Классификация баз данных

       На  запрос о необходимости создания для таблицы первичного ключа  нажмите кнопку Да, и MS Access создаст  таблицу, удалив лишние строки и столбцы.

       Теперь  убедитесь, что Access выбрал для каждого  поля правильные типы данных. Для этого  перейдите в окно конструктора таблицы, выполнив команду Вид/Конструктор  таблиц. Если Вас что-то не устраивает в структуре таблицы, внесите  необходимые изменения3.

       Выборка данных

       В предыдущей главе мы рассмотрели  использование фильтров, а в этой главе рассмотрим более мощное средство выборки данных — запросы.

       На  практике часто требуется выбрать  из исходной таблицы часть записей, удовлетворяющих определенным критериям, и упорядочить выборку. Критерии могут определяться сочетанием ряда условий. Например, Вам необходимо выбрать  записи о поставщиках определенного  товара из Минска и упорядочить их в алфавитном порядке по наименованию фирм. Для решения таких задач  предназначены мастера запросов и конструктор запросов, при помощи которых Вы сможете:

       Формировать сложные критерии для выбора записей  из одной или нескольких таблиц;

       Указать поля, отображаемые для выбранных  записей;

       Выполнять вычисления с использованием выбранных  данных.

       Что такое “Запрос по образцу”

       Ранее нами были рассмотрены общие положения, относящиеся к базам данных, где  мы отмечали, что одним из основных назначений баз данных является быстрый  поиск информации и получение  ответов на разнообразные вопросы. Вопросы, формулируемые по отношению  к базе данных, называются запросами. В MS Access для формирования запросов используется конструктор запросов и инструкция SELECT языка MS Access.

       Что же такое “Запрос по образцу”? Запрос по образцу — это интерактивное  средство для выбора данных из одной  или нескольких таблиц. При формировании запроса Вам необходимо указать  критерии выборки записей в исходной таблице. При этом вместо того, чтобы  печатать предложения на специальном  языке, Вы должны просто заполнить бланк  запроса, который располагается  в окне конструктора запросов. Метод  формирования запроса путем заполнения бланка прост для изучения и понимания. Он способствует эффективному использованию  возможностей MS Access пользователями, имеющими даже минимальный навык работы с  приложением или не имеющими его  вовсе4.

       Для создания простейших запросов Вы можете использовать мастер запросов, который  у Вас последовательно запрашивает  наименования таблиц, используемых в  запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры. Для создания более сложных запросов Вам может понадобиться конструктор запросов, который является простым и наглядным средством создания достаточно сложных запросов

       Создание простого запроса

       Предположим, Вы решили позвонить всем Вашим клиентам и сообщить им о презентации новых товаров. Номера телефонов находятся в одном из столбцов таблицы, содержащей всю информацию о Ваших клиентах — адреса и т.д. В данном случае Вам не требуется вся эта информация. Достаточно названия фирмы, имени представителя и номера телефона, то есть Вам нужны только три ^{столбца}. Рассмотрим создание такого запроса.

       Вся необходимая информация находится  в таблице Клиенты базы данных Борей. Поэтому для создания запроса  выполните следующие действия:

       В окне базы данных перейдите на вкладку  “Запросы” и нажмите кнопку Создать.

       Откроется окно диалога “Добавление таблицы”, в котором выберите таблицу Клиенты и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно диалога.

       На  экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит всего одну таблицу Клиенты, а  бланк запроса пуст.

       Добавление полей в бланк запроса

       Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, Вам необходимо отобразить их в бланке запроса.

       В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы. Вы можете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения:

       Для добавления в таблицу отдельных  полей Вы можете выбрать поле таблицы  на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет  вставлено в следующий доступный  столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу  же появится имя таблицы, а позиция Вывод на экран будет помечена.

       В MS Access широко используется механизм перенести-и-оставить (drag-and-drop). Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных, из которой Вам надо выбрать поля. Выделите поля, которые Вы собираетесь отобразить в запросе, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите выбранные поля в бланк запроса

       Изменение порядка полей

       Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке, выполните  следующие действия:

       Установите  указатель мыши на область выбора столбца, который располагается  прямо над названием поля. Когда  указатель изменит вид на стрелку, нажмите кнопку, чтобы выделить столбец.

       Нажмите и удерживайте кнопку мыши в этом положении. На конце указателя появится прямоугольник.

       Перемещайте столбец в требуемом направлении. Толстая вертикальная линия покажет  его текущее положение.

       Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуемом месте. Поле будет перемещено в новое  место.

       Перемещение столбца бланка запроса. Иногда не сразу  удается выделить столбец для  его перемещения. Убедитесь в  том, что Вы нажимаете область  выбора столбца (маленький прямоугольник, который находится прямо над  названием поля). Это единственное место, за которое Вы можете захватить  столбец для переноса. Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите  мышью на названии поля

       Сохранение запроса.

       Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого Вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется командой Файл/Сохранить как экспорт, который откроет окно диалога ввода имени запроса. MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более значимое.

       Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить всего лишь несколько действий:

       Откройте  окно базы данных.

       В окне базы данных перейдите на вкладку  “Отчеты”.

       Установите  указатель на таблицу, для которой  хотите создать отчет.

       Выполните команду Вставка/Автоотчет или  нажмите кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выберите Автоотчет.

       На  экране в считанные секунды появится готовый к использованию отчет. В этот отчет включены все поля таблицы. Их названия расположены вертикально  в том же порядке, в каком они находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается его значение в таблице. 
 
 
 
 

       Заключение

       В данной курсовой работе было рассмотрено  понятие базы данных и системы  управлениями базами данных, с помощью  которой реализуется централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним, поддержка их в актуальном состоянии. Итак, база данных - это совокупность взаимосвязанных данных, совместно хранимых в одном или нескольких компьютерных файлах. А также было рассмотрена работа с одной из популярных СУБД Microsoft Access.

       СУБД  Microsoft Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.