Анализ организационной и экономической эффективности автоматизации торгового предприятия

     Таблица 1.2. Частота формирования отчетных документов

     Только  по приведенным в таблице бизнес-процессам  виден выигрыш рабочего времени  в 1030 рабочих дней. Учитывая величину средней зарплаты специалиста по продажам, эффективность проекта оценивается в 85000 руб./год

     Из  данных таблицы 1.3 видно, что без  использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в  реализации бизнес-процессов, связанных  с прохождением документации и выполнением основных технологических процессов, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как штрафные санкции, потеря клиентской базы, снижение общей исполнительской дисциплины.

Существует  несколько видов стратегий автоматизации:

• кусочная (хаотичная);
• по участкам;
• по направлениям;
• полная.

Рассмотрим  эти виды стратегий подробно:

Рассмотрим  эти виды стратегий подробно:

     Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса.

     Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку.

     Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами.

     Под полной автоматизацией понимается автоматизация всех функций предприятия.

     Принимая  во внимание указанные выше моменты, произведём анализ указанных стратегий  автоматизации и выберем подходящую стратегию.

      Основываясь на том, что нам необходимо автоматизировать бизнес -процесс предприятия «работа  с клиентами», целесообразно выбрать  стратегию автоматизации «по направлениям», так как технологические процессы других подразделений предприятия по отношению к технологии работы специалистов по продажам являются разнородными и их интеграция в единую информационную систему (по типу полной автоматизации) нецелесообразна. Кроме того, недостатки хаотичной автоматизации и стратегии «по участкам» снижают экономический эффект от использования информационных технологий в автоматизации исследуемого бизнес-процесса [2]. 

      Рассмотрим  возможные стратегии автоматизации.

Существует  три стратегии автоматизации:

• покупка готовой ИС;
• покупка и доработка ИС;
• разработка собственной ИС;

   Покупка готовой ИС:

     Перед тем как приобретать готовое  решение необходимо оценить не только сам программный продукт, но узнать больше о фирме поставщике, чтобы компания была уверена, что требуема поддержка программного обеспечения будет осуществляться.

Преимущества:

• не требуется время на разработку;
• система тиражирована;
• часто имеется возможность выбора из нескольких готовых систем;
• помимо ИС покупаются и бизнес процессы;

Недостатки:

• необходима адаптация под организационную структуру, функциональные требования и т.д.;
• система тиражируема: вопросы защиты, новизны и др. вызывают определенные опасения;
• высокая степень риска;
• потребности сотрудников в функционале системы скорее всего будет удовлетворены не полностью;

   Покупка и доработка ИС:

     В этом случае покупается ядро системы (например, в бухгалтерии это проводки), а  остальное доделывается.

Преимущества:

• покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом;
• возможная доработка именно требуемой функциональности;
• не надо платить за то, что компании не нужно;

Недостатки:

• необходим отдел информационных технологий;
• схема эффективна, если объем работ по доведению относительно невелик;
• часто можно доработать только в рамках информационной модели ядра;

   Разработка  собственной ИС:

Преимущества:

• хорошая адаптация к предъявляемым требованиям;
• индивидуальный проект;
• возможность быстрого изменения

Недостатки:

• необходимо создавать команду, либо отрывать от работы текущих сотрудников ИТ отдела;
• часто учитываются пожелания руководства в ущерб качеству разработки;
• проект может захлебнуться:
• из-за нехватки квалификации внутренних специалистов;
• из-за ухода ведущих специалистов;
• из-за нехватки внутренних ресурсов;
• часто плохая документированность системы;

   В результате рассмотрения параметров основных стратегий автоматизации было принято  решение о разработке собственной  автоматизированной системы, учитывающей  особенности бизнеса предприятия, так как в рассмотренных выше существующих разработках отсутствует интегрированное решение всех поставленных задач, а если покупать готовые решения разных производителей, ориентирующиеся на решение отдельных задач, тогда получим недостатки, характерные для хаотичной автоматизации. Кроме того, данное решение обусловлено необходимостью оптимизации расходов на закупку лицензионного программного обеспечения [9].

   В рамках базой стратегии автоматизации  руководством ООО «Виприо» рассматривается  покупка программного обеспечения.

   Рекомендованный программный продукт для автоматизации деятельности специалистов по продажам, рекомендованный руководством ООО «Виприо»:

1С-Рарус: CRM Управление продажами: 

     1С-Рарус: CRM Управление продажами предназначена  для автоматизации процессов  взаимоотношений с клиентами. Помогает организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами. Позволяет создать наиболее успешную стратегию работы с клиентами, увеличить число успешных сделок, снизить издержки по продажам, улучшить качество обслуживания клиентов и в целом обеспечить рост прибыли компании. CRM система обеспечивает тесную интеграцию с учетными программами на платформе «1С: Предприятие». Внедрение программы будет полезно организациям сферы торговли, услуг и другим, количество клиентов которых исчисляется тысячами [10].

     Ключевое  преимущество «1С-Рарус: CRM Управление продажами» — тесная интеграция с  учетными программами на платформе  «1С:Предприятие». Программа разработана  на платформе «1С:Предприятие» и предназначена для встраивания в любую типовую или измененную конфигурацию программы «1С:Предприятие», например в «1С:Торговля и склад». CRM система образует единое целое с учетной системой, это физически одна программа, где используется один справочник контрагентов, номенклатуры, общая схема документооборота, вся информацию о клиенте находится в одной программе.

     Такая тесная интеграция учетной и CRM системы  позволяет: создать единое информационное пространство для работы с клиентами, максимально эффективно использовать всю информацию о клиенте, исключить двойной ввод информации. Для организаций уже использующих «1С:Предприятие» «1С-Рарус: CRM Управление продажами» позволяет: расширить функциональность уже работающих в организации программ, снизить затраты и сократить сроки на внедрение CRM системы.

     В комплект поставки «1С-Рарус: CRM Управление продажами» входит типовая конфигурация «1С:Торговля и склад» со встроенными  функциями «1С-Рарус: CRM Управление продажами». Кроме того, в документацию к программе  включена инструкция по встраиванию типового решения в измененные конфигурации программы «1С:Предприятие» с описанием пошаговых действий [14].

Основные  возможности:

• Управление клиентской базой, подробная характеристика о каждом клиенте, динамика изменения состояния отношений с клиентами;
• Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами;
• Управление событиями (действиями), создание регламента работы с клиентами и шаблонов типовых действий;
• Планирование и контроль действий, система напоминаний и выдачи заданий;
• Управление продажами, создание технологии продажи различных групп товаров, управление стадиями и этапами продажи, создание стандартных шаблонов действий;
• Интеграция с финансовыми и учетными программами позволяет создать единое информационное пространство по работе с клиентами;
• Управление маркетингом — сегментирование клиентов, оценка эффективности рекламных и маркетинговых кампаний;
• Анкетирование — сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Анализ анкет;
• Телемаркетинг — обеспечение массового обзвона клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет;
• Сервисное и гарантийное обслуживание. Учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания;
• Многофакторный анализ продаж, АВС анализ продаж, анализ состояния работы с клиентами, результатов деятельности сотрудников;
• Защита информации, настройка для пользователей прав доступа к информации;
• Удобный интерфейс просмотра информации по клиентам и действиям пользователей «Профиль контрагента», «Профиль куратора», «Календарь куратора»;
• Облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной почтой, рассылка факсов, печать конвертов;
• Интеграция с телефонной системой. Автоматизируется обработка телефонных звонков — при совместном использовании с «1C-Рарус:Call Center»;
• Интеграция с OLAP (On-line Analytical Processing) системой анализа динамических табличных отчетов «1С-Рарус:Динамические отчеты. Интерфейс обмена с Контур Стандарт».