Электронная почта как средство обеспечения деловых коммуникаций

Электронная почта как средство обеспечения  деловых коммуникаций

21 апреля, 2012

Введение

     Новые, базирующиеся на электронных средствах коммуникации организации являются принадлежностью постиндустриального общества. Если образ традиционных бюрократических организаций - дерево с расходящейся от высшего управляющего органа системой контроля и информационных потоков, то современные организации можно рассматривать скорее как разветвленные системы, комплексные сущности, в которых управление и деятельность осуществляются по-разному в разных центрах.

     Применение  высокоскоростных каналов связи,  а также увеличение количества  пользователей сети Internet позволило  перевести процесс общения людей  через сеть Internet на новый уровень  взаимодействия - общение с собеседниками  в реальном времени.

     Образование  электронных коммуникаций не  только стирает грани расстояний, экономит время, но так, же  и способствует увеличению большего  обмена информацией между сотрудниками  компаний, филиалами, представительствами  и партнерами за рубежом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Применение электронных коммуникаций

     Современные  электронные коммуникации осуществляются  посресдством компьютера, подключенного  к сети. В настоящее время деловая  и личная переписка осуществляется  благодаря разнообразным средствам  электронной связи. Также происходит  обмен файлами и сообщениями  с коллегами при помощи сетевой  системы электронной почты, используется  одна или несколько электронных  служб для контактов с партнерами  и факсимильные сообщения для  связи с людьми и фирмами,  которые не имеют подключения  к электронной почте.

     Электронная почта (E-mail), базируется на сетевом использовании компьютеров, позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь может иметь место как однонаправленная связь , так и двухсторонняя (многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте).

     Электронная почта представляет различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Например, чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его помещают на компьютерную доску объявлений. Также можно отправить сообщение с уведомлением о его получении адресатом. Потенциал современной электронной почты не ограничен указанными спецификами.

     Организация,  которая принимает решение о  внедрении электронной почты,  может приобрести собственное  техническое и программное обеспечение  и создать собственную локальную  сеть компьютеров, реализующую  функцию электронной почты. С  другой стороны, можно купить  услугу использования электронной  почты, предоставляемую специализированными  организациями связи за периодически  вносимую плату.

     Аудиопочта представляет собой систему связи для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредством телефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Данная система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Реализация аудиопочты происходит также в сети.

     Почта для передачи аудиосообщений эффективно используется для группового решения проблем в организации. Для этого отправитель дополнительно указывает список получателей, которым предназначено сообщение. Система самостоятельно обзванивает указанных сотрудников (потенциальных получателей информации) и передает им необходимое сообщение.

     Главное преимущество  аудиопочты, по сравнению с электронной,  в ее простоте – нет необходимости  ввода данных с клавиатуры  при ее использовании.

 

 

 

 

2. Корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная  почта

     Сегодня корпоративная электронная почта — неотъемлемая часть бизнес-культуры и бизнес-коммуникаций в любой компании. Невозможно даже представить себе современную жизнь и бизнес без электронной почты. Электронная почта служит средством связи, рекламы, продвижения товара или услуг и средством внутрикорпоративного взаимодействия. Вполне логично, что любая компания стремится уникально идентифицировать свой бренд и себя во всём, включая адреса электронной почты. Для этого, как и для многого другого, необходима собственная корпоративная электронная почта. Однако, создание сервера корпоративной электронной почты зачастую оборачивается головной болью для системного администратора компании. Ведь необходимо детально продумать и реализовать аппаратное и программное обеспечение, обеспечить антивирусную и антиспам-защиту будущего почтового сервера, а также не забыть об удобстве пользователей электронной почты. Для решения этой проблемы и существует аутсорсинг-услуга по хостингу корпоративной почты, которая снимает с заказчика необходимость значительных единоразовых и регулярных затрат, длительных сроков ввода в строй и сложных настроек. Начать пользоваться услугой хостинга почты можно в течение 24 часов после оформления заказа!

Создание корпоративной  почты

     Во-первых, для создания корпоративной почты требуется зарегистрировать домен. Если домен уже зарегистрирован и у компании имеется собственный сайт, можно переходить ко второму пункту. Если собственного домена ещё нет, его можно получить в подарок при заказе корпоративной почты на 10 адресов и более.

     Во-вторых, необходимо подключиться к услуге корпоративного почтового хостинга. Услуга позволяет расположить сервер корпоративной почты на защищённом от вирусов и спама почтовом хостинге и позволяет сэкономить на приобретении дорогостоящего серверного оборудования, специализированного программного обеспечения почтового сервера, его настройки, поддержании высокоскоростного отказоустойчивого подключения к интернету. Для подключения к услуге необходимо заполнить форму заказа.

Настройка корпоративной  почты

     После подключения к услуге администраторам высылается инструкция по настройке корпоративной почты. Настройка подключения может осуществляться по всем возможным почтовым протоколам — POP3/IMAP4/SMTP/HTTP. Во всех случаях для обеспечения безопасности соединения используются шифрованные версии протоколов: SSL или TSL. Также в инструкции приведены примеры настроек аккаунтов корпоративной почты для наиболее широко распространённых почтовых клиентов: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird и Apple Mail.

Как войти в корпоративную  почту

     Чтобы зайти на свой ящик корпоративной почты используйте ваш email полностью (то есть user@domain.ru) как логин и пароль. Логин и пароль следует вводить в почтовом клиенте или браузере на странице веб-интерфейса сервера корпоративной почты.

Как протестировать корпоративную  почту бесплатно

     Для  заказа бесплатного тестирования  корпоративной почты заполните  форму заказа. Для тестирования может быть подключён как собственный домен заказчика, так и предоставлен домен провайдера хостинга почты. Бесплатное тестирование предоставляется на срок до 30 дней. После отправки формы с вами свяжется специалист, уточнит детали заказа и предоставит информацию для бесплатного доступа к корпоративной почте.

 

3. Модули использования электронной почты

     У электронной почты есть многое, для того чтобы обеспечить ей положение одного из самых популярных средств коммуникации: дешевизна, удобство и простота применения, большая база пользователей и пр. Например, по ряду параметров электронная почта оказывается удобнее телефона (и факса). Действительно, по телефону мы можем не дозвониться, телефонный разговор на оставляет вещественных следов, невозможно послать «копию разговора» третей стороне. Не все вопросы вы будете обсуждать вслух в людном офисе, в то время как писать, можно и молча. Да и отправка 10-страничного факса не в пример более хлопотное занятие, чем присоединение 40-килобайтного файла к электронному письму.

    Таким  образом, электронной почтой пользуются  повсеместно и в больших количествах.  Однако, поскольку освоение этого  средства коммуникации происходило  стихийно, также складывались и  модели использования электронной  почты в организациях.

     На  одном полюсе расположена «анархическая»  модель. Она характеризуется тем,  что электронная почта используется  всеми, кто может до нее дотянуться  и в любых целях: деловых,  личных, развлекательных и т.д.

     Как  правило, существование этой модели  полезно, поскольку персонал, не  связанный с электронными технологиями, привыкает пользоваться электронной  почтой, и она перестает представляться сложным и не очень нужным средством. Однако есть и проблемы. Дело в том, что в данной ситуации крайне не просто реализовать правила, которые позволили бы считать электронную переписку частью деловой. При этом проблема не только в возможном отсутствии корпоративного стандарта на электронную цифровую подпись (ЭЦП), что не позволяет трактовать электронное письмо как полноценный документ. В конце концов, в документообороте предприятия не вся корреспонденция требует формальной подписи, поскольку не всегда обладает юридическим статусом, например черновики, предназначенные для согласования и доработки, служебные записки, распоряжения и т.п. Реальная проблеме в том, что в данной модели отсутствует центр управления и значит, что крайне трудно внедрить дисциплину, обеспечивающую надежную и рациональное хранение электронных писем, их поиск, необходимую их маршрутизацию и т.п.

     Не  следует забывать и о таких  вещах, как почтовые вирусы. Нет  нужды говорить, что «анархическая  модель» чрезвычайно подходит для их распространения. Кроме того, при бесконтрольном использовании электронной почты повышается вероятность утечки конфиденциальной информации, а отдельные несознательные сотрудники могут сверх меры использовать электронную почту в личных целях.

     Исторические  корни «одномашинной почты» лежат  в скудности материальных ресурсов, когда не у всех потенциальных  пользователей почты были компьютеры, не говоря уже о возможности  подключения к Интернету. Тем  не менее, различные варианты  «одномашинной» модели живы и  по сей день и далеко не  в самых бедных организациях  именно потому, что такая модель (либо ее более развитые разновидности)  как раз и позволяет реализовать  центр управления электронной  почтой и обеспечить ее относительно  безопасное функционирование.

       Очевидно, что такая организация работы обладает существенным недостатком: электронная почта перестает быть простым и доступным инструментом, по крайней мере, при общении с внешним миром, а то, что сложно – мало используется. Итак, для эффективного использования электронной почты необходимо сочетать ее доступность и простоту использования с управляемостью и защищенностью.

 

 

 

4. Управление – ключ к эффективности

     Утверждение внесенное в заголовок данного раздела, безусловно, справедливо и в тоже время тривиально. Итак, чем мы собираемся управлять применительно к почте большой организации?

    

Во-первых, электронная  почта обеспечивается определенными  системо-техническими решениями, такими, как локальные сети, почтовые серверы, серверы каталогов. Заметим, что  без управления на этом уровне говорить об эффективном использовании любого сервиса бессмысленно.

     Во-вторых, электронная почта – это массовая  услуга и наиболее эффективна, когда ею пользуются все сотрудники  организации. Поэтому необходимо  «управление пользователями». В  первую очередь сюда относится  внедрение и сопровождение централизованной  службы каталогов, обычно основана на реализации протокола LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Кроме того, необходимо создавать и списки рассылки и управлять ими.

     В-третьих,  электронная почта является источником  потенциальной опасности заражения  вирусами. На рынке имеется ряд  продуктов (почтовые сканеры), которые  предназначены в том числе  и для обнаружения и последующей  обработки подозрительных писем.  Сюда относятся, например, MailGear и MailSweeper. На самом деле функции продуктов этого класса несколько шире, чем просто борьба с вирусами. В конце концов, для этого есть специализированные антивирусные программы, которые работают с электронной почтой, а почтовые сканеры позволяют до известной степени реализовывать и контролировать корпоративную политику использования электронной почты, то есть управлять электронной почтой на системном уровне.    

 

 

5. Правила использования электронной почтой

 Правила использования электронной почты можно разделить на несколько групп.

     Во-первых, это разного рода запрещения  и исключения из них. Эти  правила определяют «кому что  можно, а кому чего нельзя».  Вот это самое «что», то есть  набор критериев, позволяющих  выделить определенное письмо  из общего потока, и определяет  в значительной степени эффективность  системы управления почтой. Как  правило, в число таких критериев  входят адреса получателя и отправителя, тема письма, наличие определенных типов вложений (например, графические форматы), размер письма, иногда – содержимое письма и текстовых вложений. Вот пример правила «можно-нельзя»: никому, кроме сотрудников отдела рекламы, нельзя посылать и получать файлы аудио, видео и графики. Или так называемые «черные списки», то есть списки адресатов, корреспонденция с которыми запрещена. Приведенный выше список можно продолжить, включая в него число присоединенных файлов, их имена, «реальные» типы, наличие и  глубину вложенности архивных файлов, наличие архивных файлов, закрытых паролем и т.п.