Использование систем управления базами данных для ведения документации по учету успеваемости в высшем учебном заведении

 

 

Преподавателили
ФИО Преподавателя	кодПредмета
Белкин В.Ю.	25
Бирюк А.Э.	36,37
Грушевский  С.П.	26
Засядко О.В.	30
Игнатенко А.С.	25
Мороз О.В.	23
Нюхтилин П.В.	22
Остапенко А.А.	24
Сергеев А.Э.	29
Тлюстен С.Р.	35
Усатиков С.В.	33,40,25
Щербаков Е.А.	39
Ярошко В.М.	32

курс
Код	курс	название
1	1	первый
2	2	второй
3	3	третий
4	4	четвертый
5	5	пятый

 

оценки
Код	Оценка	Балл
1	неудовл	2
2	удовл	3
3	хорошо	4
4	отл	5

 

Список магистрантов
код	код студента	код группы	Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата  рожд	код года поступл	примечание	№ зач  книжки	специальность	язык	форма оплаты
2	0	М1	Бересенева	Любовь	Валерьевна			0		0
3	0	М1	Мещеряова	Мария	Вячеславовна			0		0
4	0	М1	Остроушко	Екатерина	Дмитриевна			0	староста	0
5	0	М1	Погиба	Наталья	Алексеевна			0		0
6	0	М1	Щетинина	Юлия	Олеговна			0		0
7	0	М2	Амельченко	Александр	Сергеевич			0		0
8	0	М2	Золотых	Руслан	Валерьевич			0		0			д
9	0	М2	Костин	Алексей	Александрович			0		0
10	0	М2	Самойленко	Инна	Дмитриевна			0	староста	0
11	0	М2	Серикова	Марина	Викторовна			0		0
12	0	М2	Смирнова	Светлана	Михайловна			0		0
13	0	М2	Суббота	Алёна	Сергеевна			0		0
14	0	М2	Титов	Николай	Георгиевич			0		0
15	0	М2	Трубников	Юрий	Юрьевич			0		0
16	0	М2	Хейлик	Евгений	Владимирович			0		0
17	0	М3	Айрапетян	Артур	Юрьевич			0		0
18	0	М3	Величко	Артем	Сергеевич			0		0
19	0	М3	Господарчук	Мария	Анатольевна			0		0
20	0	М3	Подгорная	Екатерина	Николаевна			0	староста	0
21	0	М3	Полевой	Андрей	Геннадьевич			0		0
22	0		Калиниченко	Инесса	Михайловна			0		0

 

специальность
КодСпец-ти	Специальность	КодПрограммы	Программа
010100.68	Математика (магистратура)	10113	Комплексный анализ
010300.68	Математика. Компьютерные науки (магистратура)	10309	Математическое  и компьютерное моделирование
010300.68	Математика. Компьютерные науки (магистратура)	10311	Информационные  технологии в образовании

 

Далее определяются реляционные  связи между таблицами.

 

4. ТИПЫ СВЯЗЕЙ

 

 

Все информационные объекты предметной области связаны между собой. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:

• один к одному (1:1);
• один ко многим (1 : М);
• многие ко многим (М : М).

Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

При связи один ко многим (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А. Графически данное соответствие имеет вид.

Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.

Результатом данного  этапа является схема данных, приведенная на рисунке ниже.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема данных.

 

 

 

 

 

 

5.СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

 

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей. Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Если необходимо, чтобы  отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены по какому-либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR.

В данной работе для создания формы необходим запрос на выборку  группы, позволяющий выводить список магистрантов  выбранной группы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос на выборку  группы.

 

 

 

6.СОЗДАНИЕ ФОРМ

 

Формы – это средства для ввода данных, прредоставляющие пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Представлена форма  экзаменационная ведомость. Ввод в  которой организован с помощью полей со списком, связанных с данными из различных таблиц, списка, основанного на запросе.

 

7. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ.

 

По своим свойствам  и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для  вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Представлены два отчета: список магистрантов с указанием группы и специальности и экзаменационная ведомость.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

На сегодняшний день реляционные базы данных остаются самыми распространенными, благодаря своей  простоте и наглядности как в  процессе создания так и на пользовательском уровне. В проделанной работе были опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается  с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Поэтому ведется работа с деканатом для дальнейшей разработки удобных форм и необходимых отчетов. Планируется создание аттестационных ведомостей, результатов сессий, статистика оценок по группам, академических ведомостей.

Данная работа позволит работникам деканата сократить время на заполнение ведомостей и справок по направлениям магистратуры факультета математики и компьютерных наук вручную, сделав этот процесс автоматизированным.

Результатом работы является разработанная база данных деканата по магистратуре с формой  и отчетами:  список магистрантов с указанием группы и специальности и экзаменационная ведомость. Итак, описан подход к проектированию баз данных. На конкретном примере базы данных деканата показан процесс конструирования и построения базы данных. Раскрыты приемы создания экранных форм и отчетов.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2003 Самоучитель – СПб.: БХВ-Петербург, 2004.
2. Гринченко Н.Н. и др. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access: Учебное пособие для вузов- М.: Горячая линия-Телеком, 2004.
3. Роджер Дженнингс Использование Microsoft Access 2002. – М.: Вильямс, 2004
4. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. , Проектирование баз данных в примерах и задачах, М.,1992
5. Горев А., Макашарипов С., Эффективная работа с СУБД: СПб, «Питер», 1997.