Информационное обеспечение

С чего начать разработку решения? Любая промышленная ERP-система  предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т. д.

Ниже приведен возможный перечень этапов, которые  необходимо пройти, чтобы процесс  постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно.

1. Определение будущего состояния Компании.

1.1. Формулирование  согласованного образа, видения  (Vision) будущей компании.

1.2. Письменное  описание разделяемого видения. 

1.3. Формулирование  миссии.

1.4. Разработка  бизнес-модели компании (модели новой  бизнес-системы).

1.4.1. Разработка  модели бизнес-процессов. 

1.4.2. Разработка  моделей работ, структур и команд  для их выполнения.

• спецификация работы;
• должностные инструкции;
• информационные системы, системы коммуникации и координации;

1.4.3. Разработка  системы управления и оценок 

• системы планирования;
• системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмы мониторинга, оценки и контроля;
• формальные системы мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;
• системы обучения и развития сотрудников;

1.4.4. Разработка  системы ценностей и убеждений  сотрудников и механизмов их  формирования 

2. Диагностика и анализ текущего состояния.
3. Управление переходом.

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, выявляются комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

Далее, подразумевая, что на этом этапе происходит разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, проследим только один процесс –  процесс внедрения ИТ-решения.

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, можно расставить приоритеты последовательности действий и определить какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

3.1. Внедрение  системы workflow.

В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП можно  предложить использование системы  автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса. Это обусловлено следующими соображениями:

• во-первых, деятельность любой организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;
• во-вторых, именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;
• в-третьих, современная система workflow, может выступить в качестве связующего звена, вокруг которого могут интегрироваться другие программные продукты.

Таким образом, использование workflow позволяет объединить разрозненные модули используемого  программного обеспечения в единую информационную систему, и потом  последовательно, шаг за шагом, внедрять модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа "большого взрыва" и всегда есть возможность вернуться на шаг назад.

3.2. Выбор  ядра информационной системы  и дополнительного программного  обеспечения.

После анализа  работающей системы workflow, можно достаточно точно определить, какая из предлагаемых на рынке систем наиболее соответствует  потребности компании, какие из модулей  необходимо внедрять первую очередь  и т. д. Вполне возможно, что для конкретной организации, будет важнее интегрировать систему управления проектами в общий контур workflow (например, P3e или Open Plan) и только потом приступить к внедрению интегрированной информационной системы удовлетворяющую соответствующим стандартам (ERP, CRM, CSRP, и т. д.). Более того, может оказаться, что, на данном этапе, вообще имеет смысл ограничиться полученным решением (только система workflow, или система workflow + система управления проектами), и его будет вполне достаточно для достижения поставленных целей.

3.3. Проектирование  и последовательное внедрение  ядра и функциональных модулей  разработанного решения. 

Остается  добавить, что разработка и внедрение  решений с применением информационных технологий – процесс итерационный, который имеет начало, но не имеет конца. После первой реализации проекта, требуется постоянная поддержка и модификация работающей системы в соответствии с требованиями постоянно меняющегося внешнего и внутреннего окружения.

Итак, можем подвести итоги  к выше сказанному.

1. 1. Системный подход позволяет представить организацию как сложную открытую социальную систему – механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.
2. 2. Организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента "структуры и системы", может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.
3. 3. В рамках системного подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут "работать" или "не работать" в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения, может определить правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.
4. 4. Миссия и разделяемое видение являются основополагающими факторами деятельности организации и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.
5. 5. Организация – это система процессов, в которые вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании – это первых шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.
6. 6. Анализ деятельности и последующее моделирование бизнес-процессов – второе необходимое условие для эффективного внедрения ИТ-решения.
7. 7. Использование системы workflow в качестве ядра будущего решения позволит связать в единый комплекс существующие программные приложения, осуществить плавный переход от старых компонент к модулям новой системы, а так же, оставить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений.
8. 8. Разработка и внедрения решения с применением информационных технологий – процесс итерационный и требует постоянной корректировки и обновления, поэтому компания должна быть обеспечена соответствующими ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).

Основные  факторы успеха внедрения  интегрированных  информационных систем управления предприятием

Существует ряд факторов, влияющих на эффективность интегрированных информационных систем управления:

• понимание необходимости внедрения интегрированных ИС;
• понимание основ построения интегрированных ИС;
• готовность к выделению квалифицированных ресурсов;
• готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;
• готовность к внедрению со стороны предприятия;
• готовность к изменениям;
• понимание необходимости внедрения интегрированных ИС.

Необходимо  ли внедрение интегрированных  информационных систем на предприятиях?

Для западных предприятий  вопроса в такой постановке не существует. Система управления предприятием в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная информация за прошлые периоды является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности. Интегрированная информационная система помимо предоставления возможности оперативного сбора, хранения и анализа данных требует высокой исполнительской дисциплины со стороны сотрудников предприятия и обеспечивает построение ясной структуры и последовательности процессов деятельности.

Понимание основ построения интегрированных  ИС

Прежде чем  приступать к внедрению ИС руководящий  состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в качестве функциональной базы.

За последнее  десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные  модели деятельности предприятий самых  различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие и т. д.). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т. д.

Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и  контроля.

Без предварительной  теоретической подготовки руководству  предприятием часто сложно сделать  вывод о том, что понимать под  эффектом от внедрения, где его ожидать и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.

Готовность  к выделению квалифицированных  ресурсов

Внедрению ИС в  особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация  существующих процессов деятельности. Слово "реинжиниринг" у многих вызывает идиосинкразию, так как часто связывается с попытками внести дополнительную путаницу в существующий беспорядок. На наш взгляд не нужно с самого начала ставить задачу глобального преобразования всего предприятия из-за внедрения новых информационных технологий управления. Прежде всего следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс "реинжиниринга" может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат.

Готовность  к четкой организации  проекта обследования и внедрения

Внедрение ИС осуществляется в рамках специально организованного  проекта со следующими основными  стадиями:

• обследование предприятия;
• выверка и формирование основной нормативно-справочной информации;
• описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;
• настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;
• проведение опытной эксплуатации;
• внедрение в промышленную эксплуатацию;
• сопровождение промышленной эксплуатации.

Совершенно очевидным  является тот факт, что без строгой  организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ, добиться успешного внедрения невозможно. Любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, требуют:

• формирования структуры управления проектом;
• определения регламента контроля хода и качества реализации;
• планирования и выделения ресурсов;
• четкого ведения проектной документации;
• своевременной реакции на отклонение от графика и принятия необходимых мер по устранению недостатков.