Классификация баз данных

       Создание  базы данных с помощью мастера.

       Для создания новой базы данных с помощью  мастера выполните следующие  действия:

       Выполните команду Файл [Создать]

       В открывшемся окне диалога “Создание” выберите ярлык “Базы данных”. На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером. Данный список очень велик и может достигать  нескольких десятков различных вариантов, которые могут сразу использоваться или послужат основой для построения других баз данных. Например, “Заказы на работы”, “Счета”, “Контакты”, “Мероприятия”, … и т.п.

       Выберите  из списка подходящий Вам образец  базы данных и запустите на выполнение мастер создания базы данных, нажав  кнопку ОК.

       В открывшемся окне диалога “Файл  новой базы данных” из раскрывающегося  списка Папка выберите папку, в которой  хотите сохранить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите  ее имя. Затем нажмите кнопку Создать.

       В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать  создаваемая им база данных. В нижней части этого окна диалога находятся  следующие кнопки:

       •Отмена — прекращает работу мастера;

       •Назад  — позволяет вернуться к предыдущему  шагу в работе мастера;

       •Далее  — позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера;

       •Готово — запускает мастер создания базы данных с выбранными параметрами, причем перед нажатием этой кнопки высвечивается  информация, которая будет храниться  в базе данных.

       Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

       Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них — список таблиц базы данных, а второй — список полей  выбранной таблицы. В этом списке отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти  все поля таблиц, за исключением  полей, которые используются достаточно редко. Устанавливая или снимая флажки для полей, Вы можете выбрать поля таблицы. После того как выбрали  поля таблиц, нажмите кнопку Далее.

       В следующем окне диалога выберите из предлагаемых образцов вид оформления экрана и нажмите кнопку Далее (при  этом на экране Вам предлагается возможность  предварительного просмотра видов  оформления экранов, которые Вы можете перебирать в правом окне окна диалога).

       На  следующем шаге работы мастера можно  определить вид создаваемых для  базы данных отчетов . После выбора подходящего вам вида нажмите  кнопку Далее (здесь также Вам  предлагается предварительно ознакомиться с возможными вариантами, которые  также можно перебирать).

       Открывшееся затем окно диалога мастера создания базы данных позволяет задать ее заголовок  и рисунок (например, торговый знак фирмы), который будет появляться во всех отчетах. Если Вы решили использовать рисунок, установите флажок Да. В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую открывает  окно диалога “Выбор рисунка” для выбора заранее созданного Вами файла с рисунком. Нажмите кнопку Далее для выполнения дальнейших установок.

       Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, Вы запускаете мастер на построение базы данных с установленными параметрами. Используя кнопку Назад, Вы можете вернуться  на любой из предыдущих шагов и  изменить параметры базы данных. Вы можете нажать кнопку Готово в любом  окне диалога мастера, отказавшись  от дальнейшей установки дополнительных параметров. В этом случае мастер в  своей работе использует установки, принимаемые по умолчанию.

       После нажатия кнопки Готово мастер переходит  к созданию базы данных, состоящей  из таблиц с заданными Вами полями, простейших форм ввода и просмотра  информации и простейших отчетов. После  завершения процесса создания базы данных Вы сразу же можете воспользоваться  готовой базой данных: вводить  в таблицы данные, просматривать  их и распечатывать.

       Если  варианты предложенных баз данных Вас  не устраивают, то Вы можете создать  пустую базу данных и добавить в  нее таблицы, запросы, формы и  отчеты1.

       Создание  таблиц.

       Итак, Вы приступаете к созданию таблиц базы данных, в которые впоследствии будет вводиться информация. В  дальнейшем данные в таблице могут  дополняться новыми данными, редактироваться  или исключаться из таблицы. Вы можете просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым  признакам. Информация, содержащаяся в  таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме  того, Вы можете дать графическую интерпретацию  информации, содержащейся в базе данных. С решением этих задач Вы познакомитесь  в последующих главах.

       Создание  таблицы в MS Access осуществляется в  окне базы данных. Рассмотрим последовательность Ваших действий при создании таблицы  в новой базе данных:

       Откройте  окно созданной Вами базы данных и  перейдите на вкладку “Таблицы”.

       Нажмите кнопку Создать в окне базы данных.

       Откроется окно диалога “Новая таблица”, в  правой части которого находится  список вариантов дальнейшей работы:

       Режим таблицы — позволяет создать  новую таблицу в режиме таблицы;

       Конструктор — позволяет создать новую  таблицу в конструкторе таблиц;

       Мастер  таблиц — позволяет создать новую  таблицу с помощью мастера;

       Импорт  таблиц — позволяет осуществить  импорт таблиц из внешнего файла в  текущую базу данных;

       Связь с таблицами — позволяет осуществить  создание таблиц, связанных с таблицами  из внешних файлов.

       Выберите  из этой таблицы подходящий Вам вариант  создания таблицы и нажмите кнопку ОК.

       Создайте  структуру таблицы с помощью  выбранного Вами средства. Создать  таблицу можно с помощью мастера  и с помощью конструктора.

       Для того чтобы связать таблицу с  содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задайте имя таблицы в окне диалога “Сохранение” и нажмите  кнопку ОК.

       При присвоении имени таблице, как и  имени базы данных, Вы можете не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных2.

       Наименование  поля

       Наименование  поля вводится в поле ввода столбца  имя поля. При задании наименований полей Вы должны следовать следующим  правилам:

       Наименование  поля может содержать до 64 символов, но не следует злоупотреблять этой возможностью, задавая слишком длинные  имена;

       Наименование  поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([]) и некоторых  управляющих символов (с кодами ASCII 0-31);

       Наименование  поля не может начинаться с пробела;

       Два поля в одной таблице не могут  иметь одинаковых наименований;

       В качестве наименования поля не рекомендуется  использовать аббревиатуры или краткие  названия.

       Несоблюдение  этих правил отслеживается средствами СУБД MS Access, но в некоторых случаях  это может привести к трудно определяемым ошибкам, поэтому рекомендуется  самостоятельно контролировать следование вышеперечисленным правилам в практической работе.

       Желательно  стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации  при просмотре таблиц.

       Типы  данных

       Наименование  поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип  данных поля вводится в поле ввода  столбца Тип данных. В MS Access допустимыми  являются данные следующих типов:

• Текстовый;
• Числовой;
• Денежный;
• Счетчик;
• Даты/времени;
• Логический;
• Поле MEMO:
• Поле объекта OLE;
• Мастер подстановок.

       Текстовые поля могут содержать буквы, цифры  и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.

       Для изменения ширины поля нужно в  строке Размер поля раздела “Свойства  поля” задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255).

       Каждый  из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в  разделе “Свойства поля” окна конструктора.

       Создание  структуры таблицы

       После того как мы рассмотрели типы данных в Access и отдельные свойства полей  таблицы, можно приступить к созданию структуры таблицы. Создание структуры  таблицы рассмотрим на примере создания таблицы Заказы базы данных Борей, поставляемой вместе с Access. Данная таблица уже  имеется в базе данных Борей, но рассмотрение процесса создания этой таблицы будет  весьма полезным. Для того, чтобы  не нарушить структуру базы данных Борей, предварительно, создайте учебную  базу данных и откройте ее окно.

       В окне конструктора таблицы в столбце  Имя поля введите КодЗаказа.

       Нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти  в столбец Тип данных. При этом обратите внимание, что в нижней части окна диалога появляется информация в разделе “Свойства поля”.

       В столбце Тип данных появилось  значение Текстовый. Нажмите на кнопку раскрытия списка в правой части  прямоугольника, и Вы увидите список, содержащий все типы данных. Из этого  списка с помощью мыши или клавишами  вверх и вниз выберите значение Счетчик  и нажмите на клавишу Tab для перехода в столбец Описание. Столбец Описание представляет собой пояснение, которое  Вы даете своим полям. Когда Вы в будущем будете работать с данной таблицей, это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access всякий раз, когда Вы окажетесь в поле КодЗаказа, и напомнит Вам назначение данного поля.

       Введите поясняющий текст в столбец Описание и нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы  перейти к вводу информации о  следующем поле.Аналогичным образом  введите описание всех полей таблицы.Завершив ввод структуры таблицы, сохраните  ее, выполнив команду Файл/Сохранить.

       Создание  таблицы в режиме таблицы

       Мы  рассмотрели два способа создания таблиц, теперь переходим к третьему. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Но мы уверены, что  этот способ создания таблицы поразит  Вас своей простотой, наглядностью и очень понравится. Не зря он расположен первым в списке методов  создания таблиц окна диалога “Новая таблица”. Вы, вероятно, им чаще всего  и будете пользоваться.

       Ниже  приведена последовательность действий, которую Вам предстоит выполнить:

       Перейдите на вкладку “Таблицы” окна базы данных и нажмите кнопку Создать.

       В окне диалога “Новая таблица” выберите из списка вариантов значение Режим  таблицы и нажмите кнопку ОК. В  результате выполнения этих действий откроется окно диалога “Таблица”, содержащее созданную по умолчанию  таблицу. Эта таблица содержит 20 столбцов и 30 строк, и этого вполне достаточно для начала. После сохранения этой таблицы Вы, конечно, можете добавить столько строк и столбцов, сколько  Вам понадобится.

       Наименования  полей таблицы определены по умолчанию, но вряд ли они удовлетворяют Вашим  требованиям. MS Access позволяет очень  просто присвоить полям новые  имена. Для этого нажмите дважды кнопкой мыши на область выбора первого  поля (заголовок которого содержит Поле 1). Имя поля выделяется и появляется мигающий курсор. Введите имя первого  поля и нажмите клавишу Tab. Аналогично введите остальные имена полей  вашей таблицы в следующих  столбцах.

       Теперь  заполните несколько строк Вашей  таблицы, вводя информацию в том  виде, в каком она будет вводиться  и в будущем. Старайтесь записывать все в одном стиле (например, если первую дату Вы записали 10/14/09, то не пишите следующую в виде Ноябрь 3, 2009). Если MS Access установит неправильный тип данных, Вы сможете его изменить, но лучше вводить все правильно сразу.

       Сохраните таблицу, выполнив команду Файл/Сохранить  макет или нажав кнопку Сохранить  на панели инструментов. В открывшемся  окне диалога “Сохранение” присвойте  таблице имя и нажмите кнопку ОК.