безопасности. Все серверы домена функционируют либо как первичный контроллер домена, либо как резервный контроллер домена, содержащий копию этой базы данных. Это означает, что администраторам нужно управлять только одной учетной карточкой для каждого пользователя, и каждый пользователь должен использовать (и помнить) пароль только одной учетной карточки. Расширяя административный блок с единственного компьютера на целый домен, Windows NT Server сохраняет усилия администраторов и время пользователей. Второе преимущество доменов сделано для удобства пользователей: когда пользователи просматривают сеть в поисках доступных ресурсов, они видят сеть, сгруппированную в домены, а не разбросанные по всей сети серверы и принтеры. Минимальное требование для домена - один сервер, работающий под управлением Windows NT Server, который служит в качестве первичного контроллера домена и хранит оригинал базы данных учетных карточек пользователя и групп домена. В дополнение к сказанному, домен может также иметь другие серверы, работающие под управлением Windows NT Server и служащие в качестве резервных контроллеров домена, а также компьютеры, служащие в качестве стандартных серверов, серверов LAN Manager 2.x, клиентов Windows NT Workstation и других клиентов, как например, работающих с MS-DOS(рис.1.6.). Первичный контроллер домена должен быть сервером, работающим под управлением Windows NT Server. Все изменения базы данных, учетных карточек пользователя и групп домена должны выполняться в базе данных первичного контроллера домена. Резервные контроллеры домена, работающие под управлением Windows NT Server, хранят копию базы данных учетных карточек домена. База данных учетных карточек копируется во все резервные контроллеры домена. Все резервные контроллеры домена дополняют первичный контроллер и могут обрабатывать запросы на начала сеанса от пользователей учетных карточек домена. Если домен получает запрос на начало сеанса, первичный контроллер домена или любой из резервных контроллеров домена может идентифицировать попытку начала сеанса. Дополнительно к первичным и резервным контроллерам домена, работающим под управлением Windows NT Server, есть другой тип серверов. Во время установки Windows NT они определяются, как “серверы”, а не контроллеры домена. Сервер, который входит в домен, не получает копию базы данных пользователей домена. Для организации сети существует четыре модели: модель единственного домена, модель основного домена, модель многочисленных основных доменов и модель полного доверия. Для построения ЛВС предприятия использована модель основного домена. Эта модель дает централизованное управление и организационные преимущества управления многими доменами. В этой модели один домен - основной домен, в котором регистрируются все пользователи и глобальные группы. Все другие домены сети доверяют этому домену и таким образом можно использовать пользователей и глобальные группы, зарегистрированные в них. Основная цель главного домена - управление сетевыми учетными карточками пользователя. Другие домены в сети - домены ресурса; они не хранят учетные карточки пользователя и не управляют ими, а только обеспечивают ресурсы (как например, файлы и принтеры коллективного использования) сети. В этой модели только первичные и резервные контроллеры домена в основном домене имеют копии учетных карточек пользователей сети. /4/ Логическая структура сети показана на рис. 1.6.

     Функциональная  схема подразделения приведена на рис. 1.7. 

     Рис. 1.8. Функциональная схема ЛВС подразделения

     Оптимизация складских технологий

     В определенный момент времени любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменений в технологиях складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада при поддержании приемлемого уровня затрат на его оснащение и содержание.

     Анализ  деятельности ряда дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость  между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

     Своевременное инвестирование в реализацию проектов, направленных на повышение эффективности операционной деятельности, существенно дешевле «латания дыр» и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучшую практику других компаний.

     Симптомами  ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

     Задача  повышения эффективности работы склада, если он уже построен и работает, выполнима и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.

     Грамотный подход к описанию процессов и  понимание значимости проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации технологии работы склада.

     Препятствия на пути повышения эффективности  складских комплексов можно разделить  на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации ) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

     Выбирая направление оптимизации работы склада, в первую очередь стоит обратить внимание на совершенствование организации процессов и технологии выполнения работ – именно здесь возможно относительно быстрое получение результата при использовании имеющегося оборудования.

     К решению технических и информационных задач, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно  отнести, например, закупку раций на складе для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости к зоне приемки или отбора и т.п. Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Очевидно, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна.

     Последовательность действий

     Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.

     Логистическая экспертиза

     Цель  первого этапа – обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

     Для достижения цели следует определить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).

     Существует  множество методик описания процессов. Один из наиболее простых и доступных  – схема информационных потоков, в ходе построения которой происходит выявление проблем коммуникации и управления, дублирующих или ненужных операций.

     На  рисунке 1 представлена упрощенная схема  информационных потоков в процессе приемки товаров на склад одной из компаний до проведения оптимизации.

     Рисунок. 1. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

     В ходе интервью с ключевыми работниками  при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.

     Одновременно  с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.

     Рассмотрим  часто встречающиеся проблемы складских  процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов.

     В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не паллетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

     При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

     Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости – главные информационно- технические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

     Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

     Так, например, в процессе закупок и  управлении запасами экспертное, интуитивное  определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе – к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами – использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

     В процессе продаж и доставки могут  возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.