Составление платежного календаря производственного предприятия

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Ноября 2012 в 11:48, дипломная работа

Описание работы

Основной целью разработки плана поступления и расходования денежных средств является прогнозирование во времени валового[1] денежного потока предприятия в разрезе отдельных видов его хозяйственной деятельности и обеспечение постоянной платежеспособности на всех этапах планового периода. Но план поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам, дает лишь общую основу управления денежными потоками предприятия. Вместе с тем, высокий динамизм этих потоков, их зависимость от многих факторов краткосрочного действия определяют необходимость разработки планового финансового документа, обеспечивающего ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Содержание работы

Введение 4
Глава 1. Описание документа «Платежный календарь» 4
1.1 Определение термина «Платежный календарь» 4
1.2 Задачи, которые позволит решить платежный календарь 5
1.3 Статьи расходования и поступления денежных средств 6
1.4 Пример платежного календаря 9
Глава 2. Платежный календарь как инструмент оперативного управления финансами 9
Глава 3. Принципы, правила, последовательность формирования платежного календаря в разрезе расходования ДС 14
3.1 Основные этапы разработки системы платежного календаря 14
3.2 Содержание этапов 15
3.3 Определение приоритетности платежей 21
Глава 4. Прогнозирование поступления денежных средств 27
Глава 5. Регистрация платежей 31
Глава 6. Регистрация поступления денежных средств 33
Глава 7. Определение оптимального окна использования ДС на счетах предприятия 35
Глава 8. Алгоритм составления платежного календаря с помощью автоматизированный системы (модуль ERP-систем) 37
8.1 Подготовка к описанию алгоритма 37
8.2 Описание части 1 алгоритма составления платежного календаря .
Добавление платежа 39
8.3 Описание части 2 алгоритма составления платежного календаря. Добавление планового поступления 45
8.4 Описание части 3 алгоритма составления платежного календаря. Регистрация платежей 49
8.5 Описание части 4 алгоритма составления платежного календаря .
Сверка дат поступлений 51
8.6 Описание части 5 алгоритма составления платежного календаря .
Регистрация поступлений 52
8.7 Дополнения к алгоритму 56
Глава 9. Описание функционала модуля платежного календаря в 1С:Предприятие 8. УПП 56
9.1 Общий вид документа «Платежный календарь» 56
9.2 Процесс добавления платежа в платежный календарь 58
9.3 Процесс добавления поступления в платежный календарь 61
9.4 Оценка функционала модуля «Платежныф календарь» в 1С:Предприятия 8. УПП 61
Заключение 63
Библиографический список 64

Файлы: 1 файл

ДипломФинал.doc

— 1.45 Мб (Скачать файл)

В общем виде цели ОУФ выглядит следующим образом:

  • поддержание репутации партнера, выполняющего обязательства;
  • обеспечение устойчивой абсолютной ликвидности.

 

Для достижения этих целей должен быть решены следующие задачи:

  • поддерживать наиболее ликвидную часть оборотных средств[9] на уровне, достаточном для проведения ежедневных расчетов;
  • свести к минимуму риск задержки важнейших  платежей при изменении условий финансирования (присвоить наивысший приоритет);
  • создать механизмы контроля над действиями менеджеров, уполномоченных принимать решения по расходованию средств;
  • своевременно обеспечивать информацией о состоянии расчетов предприятия, в идеальном варианте обеспечение этой информацией в On-line режиме;
  • не допускать образования избыточных остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

На тактическом уровне месячный план движения денежных средств  формируется таким образом, что поступление и расходование платежных средств в нем сбалансированы. Но обеспечение ежедневного баланса может быть достигнуто только путем принятия оперативных решений по выбору даты того или иного платежа и платежного средства, которым этот платеж будет осуществлен.

В отличие от стратегического  и  тактического уровней, инструменты оперативного управления финансами должны обеспечивать не только связь с предыдущим уровнем, но и непрерывность процесса управления. Это достигается путем применения такого способа планирования, когда начало планового периода приходится на один из дней текущего периода.

Функции и структура системы оперативного управления финансами.

Механизм  функционирования системы.

Система оперативного управления финансами выполняет пять взаимосвязанных функций:

  • планирование поступлений, расходов и остатков платежных средств в краткосрочной перспективе (до одного месяца);
  • исполнение намеченных планов оплаты расходов;
  • учет возникающих и погашаемых обязательств, движения и остатков платежных средств;
  • контроль исполнения планов по возникновению и погашению обязательств и расходованием платежных средств;
  • план-факт анализ данных о движении обязательств и платежных средств и выявление причин отклонений.

 

 

Схема функциональной структуры  системы ОУФ, которая также дает общее представление о механизме работы данной системы, приведена на рисунке:

Рис.2 Принципы оперативного управления финансами.

Для того чтобы эффективно выполнять свои функции и отвечать базовым требованиям система  оперативного управления финансами должна включать в себя следующие основные подсистемы и элементы:

  • Оперативное планирование поступлений и платежей. Инструментами служат заявки ответственных распорядителей, платежный календарь.
  • Система ЦФО, в отношении которых устанавливаются лимиты расходования платежных средств.
  • Система приоритетов платежей, используемая для балансирования платежного календаря и ранжирования платежей в платежном календаре.
  • Механизм согласования и утверждения платежей и корректировки платежного календаря.
  • Процедуры контроля состояния лимитов ответственных распорядителей.
  • Система оперативного учета возникновения и погашения обязательств.

 

Система приоритетности платежей позволяет сбалансировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок ответственных распорядителей на платеж в определенный день перекрывает доступный объем ресурсов. С другой стороны, в дневном плане платежей (реестре) платежи также группируются в порядке убывания приоритета, что позволяет избежать потери ликвидности при отклонениях величины входящего денежного потока от прогнозного уровня. Система приоритетов может быть ограничена одним уровнем – в целом по предприятию, либо включать дополнительные уровни, например, учитывающие степень важности платежа для данного ответственного распорядителя.

При формировании платежного календаря возможна ситуация, когда  балансирование поступлений и платежей внутрисистемными методами невозможно. В этих случаях приходится выбирать из двух альтернатив: привлечение заемных  средств, либо корректировка производственных планов.

В том случае, если сумма  платежа, заявленного ответственным  распорядителем, соответствует остатку  лимита (проверку проводят финансовые службы), то она включается в платежный  календарь. Для исполнения платежного календаря формируется дневной план платежей (реестр), который должен быть утвержден руководителем предприятия до конца предыдущего рабочего дня. Утвержденный дневной план платежей служит распоряжением исполнителю (бухгалтерии) о подготовке платежных документов и совершении платежей. С целью проведения скользящего планирования, необходимо ежедневно получать данные об остатках лимитов ответственных распорядителей, а также остатках платежных средств на счетах и в кассе предприятия.

Глава 3. Принципы, правила, последовательность формирования платежного календаря в разрезе расходования ДС.

При построении движения денежных средств компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование бюджетов движения денежных средств, статей ДДС и иных аналитик[10] (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.  После того как эти два этапа сформированы, внесение и утверждение платежа в платежный календарь становится довольно прозрачным процессом.

3.1 Основные этапы разработки системы платежного календаря.

1. Формирование плановых  данных (этот процесс реализуется  в рамках бюджетирования[11] и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня  аналитик (статья ДДС, контрагенты,  договоры, источник ДС), в контексте  которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

3. Построение механизма  формирования реестров платежей, дневного плана оплаты

4. Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация и документарное оформление процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

6. Автоматизация процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

3.2 Содержание этапов.

1. Формирование  плановых данных.

Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить бюджет движения денежных средств (Далее – БДДС[12]) относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов.

За каждой статьей целесообразно  закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и  несет ответственность как за плановые, так и за фактические  показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение  перечня аналитик.

Перечень аналитик позволяет  создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность  реализации.

Можно использовать следующие  аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики в учетной  системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности —  завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение  механизма формирования реестров  платежей, заявок.

После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок — это  перечень заявок, консолидированных  по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.

 

4. Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

После проверки и одобрения  оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

 

При проектировании процесса необходимо следовать определенным принципам:

  • достаточность полномочий и функций участников процесса

это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или  иного решения по платежу;

  • организационная обеспеченность

любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла  формирования платежного календаря;

  • возможность контролирующей функции

все заявки должны иметь достаточный  уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат;

  • динамизм

система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру  согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками

 

Наиболее наглядный вариант  представления процесса — графический, в виде диаграммы BPMN (рисунок).

5. Регламентация процесса «Добавление расходной части в платежный календарь ».

На заключительном этапе процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

 

 

Рис.3 Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь» в условиях дефицита денежных средств.

Рис.4 Описание процесса «Добавление расходной части в платежный календарь» в условиях профицита денежных средств.

6. Автоматизация процесса «Добавление расходной части в платежный календарь».

Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется  автоматизация соответствующих процессов. Программное обеспечение должно позволять:

создавать электронные учетные  документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);

Информация о работе Составление платежного календаря производственного предприятия