Автоматизированные системы обработки учетной информации

Содержание

 

1 Автоматизированные системы обработки  учетной информации. Назначение. Характеристики……………………………………………………………...3

2 Классификация АСОУИ. Критерии  выбора…………………………………..6

3 Фирмы производители АСОУИ………………………………………………..9

4 Практический пример работы экономиста с использованием АСОУИ «1С: Предприятие» Конфигурация «Бухгалтерия предприятия»…………………..13

Список использованной литературы…………………………………………...23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Автоматизированные системы обработки учетной информации. Назначение. Характеристики      

 

Для управления предприятием необходима разнообразная внутренняя и внешняя информация, среди которой особое место принадлежит бухгалтерской информации. В историческом плане понятие, состав, качественные и количественные характеристики бухгалтерской информации постоянно претерпевали изменения. Можно констатировать, что и сегодня, несмотря на значительные усилия бухгалтерской общественности, предпринятые в конце прошедшего столетия по разработке единого подхода к составлению бухгалтерской отчетности, сохранились различные подходы к порядку формирования и оценке качества бухгалтерской информации. События последних лет (банкротство известных корпораций Enron, WorldCom, Xerox, Рarmalat и др.) свидетельствуют о наличии серьезных проблем, связанных с разработкой новых подходов к процедурам формирования бухгалтерской информации и подтверждения их достоверности. Поэтому вопросы организации и методологии бухгалтерского учета при помощи автоматических систем обработки учетно-аналитической информации остаются одними из самых сложных как в теории, так и практике бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено: их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета.

Как правило, за основу при разработке экранных форм учета берут соответствующие формы, оформляемые на бумажных носителях, – чаще всего журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.

Первичные документы, которые являются основанием для отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственных операций, составляют на бумажных носителях. Таким образом, одной из задач бухгалтера на конкретном рабочем месте является ввод необходимых первичных данных с бумажных носителей в базы данных вычислительных машин. В принципе, есть возможность часть документов оформлять и обрабатывать в электронном виде. Однако процесс внедрения такой схемы учета существенно сдерживается недостаточностью законодательного и нормативного регулирования, а также тем, что в данном случае могут возникнуть серьезные трудности с обеспечением сохранности документов и с исключением несанкционированного доступа.

В практике чаще всего используется программное обеспечение общего назначения, адаптированное под потребности конкретной организации, нередко и создание программ по индивидуальным заказам. В последнем случае программа не перегружается функционально; кроме того, в ней могут быть учтены пожелания конкретных работников, занятых на отдельных рабочих местах, а также традиционная схема обработки учетной информации.

Системы автоматизированной обработки учетных данных характеризуются  следующим:

- автоматизацией сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

- использованием кроме обычных  носителей бухгалтерской информации машинных носителей, кодификацией операций;

- интеграцией учета на основе  однократного ввода и многократного использования первичной информации, что позволяет совмещать бухгалтерский учет с налоговым, оперативно-техническим и статистическим;

- осуществлением программной группировки  дебетовых и кредитовых оборотов  по счетам на основе принципа  двойной записи;

- автоматизацией логических операций  бухгалтерского учета;

- решением задач бухгалтерского  учета в двух режимах – регламентном  и запросном;

- получением выходной информации  в виде печатных регистров, видеограмм и машинограмм;

- возможностью получения расшифровки печатных данных по запросам пользователей.

Преимущество автоматизированного учета в существенно более низкой трудоемкости учетных процессов и возможности многократного использования единожды введенных данных (причем не только для целей бухгалтерского учета, но и для целей налогообложения, анализа, управления и т.п.). В файлы и на печать могут выводиться документы, представленные в виде учетных регистров, форм отчетности и вспомогательных форм обобщения, группировки и детализации бухгалтерской информации. Основным ее недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) для адаптации и поддержки программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократно использовать одни и те же данные может послужить причиной для допущения ошибок: при ручном ведении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.

              

 

 

 

 

 

2. Классификация АСОУИ. Критерии выбора

 

Выделяют следующие виды АСОУИ:

1. Технические. Включают широкий круг подсистем, используя различные технические средства. Это и системы, предназначенные для контроля управления технологическими процессами. Для технических систем характерны следующие свойства:

- основной источник информации: автоматические и полуавтоматические устройства.

- исполнительные органы: тоже автоматические. Как правило, недопустимо большое запаздывания при передаче информации, высоки требования к скорости переработки информации и к надежности работы системы.

2. Экономические. В первую очередь, относятся для управления организации. К ним относят систему управления отраслями народного хозяйства, информационно-справочные, информационно-поисковые системы, системы электронного документооборота предприятий. Здесь требования по надежности и скорости обработки информации заметно смягчаются по сравнению с технически системами. На первый план выходят задачи поиска информации и подготовки документов. Естественно, длительность процессов больше, темп протекания медленней, чем в технических АСОУИ. Для экономических АСОУИ характерно также хранение больших объемов информации.

Встречаются системы, включающие в себя как технические, так и организационные подсистемы. Их принято называть организационно-техническими. Сюда можно отнести системы управления промышленными предприятиями, а также какие-либо системы, широко применяющие технические средства, работу с которыми обязательно ведут люди.

Классификация АСОУИ по размерам сферы действия («снизу вверх»):

- системы, действующие относительно  отдельных процессов и операций;

- системы, действующие на уровне  предприятия;

- системы, действующие на уровне отрасли;

- системы, действующие на уровне государства;

- глобальные системы;

По требованиям к времени реакции на поступающую информацию и сигналу:

1. Системы реального масштаба времени – системы, использующиеся в управлении процессами, в которых жестко регламентированы моменты поступления информации и моменты выдачи информации, либо длительность задержек на обработку, передачу информации, выдачу сигналов управления.

2. Системы с контрольным временем – системы, обслуживающие процессы, в которых регламентируются только определенные этапы.

3. Системы со свободным временем - системы, у которых время получения результата определяется производительностью вычислительных средств, а время выполнения заявки может превышать 10 минут.

Можно выделить много областей работы: банковские системы, системы управления производством и т.п. Каждая область применения АСОУИ может делиться на классы по определенным условиям использования.

При выборе бухгалтерских программ нужно учитывать следующие критерии:

1. Выбирая программу нужно, прежде  всего, узнать, на какое по размерам предприятия она ориентировано.

2. Необходимо приобретать программу, соответствующую профилю фирмы, специфике ее работы.

3. Программа должна подходить  к существующей на предприятии  систем учета, соответствовать современным его требованиям, обеспечивать получение всей необходимой для целей управления.

4. Программа должна иметь углубленный  аналитический учет, механизм автоматизации ввода проводок и выполнение различных расчетов.

5. Пакеты по отдельным участкам  учета следует покупать у одного  разработчика, с тем чтобы осуществлялась взаимосвязь комплексов.

6. Система должна быть удобной  и понятной для конкретного  потребителя.

7. Система должна быть надежной, отслеживать все виды случайных  ошибок, должна иметь, защиту от  намеренной порчи информации  и устойчива к сбоям и поломкам оборудования.

8. Подбирая программу нужно смотреть  в будущее, если предприятие растет  и развивается – следует покупать программу с большими функциональными возможностями, чем требуется сейчас.

9. При выборе программы нельзя  руководствоваться одной рекламой. Нужно ознакомиться с рынком  программ и изучить опыт применения  хотя бы одной из них на  конкретном предприятии. Тогда знакомясь с другими программами, будут видны их достоинства и недостатки.

10. При приобретении программы  следует ориентироваться на фирмы  профессионалы.

11. Интеграция с программами  третьих фирм. Данный критерий  говорит об открытости программ и высоком уровне квалификации разработчика.

12. Программу следует покупать  у фирмы разработчика или у  дилера, имеющего право продажи  этой программы. Система должна  иметь лицензию и сертификат  фирмы.

13. Обратить внимание на качество  инструктивного материала, от которой зависит быстрота освоения и простота освоения.

14. Каждая программа имеет демонстрационную  версию, которую можно приобрести  у фирмы и предварительно ознакомится.

15. При покупке потребовать у  продавца: тестовый пример, если  программа требует поэтапного внедрения с участием разработчика, поэтапное описание процесса внедрения, что и в какой срок будет сделано, сколько будет стоить. Только после того как на все интересующие вопросы получены исчерпывающие ответы можно приступать к приобретению программного продукта и заключать договора.

 

3. Фирмы производители АСОУИ

 

В 1990 году была учреждена «Корпорация Парус», основатели её большей частью служили в вычислительном центре главного штаба военно-морского флота.

Компания ведет свою историю с 1990 года, когда были разработаны первые программы "ПАРУС" для расчета заработной платы. За время своей деятельности "Корпорация ПАРУС" стала одним из крупнейших российских разработчиков ПО и поставщиков ИТ-услуг. Она создала одну из наиболее широких региональных сетей на российском ИТ-рынке и стали надежным партнером для тысяч организаций - органов власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, крупных территориально-распределенных корпораций и отраслевых научно-исследовательских институтов.

В 1992 году создана программа «Парус-Бухгалтерия», в 1994 году — программный комплекс «Парус-Бюджет».

Программный продукт «Парус» используется в федеральных и региональных органах власти, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях, коммерческих организациях. Система «Парус-Предприятие 8» функционирует в «Евроцемент групп», «СУЭК», концерне «Тракторные заводы» и других крупных компаниях.

По состоянию на 2013 год поддерживаются продукты на различных платформах:

- «Парус 7» — архитектура «файл-сервер» с использованием системы управления базами данных FoxPro;

- «Парус 8» — с двухзвенной  архитектурой «клиент-сервер» с  использованием Oracle Database;

- «Парус 10» — с трёхзвенной  архитектурой, позволяющей работать  под управлением как Microsoft Windows, так и Linux;

- «Парус-Бюджет 7» — тиражное  решение для государственных  учреждений;

- «Парус-Предприятие 7» — тиражное  решение для малого и среднего  бизнеса;

- «Парус-Бюджет 8 (on Oracle)» — система  автоматизации министерств, крупных государственных учреждений;

- «Парус-Предприятие 8 (on Oracle)» —  корпоративная система;

- «Парус-Предприятие 8SE (on Oracle)» —  корпоративная система для среднего  бизнеса (до 50 лицензий, меньшее количество  модулей);

- «Парус-Страхование» — проектное  решение для страховых компаний.

В 1991 г. Была основана российская фирма «1С» и специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения.

Из собственных разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие», а также продукты для домашних компьютеров и образовательной сферы.